Dans un contexte où les employés qualifiés se font rares et où les attentes des travailleurs ont évolué, la rétention est devenue un enjeu crucial pour toutes les organisations. Les entrevues de rétention représentent un moyen flexible, efficace et innovant de créer des stratégies de mobilisation pertinentes tout en donnant de l’importance à la voix de vos employés.
Comment mettre en place ces entretiens au sein de votre entreprise? Voici nos conseils pour planifier des entrevues de rétention qui feront réellement toute la différence dans votre organisation.
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L’importance des entrevues de rétention
Tout d’abord, abordons quelques faits saillants concernant les entrevues de rétention et l’influence positive qu’elles peuvent avoir sur votre organisation.
Parmi les employés qui ont bénéficié d’une entrevue de rétention, 76 % d’entre eux affirment que leurs gestionnaires ont favorisé la création d’un environnement où ils se sentaient à l’aise de partager leur ressenti et leurs frustrations. De plus, deux employés sortants sur cinq affirment qu’une entrevue de rétention aurait pu avoir une incidence sur leur décision de quitter l’entreprise.
Ces statistiques démontrent que les entrevues de rétention pourraient bien être la solution pour mener beaucoup moins d’entrevues de départ! Sans plus tarder, voici nos conseils pour mettre en place ces entretiens de manière efficace dans votre entreprise.
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Évaluer la réalité et les besoins de votre entreprise
En premier lieu, il est essentiel de déterminer les moyens que vous pouvez déployer pour organiser des entrevues de rétention et bâtir des plans d’action basés sur la rétroaction de vos employés.
Avec vos ressources actuelles, est-il réaliste de mettre en place des entrevues dans l’ensemble de l’organisation? Du temps et de l’énergie considérables seraient nécessaires pour un tel exercice, mais si vous en avez les capacités, vous serez en mesure d’obtenir une vision globale de votre climat organisationnel.
Si ce processus vous semble irréalisable, vous pouvez également concentrer vos efforts sur une équipe dans laquelle vous avez détecté des problèmes de motivation et des baisses de productivité. Ainsi, vous obtiendrez des pistes de solutions pour régler cette problématique.
Que vous optiez pour un plan d’action ciblé ou des entrevues à l’échelle de l’organisation, pensez à vous donner des objectifs dès le départ (augmentation de la productivité ou des taux de rétention, résolution de problèmes internes, amélioration du bien-être au travail, etc.).
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Engager vos employés dans le processus
Les employés ne doivent pas se présenter à l’entrevue en ignorant son objectif ou la façon dont elle va se dérouler. Vous devez communiquer avec eux en amont et leur faire comprendre que la rencontre n’a pas de visée disciplinaire ou évaluative.
Faites-leur comprendre que leur rétroaction est précieuse et que vous voulez prendre un moment pour discuter avec eux de leur ressenti et de leur perception de leur environnement de travail. Soulignez le fait que leurs réponses seront confidentielles et uniquement utilisées pour améliorer leur quotidien professionnel.
Pour aller plus loin, après avoir mené vos entrevues de rétention, vous pouvez aussi sonder vos employés sur leur déroulement et leur demander s’ils ont aimé cet exercice. De cette façon, vous pourrez améliorer vos pratiques en la matière à l’avenir.
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Se préparer et poser les bonnes questions
Vos questions doivent bien entendu être déjà préparées, mais celles-ci doivent également porter sur les points que vous voulez aborder en priorité. Vous pouvez utiliser un questionnaire que l’employé aura rempli avant l’entrevue, et entamer une discussion basée sur ses réponses. Il est également possible de poser les questions pendant la rencontre et de remplir le formulaire à ce moment, en prenant le temps d’approfondir le sujet lorsque cela est nécessaire.
Peu importe l’approche choisie, l’essentiel est d’opter pour des questions ouvertes qui encourageront l’employé à partager son ressenti avec honnêteté, et d’explorer des pistes d’amélioration avec lui. Il est important de poser des questions sur son expérience individuelle pour tirer le meilleur parti de la rencontre. Pensez à rappeler à votre interlocuteur que cette entrevue est confidentielle, et qu’elle ne vise aucunement à évaluer son travail ou sa place dans l’organisation.
Pour vous assurer de poser les bonnes questions, ciblez vos principales sources d’inquiétude ou les aspects sur lesquels vous souhaitez vous améliorer en priorité, et aidez-vous d’exemples de questions d’entrevue de rétention.
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Faire preuve d’écoute et de compréhension
Certaines postures sont à éviter pendant une entrevue de rétention. Évitez d’être sur la défensive ou d’essayer de justifier une situation quand un employé vous fait part de son mécontentement ou de sa démotivation. N’oubliez pas que l’objectif premier de la rencontre est de recueillir une rétroaction utile pour vos stratégies de mobilisation, et assurez à l’employé que son opinion sera prise en considération dans vos plans d’action.
Lors de ces entrevues, voici un bon adage à adopter : écoutez pour comprendre, et non pour répondre. Ainsi, vous instaurerez un climat de confiance essentiel au partage d’une rétroaction transparente, honnête et essentielle pour une entrevue de rétention réellement utile pour votre entreprise.
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Mettre en œuvre des plans d’action réalistes et pertinents
Imaginez la situation suivante : vous avez organisé des entrevues de rétention dans une équipe et avez décelé un manque de cohésion entre les collaborateurs. Les réponses partagées vous ont même laissé entrevoir la présence d’une tension entre certains collègues.
Vous décidez donc d’organiser des activités d’équipe et des rencontres informelles hebdomadaires pour résoudre cette situation. L’intention est bonne, mais cela ne fait qu’effleurer le problème en surface et peut même empirer les choses. Avant de créer une bonne dynamique d’équipe avec des activités qui rassemblent, il est essentiel de résoudre les conflits internes et d’instaurer une communication saine. Des ateliers de communication, des entretiens avec des médiateurs et des aménagements mis en place par le gestionnaire sont des exemples d’action bien plus pertinents dans ce contexte.
En résumé, ne misez pas sur la facilité et creusez en profondeur pour mettre en œuvre des plans d’action qui feront réellement toute la différence pour vos équipes et votre organisation.
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Viser l’amélioration continue
Les entrevues de rétention ne doivent pas être un événement unique. Le processus peut – et doit – être répété pour prendre régulièrement le pouls de votre climat organisationnel et être en mesure d’agir avant que certaines problématiques ne prennent de l’ampleur.
Encore une fois, il est important de prendre en compte votre réalité et vos moyens pour décider d’une fréquence réaliste à laquelle vous pourrez organiser vos entrevues de rétention. Qu’elles soient annuelles, biannuelles ou aient lieu tous les deux ans, l’essentiel est que vous en tiriez le meilleur parti en recueillant une rétroaction utile et en mettant en place des stratégies de rétention efficaces.
Ne vous reposez pas sur vos lauriers et continuez vos efforts de mobilisation pour que vos employés se sentent réellement écoutés et appréciés. Si vous suivez nos conseils et que vous faites preuve d’écoute et d’ouverture, le succès de vos entrevues de rétention sera garanti!
