Modèle de politique d’évaluation médicale préembauche

• Auteure / Collaborateur et collaboratrice
• Droits d’auteur
• Avis d’utilisation
• Introduction
• Pourquoi implanter une politique sur l’évaluation médicale préembauche ?
  • Pour agir dans le respect du cadre législatif applicable
  • Pour s’engager formellement envers la non-discrimination
  • Pour clarifier les obligations de chacun
  • Pour servir d’assise aux autres outils du processus de gestion médicale préembauche
• Conclusion
• Modèle de politique d’évaluation médicale préembauche

Introduction^[1]

Depuis 1975, la Charte des droits et libertés de la personne (ci-après nommée « la Charte ») protège les droits de toute personne au Québec. La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) a la responsabilité de veiller à l’application de cette loi, notamment en faisant la promotion de ses principes.

En emploi, la Charte s’applique à toutes les étapes, tant dans les processus d’embauche que pour les conditions de travail, la promotion ou même la mise à pied des membres du personnel. Elle garantit plusieurs droits et libertés tels que le droit à la vie privée, l’intégrité physique et psychologique et la liberté d’expression. De plus, elle protège toute personne contre la discrimination.

Les pratiques discriminatoires en embauche sont malheureusement encore très répandues au Québec. Bien qu’un employeur puisse exercer son droit de gérance, il a toujours l’obligation de respecter l’ensemble des droits garantis par la Charte. Il doit s’assurer par conséquent que l’ensemble de ses pratiques d’embauche et de gestion est exempt de toute forme de discrimination^[2].

Il y a discrimination lorsqu’une personne ou un groupe de personnes est traité différemment en raison de ses caractéristiques personnelles et que ce traitement a des conséquences négatives sur la réalisation de ses droits, peu importe que cette discrimination se manifeste par une exclusion, une préférence ou une distinction. En emploi, la discrimination est interdite du début du processus d’embauche jusqu’à la fin du lien d’emploi.

Les formulaires médicaux ne doivent pas prendre la forme d’un bilan de santé complet. L’employeur peut poser des questions relatives à la santé d’un candidat à condition que les renseignements demandés renvoient à des aptitudes ou qualités requises par l’emploi.

Compte tenu du caractère sensible des informations médicales, cette étape devrait toutefois survenir après que l’employeur ait présenté à la candidate ou au candidat une offre d’embauche^[3] conditionnelle. L’employeur n’est pas justifié d’exclure une personne apte au travail pour la seule raison qu’elle n’est pas éligible au régime d’assurance collective en vigueur dans l’organisation. La Commission tient par ailleurs à rappeler aux employeurs qu’ils doivent adapter leur processus de sélection à toute personne en situation de handicap qui en fait la demande. L’employeur a d’ailleurs un devoir d’accommodement envers ses candidats sur un des motifs prévus à la Charte dans la mesure où l’employeur ne subit pas de contrainte excessive.

Après étude de ce vaste sujet, c'est avec plaisir que nous vous présentons un modèle de politique d’évaluation médicale préembauche que vous pourrez adapter à votre réalité.

Pourquoi implanter une politique sur l’évaluation médicale préembauche ?

Pour agir dans le respect du cadre législatif applicable

Tel que mentionné au début de ce document, la non-discrimination à l’embauche est un vaste sujet encadré par la Charte des droits et libertés de la personne, les orientations de la Commission des droits de la personne et de la jeunesse, et la jurisprudence issue des tribunaux administratifs (voir section 5 : « Cadre législatif applicable »).

Pour s’engager formellement envers la non-discrimination

Quel que soit le poste visé au sein de son organisation, tout employeur qui souhaite soumettre une candidate ou un candidat à un questionnaire médical préembauche et/ou à un examen médical préembauche devrait tout d’abord identifier les enjeux juridiques de l’heure, puis, s’il désire poursuivre la démarche, adopter une approche diligente en s’engageant d’entrée de jeu envers la non-discrimination à l’embauche au moyen d’une politique. Dans un contexte syndiqué, il convient de faire part des exigences patronales à la partie syndicale. Une saine communication, voire une collaboration entre les deux parties (patronale et syndicale) est importante et grandement souhaitable dans ce contexte.

Pour clarifier les obligations de chacun

En plus de circonscrire son engagement, une telle politique permettra à l’employeur de clarifier les obligations des personnes concernées au sein de l’entreprise, ainsi que les obligations des candidats qui convoitent un poste donné.

Pour servir d’assise aux autres outils du processus de gestion médicale préembauche

Mais l’engagement en soi ne suffit pas : il faut aussi en articuler les grandes lignes pour donner aux employeurs une idée de l’ampleur de la démarche qui mènera à l’élaboration d’une telle politique. À terme, une procédure et des outils de gestion exempts de discrimination et qui répondent aux enseignements légaux et jurisprudentiels viendront compléter le processus de gestion d’évaluation médicale préembauche.

L’employeur est en droit de poser des questions pertinentes dans le questionnaire médical préembauche, du moment que celles-ci sont nécessaires pour évaluer si le candidat répond aux aptitudes et qualités requises pour le poste convoité. Il en revient cependant à l’employeur de démontrer que les renseignements demandés dans son questionnaire établissent une distinction ou une préférence fondée sur les aptitudes et qualités requises dans l’exécution des tâches essentielles du poste, car c’est uniquement en pareil contexte que l’on pourra conclure qu’il y a absence de discrimination. Les aptitudes et qualités requises doivent par ailleurs être raisonnables et avoir un lien rationnel avec le poste. Une analyse approfondie doit donc succéder à la formulation de la politique dans le but d’identifier précisément les aptitudes et qualités requises, ces aptitudes et qualités étant juridiquement parlant la pierre angulaire du questionnaire médical préembauche. Il est d'ailleurs important de faire comprendre au candidat que le questionnaire qui lui est présenté concerne un poste spécifique, et que les questions qui y sont posées sont liées aux aptitudes et qualités requises pour ce poste.

Conclusion

Les CRHA|CRIA ont un rôle primordial à jouer pour éviter les préjudices infligés à des candidats, employés ou employeurs. Par l’implantation d’une politique d’évaluation médicale préembauche, votre organisation s’engagera formellement envers la non-discrimination, ceci dans le respect du cadre législatif applicable. Une telle politique vous permettra de clarifier les obligations de chacun et servira d’assise aux autres outils de gestion médicale préembauche que vous pourriez développer. 

Modèle de politique d’évaluation médicale préembauche

[EXEMPLE] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE)

1  Finalité

[Raison d’être de la politique et identification du cadre de référence] 

À cette section, il importe que l’employeur exprime son engagement envers la non-discrimination à l’embauche et le respect de la confidentialité des renseignements personnels à caractère médical.

Exemple

Déclaration visant la non-discrimination à l’embauche

Cette politique axée sur l’évaluation médicale préembauche confirme que [nom de l’organisation] s’engage à éviter toute discrimination à l’embauche. Elle précise les orientations en matière d’évaluation des candidats lors de l’embauche. Elle vise essentiellement à s’assurer que le candidat choisi possède les aptitudes et qualités requises pour accomplir les tâches associées au poste qu’il convoite, et qu’il est en mesure de fournir une prestation de travail normale et sécuritaire tant sur le plan physique que psychologique.

En vue de répondre à ses obligations en matière d’embauche, la Charte des droits et libertés de la personne (ci-après appelée « la Charte ») édicte certaines règles pour encadrer le processus d’embauche chez un employeur. Elle lui permet ainsi d’effectuer, dans la mesure où il n’y a pas de discrimination, une évaluation individuelle des capacités du candidat et de procéder à son embauche de façon éclairée. Ainsi, pour les postes qui le requièrent, l’employeur peut exiger des renseignements discriminatoires en apparence, mais uniquement lorsque ceux-ci renvoient à des aptitudes ou qualités requises dans l’exécution des tâches essentielles du poste en cause, et lorsque cette demande d’information est modulée en fonction de l’emploi convoité et des tâches essentielles à accomplir.

En ce sens, [nom de l’organisation] reconnaît :

• Qu’il est de sa responsabilité de rédiger et de mettre en vigueur une politique et une procédure relative à l’évaluation médicale préembauche.
• Que seules les questions directement reliées aux qualités et aptitudes requises dans l’exécution des tâches essentielles du poste convoité peuvent être posées dans le ou les questionnaires de préembauche.
• Que l’offre d’emploi verbale et/ou écrite faite à un candidat demeure conditionnelle aux résultats de l’évaluation médicale préembauche [l’organisation peut choisir d’imposer ou non cette mesure].
• Qu'elle a un devoir d’accommodement envers ses candidats quant aux motifs prévus à la Charte, dans la mesure où l’employeur ne subit pas de contrainte excessive.

2  Objectifs

[L’engagement formel de l’organisation : ce que vous souhaitez accomplir par l’application de la politique] 

Cette section permet de mentionner l’objectif général visé ainsi que les objectifs sous-jacents recherchés par l’application de la politique au sein de l’organisation.

Exemples [liste non exhaustive]  

L’objectif général de la présente politique consiste à favoriser la non-discrimination à l’embauche des candidats qui postulent à un poste chez [nom de l’organisation].
Plus spécifiquement, elle vise à : 

• Établir les rôles et responsabilités de chacune des personnes visées par l’application de la présente politique; 
• Responsabiliser l’ensemble des directions de [nom de l’organisation] à tous les niveaux hiérarchiques, ainsi que toutes les personnes concernées par l’embauche;
• Reconnaître et soutenir une culture de non-discrimination à l’embauche;
• Établir les orientations et moyens à mettre en œuvre pour favoriser le maintien d’attitudes responsables à l’égard de la non-discrimination à l’embauche et des exigences légales applicables; 
• Assurer une gestion transparente, équitable et rigoureuse des procédures qui découlent de la présente politique;
• Assurer la confidentialité des renseignements personnels à caractère médical dévoilés par le candidat et du dossier (physique ou informatique) ouvert au nom du candidat;
• S’assurer que le questionnaire médical préembauche ne serve pas à embaucher le candidat en parfaite santé qui présente le moins de risque d’absentéisme;
• S’assurer que les candidats qui convoitent un poste au sein de l’entreprise sont informés des aptitudes et qualités requises pour occuper l’emploi, ainsi que du processus médical préembauche.

3  Champ d’application

[À qui s’adresse la politique] 

Cette section permet d’énumérer les personnes visées par la politique. Assurez-vous de diffuser votre politique à toutes les parties identifiées.

Exemple

Cette politique s’inscrit dans le processus de dotation de [nom de l’organisation] et vise les personnes de la direction des ressources humaines, les responsables de la gestion des dossiers d’embauche dans le cadre de leurs fonctions respectives, le service de la santé et sécurité du travail, les gestionnaires et les candidats.

4  Définition des termes utilisés

[Les éléments visés par la politique]

Pour éviter les ambiguïtés dans l’interprétation de la politique, il est recommandé d’en préciser les concepts et termes clés pour assurer une compréhension commune.

Exemple [liste non exhaustive]

• Discrimination indirecte : Il y a discrimination indirecte lorsqu’une règle, une norme, une politique ou une pratique qui paraît neutre s’applique également à toutes les personnes, mais qu’elle désavantage significativement une personne (ou un groupe) à cause de ses caractéristiques personnelles. Parfois la personne ou l’organisme qui applique ce genre de règle n’a pas l’intention de discriminer, mais il s’agit quand même de discrimination. (Source : CDPDJ.)
• Évaluation médicale préembauche : Processus incluant un questionnaire médical, une opinion sur dossier et/ou un examen médical auprès d’un médecin désigné par l’employeur.
• Aptitudes et qualités requises : Aptitudes et qualités physiques et psychologiques jugées nécessaires pour effectuer les tâches essentielles de l’emploi ou du poste convoité.
• Questionnaire médical préembauche : Questionnaire médical qui permet d’évaluer les aptitudes et qualités requises pour effectuer les tâches essentielles de l’emploi ou du poste convoité. (Source : programme médical préemploi du MSSS^[4].)
• Opinion sur dossier : Analyse du questionnaire médical par un médecin désigné choisi par l’employeur, en l’absence du candidat. Une opinion médicale écrite est rendue à l’employeur par le médecin désigné. (Source : inspiré du programme médical préemploi du MSSS.)
• Candidat : Toute personne provenant de l’interne ou de l’externe ayant satisfait au processus de sélection, y compris à la prise de références, et ayant reçu une promesse d’embauche conditionnelle [l’organisation peut choisir d’instaurer ou non cette mesure] suite aux résultats de l’évaluation médicale préembauche demandée par l’employeur. (Source : programme médical préemploi du MSSS.)

5  Cadre législatif applicable

[Législation applicable donnant force de loi à la politique]

Vous devez citer les lois, règlements et codes auxquels vous êtes assujetti.

Exemples

La Charte des droits et libertés de la personne

La Charte des droits et libertés de la personne, L.R.Q., c. C-12 (ci-après nommée « la Charte »), protège les droits fondamentaux tels que le droit à l’intégrité (art. 1) et au respect de la vie privée (art. 5).

La discrimination est interdite en ce que toute personne a le droit à la reconnaissance et à l’exercice des droits et libertés de la personne, sans distinction, exclusion ou préférence fondée sur un des motifs énumérés à l’article 10 de la Charte dont notamment le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap.

L’article 16 de la Charte prévoit spécifiquement que « Nul ne peut exercer de discrimination dans l’embauche, l’apprentissage, la durée de la période de probation, la formation professionnelle, la promotion, la mutation, le déplacement, la mise à pied, la suspension, le renvoi ou les conditions de travail d’une personne ainsi que dans l’établissement de catégories ou de classifications d’emploi ».

La Charte prévoit spécifiquement que nul ne peut, dans un formulaire de demande d’emploi ou lors d’une entrevue relative à un emploi, demander à un candidat des renseignements sur les motifs visés à l’article 10, sauf si ces renseignements sont utiles pour évaluer les aptitudes ou qualités requises par un emploi (articles 18.1 et 20 de la Charte). 

Le Code civil du Québec

Le Code civil du Québec, L.Q., 1994, c. 64 (ci-après nommé « Code civil »), consacre également le droit à la vie privée et à l’intégrité en plus de préciser les règles entourant la collecte de renseignements personnels et la constitution d’un dossier sur une autre personne.
Il précise qu’un dossier peut être constitué si un employeur a un intérêt sérieux et légitime à le faire (art. 37, Code civil).

La Loi sur la santé et la sécurité du travail

En vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., c. S-2.1 (ci-après nommée « LSST »), l’employeur a l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique de ses employés (art. 51, LSST).

La Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles

En vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, L.R.Q., c. A-3.001 (ci-après nommée « LATMP »), l’employeur ne peut refuser d’embaucher un travailleur parce que celui-ci a été victime d’une lésion professionnelle, si ce travailleur est capable d’exercer l’emploi visé (art. 243, LATMP).

Autres lois pouvant s’appliquer selon votre contexte^[5]

6  Principes directeurs

[Quelles sont les assises sur lesquelles repose votre politique, ce qui vous guide, dirige votre intention ?]

Dans cette section, vous devez clairement exposer les éléments clés qui peuvent contribuer à l’élaboration de votre politique.

Exemples (liste non exhaustive)^[6]

Concernant le questionnaire médical, [nom de l’organisation] respecte les principes directeurs suivants :

• Les qualités ou aptitudes évaluées doivent avoir un lien rationnel avec les tâches essentielles liées au poste à combler. Les aptitudes ou qualités doivent être établies à l’avance et le candidat doit être en mesure de savoir à quelles aptitudes ou qualités chaque question correspond. Par conséquent, pour chaque type d’emploi de son établissement l’employeur doit disposer d’une description des tâches essentielles permettant d’accomplir le travail de manière sûre et efficace.
• Les qualités ou aptitudes physiques et mentales requises que le questionnaire médical vise à évaluer doivent reposer sur des données objectives, scientifiques et médicales sérieuses, et non sur des perceptions ou impressions.
• Évitez les questions ouvertes ou trop générales qui obligent le candidat à révéler des informations médicales qui ne sont pas requises ou nécessaires à l’exécution du travail concerné.
• Le questionnaire médical doit permettre une évaluation juste des capacités de chaque candidat. Le questionnaire ne doit pas être établi en fonction de normes ou de critères plus élevés ou sévères que ce qui est nécessaire à l’exécution sûre et efficace du travail.
  • Autrement dit, les exigences du questionnaire ne doivent pas avoir pour effet d’exclure des candidats aptes à exécuter le travail, dans la mesure où l’employeur peut convenir de mesures d’accommodement permettant à l’employé d’assumer efficacement ses fonctions.
• Les questions portant sur les demandes d’accommodement raisonnable potentielles ne devraient pas figurer au questionnaire médical préemploi. Les mesures d’accommodement préventives qui ne remettent pas en cause la capacité de l’employé à exécuter son travail devraient faire l’objet d’une discussion uniquement après l’embauche.
• Le questionnaire médical préemploi ne doit pas servir à embaucher le candidat en parfaite santé qui présente le moins de risque d’absentéisme.

7  Rôles et responsabilités

[Les gestes concrets à poser selon chaque statut dans l’organisation, afin que tous puissent veiller au respect de la politique]

Décrivez ici les responsabilités générales de toutes les parties à qui s’adresse la politique.

Exemples (liste non exhaustive)

Conseil d’administration

• Adopte la politique sur recommandation de la direction des ressources humaines.
• S’assure qu’elle soit appliquée et connue par l’ensemble des membres du personnel.
• Prend connaissance du bilan annuel des activités réalisées en lien avec la politique.

 Direction générale

• Approuve les orientations de la politique d’évaluation médicale préembauche.
• S’assure de l’application de la politique.
• Favorise la diffusion de la politique auprès de toutes les personnes concernées.
• S’assure du bon fonctionnement continu des mécanismes internes d’aide et de recours mis en place par l’intermédiaire de la présente politique.
• Détermine les mesures préventives et correctives pertinentes et raisonnables nécessaires à l’atteinte des objectifs établis par la politique et son application.
• Fait rapport de l’application de la politique au conseil d’administration.

Comité de direction

• Assure le maintien d’une culture visant le développement d’attitudes responsables envers la non-discrimination à l’embauche de personnes ayant un handicap, que celui-ci soit de nature physique ou psychologique, et la protection des renseignements personnels à caractère médical.

Direction des ressources humaines

• Diffuse, implante, applique, met à jour et effectue le suivi de la politique.
• Favorise l’embauche de ressources qui possèdent les capacités physiques et mentales pour répondre aux exigences des postes à combler.
• Assure la formation des gestionnaires en matière de discrimination à l’embauche.
• Favorise les mesures de maintien à l’emploi et l’intégration au poste convoité des candidats ayant des limitations fonctionnelles.
• Analyse et détermine les aptitudes et qualités physiques et psychologiques jugées nécessaires pour effectuer les tâches essentielles de l’emploi.
• Encadre le processus de collecte d’information et assure la confidentialité dans le transfert, le traitement et la conservation des renseignements recueillis dans l’application de cette politique.

 Service de dotation [libellé au choix de l’organisation]

• Indique dès l’affichage du poste que l’emploi est soumis à certaines exigences au niveau de la capacité physique et psychologique, et que la capacité des candidats à répondre aux exigences de l’emploi sera évaluée.
• Informe le candidat des étapes du processus d’embauche et du programme médical préembauche, notamment à l’effet que l’embauche est conditionnelle aux résultats du questionnaire et/ou de l’examen médical préembauche.
• Réfère le candidat au Service de santé et sécurité du travail (SST) pour le suivi du processus.
• Informe le candidat du résultat de l’évaluation médicale préembauche (aptitude ou inaptitude seulement) et réfère le candidat au Service de SST pour toute information additionnelle concernant le résultat.

Service de santé et sécurité du travail [libellé au choix de l’organisation]

• Élabore et met à jour la procédure d’évaluation médicale préembauche.
• Élabore les questionnaires médicaux préembauche en tenant compte des principes directeurs énoncés dans la politique.
• Collabore avec le service de la dotation dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure d’évaluation médicale préembauche.
• Applique la procédure d’évaluation médicale préembauche lorsque requis.
• Effectue l’ouverture du dossier médical préembauche à partir des coordonnées fournies par le service de la dotation et s’assure du maintien de la confidentialité dans le transfert, le traitement et la conservation des renseignements contenus dans le dossier par le service de SST dans les délais de conservation prescrits. Les documents de nature médicale doivent être conservés de manière sécuritaire, soit sur des espaces de stockage informatiques sécurisés, soit dans des meubles sécurisés qui peuvent être verrouillés^[7]. Les documents concernant la santé des employés doivent être conservés dans un autre endroit que les dossiers d’employé. Le nombre de personnes qui y ont accès doit être limité et l’accès doit être justifié. Tous les envois de courriers électroniques contenant de l’information médicale doivent être protégés par un mot de passe.
• Informe le service de la dotation de l’aptitude ou de l’inaptitude au travail du candidat sans donner davantage de détails concernant tout diagnostic médical ou la santé du candidat à partir d’un formulaire spécifique.

• Rencontre et informe le candidat des motifs pour lesquels son embauche est refusée en fonction des résultats de l’évaluation médicale préembauche.

Gestionnaire

• Collabore avec le service de SST [au choix de l’organisation] pour toute question relative aux exigences normales de la tâche du poste visé aux niveaux physique et psychologique.
• Collabore à l’évaluation des aptitudes et qualités physiques et psychologiques jugées nécessaires pour effectuer les tâches essentielles au poste analysé.
• Collabore avec le service de SST en ce qui a trait aux accommodements, le cas échéant.
• Collabore avec le Service de santé et mieux-être au travail (SSMET) en fournissant les descriptions de tâches ou autres informations pertinentes.
• Respecte les recommandations médicales émises par le service de SST.

Candidat

• Collabore obligatoirement au processus médical préembauche afin de maintenir sa candidature au poste convoité.
• Fournit toute information jugée essentielle à l’analyse de sa candidature.
• Fournit des renseignements véridiques afin de permettre à l’employeur de prendre une décision éclairée et de déterminer en toute connaissance de cause si le candidat possède les aptitudes et qualités requises pour occuper le poste convoité, et que l’état de santé du candidat est compatible avec ce dernier.
• Prend les mesures nécessaires pour protéger sa santé et son intégrité physique et psychologique, et pour veiller à ne pas mettre en danger la santé, la sécurité et l’intégrité physique des autres personnes au travail en omettant des informations pertinentes à la prise de décision de l’employeur (art. 49, LSST).

8  Application de la politique et entrée en vigueur

[Officialiser l’application de la politique]

Pour mettre de l'avant cet engagement, votre politique doit être approuvée, datée et signée par les personnes responsables. La date d’entrée en vigueur de la politique doit également être indiquée.

Exemple

Signature du responsable de l’émission : ____________________________________________

Date : _________________

Signature du responsable de la révision : ____________________________________________

Date : _________________

Signature du responsable de l’approbation : ____________________________________________

Date : _________________