Formulaire de vérification des références professionnelles

• Auteure / Collaboratrice
• Droits d’auteur
• Avis d’utilisation
• Introduction
• Préambule
• Les sections du formulaire de vérification des références professionnelles
  1. Informations personnelles
  2. Informations contextuelles
  3. Informations générales sur le candidat
  4. Informations ciblées selon les exigences du poste
  5. Fin d’emploi et recommandation
• Points de vigilance
  1. Comprendre les alertes
  2. Attention aux questions interdites
• Conclusion
• Modèle de formulaire de vérification des références professionnelles

Introduction

Bien que cette pratique ne soit pas adoptée par toutes les organisations, la vérification des références professionnelles d’un candidat constitue une des étapes clés du processus de sélection. Par-delà l’évaluation effectuée en entrevue, elle permet d’obtenir des avis externes sur les compétences et la performance d’un candidat.

Même si cette étape peut sembler anodine et simple à réaliser, elle nécessite une préparation en amont. La création d’un formulaire constitué d’une série de questions à poser à la personne référente est en effet primordiale pour tirer profit des références d’emploi. Certaines questions peuvent être utilisées pour chaque prise de références, tandis que d’autres sont propres au poste pour lequel vous recrutez ou aux éléments que vous désirez approfondir suite à l’évaluation d’un candidat. L’objectif de cet outil est donc de vous proposer un modèle de formulaire de vérification des références d’emploi, tout en vous apportant quelques pistes de réflexion pouvant vous aider à l’adapter à votre contexte. 

Préambule

La prise de références : par où commencer ?

La vérification des références professionnelles doit être préparée en amont au même titre qu’une entrevue. Dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier les compétences clés^[1] que requiert le poste ainsi que les éléments relatifs au candidat que vous souhaitez faire valider par une tierce personne. Ce processus d’identification vous aidera à mieux cibler les questions que vous souhaitez poser à la personne référente et vous permettra d’engager avec cette dernière une conversation fluide qui l’incitera à exprimer plus librement son avis.

Les sections du formulaire de vérification des références professionnelles

1 Informations personnelles^[2]

Par souci d’organisation et de traçabilité, il est préférable d’inscrire sur le formulaire les nom et prénom du candidat, le titre du poste convoité, de même que les nom, prénom, titre d’emploi, nom de l’entreprise et coordonnées de la personne référente.

2 Informations contextuelles

Pour assurer la fluidité de la conversation avec la personne référente, commencez par poser des questions relatives au contexte. Cela vous permettra de valider les propos tenus par le candidat et d’obtenir des informations supplémentaires quant à l’environnement dans lequel il exerçait ses fonctions.

3 Informations générales sur le candidat

Lorsqu’on demande des renseignements au sujet d’un candidat, il est recommandé de commencer par des questions simples et élémentaires avant de passer à des questions plus ciblées. Cette seconde étape de vérification peut porter sur ses fonctions, son rôle au sein de l’entreprise, ses forces, ceci afin d’obtenir le point de vue global de la personne référente.

4 Informations ciblées selon les exigences du poste

Les exigences ne sont pas les mêmes d’un poste et d’un contexte à l’autre, les prérequis divergent, d’où l’importance de définir des questions ciblées relativement à l’emploi et au candidat. Supposons par exemple que le poste pour lequel celui-ci postule requiert une grande autonomie et s’exerce dans un environnement très flexible : il sera alors important d’avoir l’avis du référent quant à la capacité du candidat à évoluer au sein d’un tel contexte.

5 Fin d’emploi et recommandation

Cette dernière section du formulaire est généralement réservée à la fin d’emploi et à la recommandation finale du référent. Cette étape vous permettra de valider les propos tenus par le candidat et de comprendre les raisons de son départ. Attention de ne pas tirer de conclusions hâtives quant aux raisons de fin d’emploi – discutez-en plutôt avec le candidat.

Points de vigilance

La vérification des références professionnelles n’est pas toujours un exercice facile dans la mesure où certaines questions peuvent soulever des points à approfondir. Voici des éléments à prendre en compte pour réaliser cette étape plus aisément.

1 Comprendre les alertes

Il est parfois difficile d’obtenir des détails de la part d’un référent. Ce dernier n’osera peut-être pas se prononcer sur certains points, surtout si son expérience avec l’ancien employé s’est avérée négative. En pareille situation, la personne référente pourrait donner des signaux d’alerte, sans entrer dans les détails. Si vous détectez de tels signaux, n’hésitez pas à questionner le référent pour approfondir le sujet.

2 Attention aux questions interdites

Si la vérification des références professionnelles exige parfois que l’on ose demander des détails sensibles, il n’en demeure pas moins essentiel de respecter la vie privée du candidat. Vos questions ne doivent pas outrepasser la sphère professionnelle – par exemple, vous ne devez pas collecter d’informations sur son état de santé, son logement, etc. Contentez-vous de poser des questions qui répondent aux exigences et compétences requises pour le poste concerné. Si la personne référente vous communique des informations personnelles n'ayant aucun lien avec les exigences de l’emploi, redirigez l’entretien vers des sujets pertinents au poste à combler.

Conclusion

Même si elle prolonge la durée du processus de sélection, la vérification des références apparaît comme un outil indispensable pour révéler le comportement du candidat au travail et son adéquation au poste à pourvoir. Élaborer un formulaire structuré et cohérent à votre propre situation vous permettra d’obtenir des informations pertinentes pouvant vous aider dans votre prise de décision finale. N’oubliez pas que vous devez documenter les informations recueillies lors de votre prise de références; assurez-vous de conserver ces renseignements dans le dossier de sélection^[3]. Le modèle de formulaire ci-dessous propose des exemples de questions à poser à l’étape de vérification des références professionnelles.

Modèle de formulaire de vérification des références professionnelles

Informations personnelles

Mise en contexte

Avant de poser les questions, prenez le temps d’expliquer à la personne référente en quoi consiste le poste pour lequel on vérifie les références.

Questions

[EXEMPLES] (Attention, il s’agit d’une liste non exhaustive)

Informations contextuelles

Quel était votre lien hiérarchique avec le candidat ?

• Il s’agit ici de comprendre le lien entre le référent et le candidat. En effet, le regard d’un collègue et celui d’un superviseur sur le travail du candidat peut fortement diverger. Cette question peut en outre vous permettre d’en apprendre davantage sur la qualité de la relation entre les deux parties. Il est fortement recommandé de prendre les références d’un supérieur direct.

Pendant combien de temps avez-vous travaillé avec lui ?

• Cette question vous permettra de valider les propos du candidat quant à la durée et aux dates de ses expériences, ainsi que la pertinence de ses commentaires. Un supérieur qui n’a travaillé que quelques mois avec le candidat, par exemple, ne sera pas nécessairement apte à bien évaluer la prestation de travail de ce dernier.

Informations générales sur le candidat

En quoi consistait son travail ?

• L’objectif est de comprendre le rôle et les fonctions du candidat au sein de l’organisation pour laquelle il a travaillé. Cela vous permettra d’évaluer la cohérence des propos du candidat, mais aussi de voir s’il y a des similitudes entre son ancien poste et celui pour lequel il postule.

Combien de temps a-t-il travaillé pour votre organisation ?

• Cette question sert à vérifier l’exactitude des données fournies par le candidat.

Selon-vous, quelles sont ses principales forces ?

• Cette question est très intéressante dans la mesure où elle peut vous fournir des informations supplémentaires que vous n’aviez peut-être pas cernées lors de l’entrevue. Le regard objectif de la tierce personne vous aidera à mieux comprendre le comportement du candidat en situation de travail.

D’après vous, dans quel domaine devrait-il se perfectionner ? Quels seraient ses points d’amélioration ?

• Le référent peut se montrer réticent à l’idée de transmettre des informations plus négatives au sujet du candidat, surtout si son expérience globale avec ce dernier a été positive. Apaisez ses réticences en insistant sur le terme « perfectionner », qui s’inscrit dans une logique d’amélioration, plutôt que sur celui de « faiblesse », qui se veut plus catégorique.

Comment décririez-vous la relation qu’il entretenait avec son équipe ?

• Cette question permet d’obtenir plus d'informations sur la capacité du candidat à collaborer et à travailler en équipe. Même si votre poste requiert beaucoup d’autonomie, il est essentiel de savoir comment le candidat s’intègrera au sein d’une équipe de travail.

Informations ciblées selon les exigences du poste

Comment évaluez-vous son sens de l’organisation et sa gestion du temps ?

• Si le poste à pourvoir requiert une certaine capacité à travailler sous pression, cette question pourrait vous permettre d’évaluer la capacité du candidat à prioriser ses tâches et à gérer son stress. Si vous souhaitez avoir un avis bien précis sur la question, n’hésitez pas à demander au référent d’illustrer ses propos par un exemple.

Sur une échelle de 1 à 4, 1 étant faible et 4 étant excellent, comment évaluez-vous sa capacité à s’adapter au changement ?

• Vous pourriez avoir plus de facilité à obtenir l’avis objectif du référent si vous lui demandez de se positionner sur une échelle paire, évitant ainsi qu’il ne vous donne des réponses moins tranchées. Procédant de cette manière, il sera en mesure de justifier sa cote par la suite et de l’appuyer par des exemples précis.

Fin d’emploi et recommandation

Quelle est la raison de sa fin d’emploi ?

• Cette question a pour principal objectif de savoir si le candidat a été honnête concernant les raisons de son départ de l’entreprise, ou d’en comprendre les causes.

Embaucheriez-vous à nouveau ce candidat ?

• Cette question vous permet d’obtenir la position finale du référent face à la candidature du candidat.

Avez d’autres informations pertinentes à nous communiquer au sujet de cette personne?

• Cette question ouverte vient clore la discussion et permet à la personne référente d’ajouter des éléments que vous n’aviez pas prévus.