Dans un monde marqué par des compétences en évolution rapide, des changements de poste fréquents et un roulement de personnel soutenu, l’implantation d’un système de gestion des apprentissages (LMS) permet d’économiser un temps précieux et de vous assurer de disposer d’un personnel bien formé pour relever les défis quotidiens.
Mais pour automatiser ces opérations et gagner du temps… il faut prendre du temps pour mettre ce système en place! C’est ici que, parfois, on peut trébucher ou vouloir aller trop vite.
Avec le recul de nos dix années d’expérience en matière d’implantation de LMS, nous retenons quelques facteurs importants de succès :
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Formez une équipe de projet disponible et disposant de temps
Tout d’abord, il est crucial d’allouer du temps aux personnes prenant part à l’implantation de la solution au sein de votre organisation. Il arrive fréquemment que des organisations assignent ces projets à des personnes déjà très occupées au quotidien.
Prévoyez des périodes récurrentes de travaux internes en dehors des rencontres avec les fournisseurs afin de pouvoir donner suite efficacement aux ateliers d’implantation. Enregistrez et documentez vos rencontres et prises de décisions pour mémoire et rappel.
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Regardez plus loin que votre quotidien
Il est vraiment important de mettre la table pour accueillir le changement et d’avoir la volonté de remettre en question les méthodes de travail. C’est un état d’esprit de « projet » et d’équipe qui doit être rappelé et encouragé pour éviter de de reproduire des processus simplement parce « que c’est comme ça qu’on fonctionne depuis toujours et qu’on ne sait plus trop pourquoi ».
Plus on s’aligne sur les structures et la capacité des outils, plus on parvient à réduire les coûts et le temps d’implantation, ce qui a pour effet de simplifier l’utilisation future et de la rendre plus harmonieuse.
L’implantation d’une solution est le moment idéal pour adapter les processus de votre organisation au fonctionnement de votre nouvelle plateforme et faire preuve d’ouverture face aux nouvelles méthodes de travail pour éviter des imprévus coûteux et réduire le temps de mise en place. Il est important de faire attention au principe du 80/20 afin de demeurer réaliste dans l’automatisation et la prise en charge des cas d’exception « à tout prix » par la solution.
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Faites participer les autres secteurs de votre organisation
Faire participer des joueurs clés de divers secteurs de votre organisation est essentiel pour favoriser l’adhésion et assurer la réussite de votre projet. Cela permettra aussi de prendre en compte des aspects importants (communication, sécurité, informatique, etc.).
Les données nominatives que contiendra le LMS sont importantes, et les logiciels ne sont pas en vase clos; ils doivent s’intégrer à votre écosystème en place.
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Intégrez la solution dans votre écosystème informatique
Votre nouvel environnement d’apprentissage doit s’intégrer avec d’autres plateformes afin de faciliter l’échange des données entre vos systèmes. Lors de la mise en place, il est important de privilégier l’intégration de votre environnement LMS dans votre écosystème interne afin d’éviter les doubles saisies, la multiplication des comptes et de mots de passe, etc.
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Offrez l’autonomie au quotidien à votre personnel
Pensez à votre mise en place dans l’optique d’accroître l’autonomie de chaque utilisateur au quotidien. Vous pourrez ainsi décentraliser et alléger votre gestion tout en augmentant l’efficience de l’ensemble du personnel… après l’avoir correctement formé!
En effet, c’est le moment idéal de gérer le changement, de donner de la formation et de planifier le plan de communication prédéploiement. Cette étape est très importante afin de cadrer les attentes et les craintes que pourraient avoir les divers acteurs affectés par ces changements.
Au-delà de l’outil et de son intégration, l’humain et les processus auxquels il prend part au quotidien doivent demeurer au cœur de votre projet, qui représente une occasion d’apporter du positif dans vos équipes! N’hésitez pas à demander conseil afin de maximiser la réussite de votre projet. Ces processus demandent temps et efforts, et auront des répercussions à moyen terme.
Lorsque nous sommes dans notre contexte interne, il est parfois important d’avoir un retour d’expérience sur ce qui se fait ailleurs dans un contexte similaire afin de créer les meilleures conditions possible!
