Le cabinet, ayant plus de 50 ans d’existence, a développé une culture d’entreprise bien ancrée dans ses valeurs de compétence, d’excellence, d’esprit d’équipe et de collaboration. Afin de bien gérer son développement et d’assurer sa relève, l’un des premiers projets fut de s’adjoindre une directrice générale dotée de compétences en ressources humaines.
Je suis heureuse de partager avec vous comment nous travaillons à nous améliorer de jour en jour avec différents outils de communication, notamment le coaching, la formation et la mise en place d’un comité de l’innovation.
Comme vous le savez, plus une organisation se développe et croît, plus il devient nécessaire d’organiser le travail à l’aide de différents processus. Il arrive souvent que nous devons revoir l’organisation du travail. En effet, la croissance nécessite parfois la création de nouveaux postes ou la réorganisation de certains autres. Ces types de changements ne sont pas toujours compris ni bienvenus au sein des organisations. Comment intéresser les acteurs concernés et faire du changement son allié?
La mise en place du comité de l’innovation avait pour objectif principal de structurer et de standardiser les différentes méthodes de travail tout en optimisant les méthodes déjà en place. Les membres du comité sont tous des gens qui se sont portés volontaires pour y participer. Nous avons procédé ainsi afin de nous assurer d’avoir des personnes motivées et engagées au sein de l’équipe.
Évidemment, ce comité a été approuvé et accepté sans hésitation par la direction puisqu’il correspond aux valeurs d’esprit d’équipe et de collaboration du cabinet. La direction a rapidement compris que la synergie d’un tel comité permettrait de mettre de l’avant des idées novatrices puisque les différentes compétences des membres qui le composent ne peuvent que favoriser le partage d’idées qui s’avéreront innovantes.
Ratelle Avocats & notaires, c’est :
- Le plus grand cabinet de Lanaudière;
- Deux bureaux : Joliette, Repentigny ;
- 55 employés, dont :
- 24 professionnels;
- 13 associés.
Le comité est composé de la directrice générale, de la directrice adjointe, d’un associé, de professionnels avocats ou notaires, d’adjointes, du personnel administratif et du personnel de soutien. Nous croyons fortement que l’inclusion d’acteurs des différents paliers est importante afin de nous assurer une mise en oeuvre efficace des différents projets qui en émaneront. Une rencontre a lieu toutes les six semaines. Nous regardons nos pratiques actuelles et les décortiquons en plusieurs étapes afin de nous assurer que nous sommes efficaces et optimaux dans nos processus de travail.
La présence d’employés occupant différents postes au sein de l’entreprise est d’autant plus importante pour mesurer l’effet d’un changement. Il va de soi que le plus petit changement à une étape d’un processus peut affecter grandement le travail d’une personne à une autre étape de celui-ci et rendre le changement inefficace ou moins optimal.
Le comité est très utile pour la mise en place et la mise à jour des différents processus et procédures, mais il l’est d’autant plus pour le partage de l’information, des connaissances et de l’expérience, et pour la communication au sein du cabinet. Chacun comprend de mieux en mieux le travail de l’autre, ce qui permet de dissiper certaines fausses perceptions concernant le travail d’autrui et d’améliorer le partage d’idées.
Dans un domaine de plus en plus concurrentiel, où le temps est notre pire ennemi et où il faut constamment se surpasser, nous devons avoir une équipe unie avec une bonne synergie. C’est primordial! Nous sous-estimons trop souvent l’importance des compétences relationnelles au sein des équipes. Il serait faux de croire qu’en réunissant tout simplement des personnes de toutes les sphères d’une entreprise autour d’une table quelques fois par année, nous pouvons devenir innovants, améliorer les choses et la communication. Si vous n’êtes pas bien préparés, vous ne pouvez qu’amplifier certains problèmes de communication.
Le temps que nous avons pris pour déployer cette formation et celui que nous prenons pour échanger au sein de ce comité nous évite des erreurs « classiques » de changement. Par exemple, consulter toutes les personnes nécessaires avant d’instaurer un projet dans l’organisation évite de créer des erreurs, de la résistance et du mécontentement chez des membres du personnel qui ne se seraient pas sentis consultés ou écoutés. Ceci nous permet de rester compétents et axés sur l’écoute et l’efficacité. Si vous êtes à l’écoute et que vous ciblez les besoins et les attentes de chacun, le changement et l’innovation se feront naturellement!
Les avantages découlant de la formation et du comité de l’innovation ont une incidence directe sur nos clients. En effet, cela nous permet de leur offrir, à eux aussi, de l’écoute et de bien gérer leurs attentes. Nous croyons que si notre personnel le vit à l’interne, il sera encore plus enclin à le faire vivre à nos clients! Un employé écouté et dont les besoins sont comblés se traduit par des clients écoutés et satisfaits!
