Au mois de janvier dernier, l’Ordre a adopté le Règlement sur la détention de sommes qui permet aux CRHA | CRIA de demander des avances d’argent à un client pour la réalisation d’un mandat. Cette utilisation de fonds qui n’appartiennent pas aux professionnels doit toutefois être faite dans le respect de certaines règles. Nous vous présentons ci-dessous les sept pratiques à adopter :
- Dans votre offre de service, déterminez avec le client les sommes demandées en avance pour réaliser le mandat.
- Ainsi, toutes les parties seront au fait des sommes demandées, ce qui évitera des malentendus. Cela vous permettra également de prévoir la facturation qui sera faite au client.
- Indiquez à votre client l’usage prévu des sommes demandées en avance. Le montant maximal sera toujours de 10 000 $ par client, même si le client vous confie plusieurs mandats.
- Il est important de noter que les sommes remises à l’avance ne peuvent être utilisées que pour deux raisons : payer vos honoraires ou couvrir des dépenses liées à un mandat (frais de déplacement ou paiement d’un fournisseur externe, par exemple).
- Déposez le montant dans le compte d’un établissement financier canadien et fournissez un reçu.
- Si le montant vous est remis en argent comptant, il sera important que vous le déposiez sans tarder dans un compte bancaire. Ce compte doit être à votre nom ou au nom de la compagnie pour laquelle vous exercez (compte d’entreprise si vous êtes consultant, par exemple), mais il n’a pas à être en fidéicommis.
- La réception du montant d’argent pourra être faite par une personne que vous aurez désignée et qui aura les mêmes obligations que vous.
- Le reçu que vous devrez remettre au client au moment de la réception de l’argent devra obligatoirement contenir les renseignements prévus à l’article 2 du Règlement. Vous devrez également vous assurer d’en conserver une copie pour vos dossiers.
- Assurez-vous de tenir un registre indiquant chaque transaction en lien avec la réception, le retrait ou l’utilisation des sommes.
- Le registre devra contenir les renseignements prévus à l’article 6 du Règlement.
- Ce document vous permettra d’avoir un portrait complet de toutes les avances d’argent que vous recevez de la part de vos clients et de l’utilisation qui en est faite. Il pourra être vérifié par un inspecteur de l’Ordre dans le cadre d’une inspection ou servir de preuve en cas de dispute avec un client.
- Tout comme pour la réception d’argent, la tenue du registre peut être faite par une personne que vous aurez désignée et qui sera tenue de respecter les mêmes règles que vous.
- Informez régulièrement votre client de l’avancement de vos travaux.
- Ainsi, votre client saura si l’argent remis a été utilisé et, si oui, pour quelles raisons.
- En informant régulièrement votre client de l’avancement de vos travaux, il vous sera plus facile de l’impliquer dans le mandat, de gérer ses attentes et de réorienter le mandat en cas de résultats inattendus. Encore une fois, cette pratique peut éviter beaucoup de malentendus et d’insatisfaction.
- Retournez toute somme non utilisée dans un délai maximum d’un an.
- Le délai d’un an se calcule à partir de la date de la réception du montant d’argent.
- Ainsi, en cas d’inutilisation, l’argent sera remis au client; mais, en cas d’impossibilité de joindre le client (dissolution de l’entreprise, impossibilité complète de joindre le client, etc.), vous devrez remettre l’argent à l’Ordre, qui le gardera à des fins d’indemnisation.
- Produisez une déclaration annuelle. Celle-ci est obligatoire et pourra se faire à l’occasion du renouvellement de votre adhésion à l’Ordre.
- La déclaration des sommes détenues durant l’année sera faite à l’aide d’un formulaire fourni par l’Ordre au moment du renouvellement annuel.
- Ainsi, l’Ordre aura un portrait des sommes détenues par les CRHA | CRIA, ce qui l’aidera à remplir sa mission de protection du public.
Le présent texte se veut un résumé des obligations mises en place par le nouveau Règlement sur la détention de sommes et n’est en aucun cas exhaustif. Afin de vous assurer de mettre en place les bonnes pratiques en matière d’avance d’honoraires ou de montants que vous pouvez recevoir de vos clients, nous vous invitons à communiquer avec le service d’inspection professionnelle de l’Ordre et à lire le Règlement.
Pour nous joindre :
514 879-1636/1 800 214-1609, poste 277 ou inspections@ordrecrha.org
Auteur : Direction des affaires juridiques, Ordre des conseillers en ressources humaines agréés en collaboration avec l’inspection professionnelle
