Avantages sociaux - Sonder les besoins et les intérêts des partis prenantes

• Auteures, collaborateur et collaboratrice
• Droits d'auteur
• Avis d'utilisation
• Introduction
• Principes généraux
• Comment préparer adéquatement votre outil de collecte de données
  • Développer un plan de communication et d'action
  • Valider la satisfaction du ou des programmes actuellement en place, s'il y a lieu
  • Connaître l'intérêt des employés face à l'instauration de nouveaux programmes
  • Suggérer des avantages
• Procéder au lancement de votre sondage
• Communiquer les résultats
• Conclusion
• Modèle de sondage pour l'instauration de programmes d'avantages sociaux

Introduction

Le marché du travail étant en constante évolution, les employés sont à la recherche d’améliorations à leurs conditions de travail. L’entreprise qui veut conserver ses talents doit être à l’écoute de leurs besoins et les impliquer dans les décisions qui les concernent, une pratique qu’elle pourra appliquer sous forme de consultation et de contribution des membres. Elle pourra ainsi connaître les besoins réels de chacun. Une liste énumérant les différents avantages sociaux proposés pourra être présentée aux employés sous forme de sondage, ceci afin d’augmenter leur participation et de connaître leurs souhaits. 

Principes généraux 

Avant de sonder votre personnel au sujet de leurs besoins par rapport aux avantages sociaux, il serait important que vous connaissiez leur niveau d’intérêt envers différents programmes, et leur degré de satisfaction envers ceux qui sont déjà en place. Vous vous assurerez ainsi de la participation des employés tout en ajoutant de la valeur au programme. Voici quelques exemples d’étapes à suivre pour sonder correctement les membres de votre entreprise. 

Comment préparer adéquatement votre outil de collecte de données

Étape 1 Développer un plan de communication et d’action

Avant de valider le niveau de satisfaction et les préoccupations de vos employés, assurez-vous d’avoir en main un plan de communication qui mentionne les différentes étapes à suivre au sein du processus, ainsi que les informations à communiquer aux employés, incluant le moment opportun de les communiquer. Votre plan doit par ailleurs énoncer les mesures de confidentialité mises en place pour préserver l’identité des répondants, de même que les mesures visant à sécuriser les données recueillies. 

Votre plan de communication peut également servir de plan d’action, c’est-à-dire que vous pouvez y intégrer les actions que vous souhaitez mettre en place, jumelées aux communications que vous souhaitez transmettre.

Voici des exemples d’éléments que peut contenir un plan de communication et d’action : 

• Les objectifs de votre démarche;
• Les grandes étapes de déroulement du projet; 
• Les dates où les étapes doivent débuter et se terminer; 
• Les communications que vous souhaitez transmettre aux employés (message d’information sur le projet en cours, message d’invitation à participer au sondage, communiqué portant sur les résultats obtenus, etc.); 
• Les dates des communications que vous souhaitez transmettre aux employés. 

Une fois votre plan élaboré, sélectionnez les éléments importants à communiquer et partagez-les avec l’ensemble des employés afin qu’ils soient informés de vos actions. Leurs attentes seront ainsi contrôlées. 

Étape 2 Valider la satisfaction du ou des programmes actuellement en place, s’il y a lieu

Si vous avez déjà instauré certains avantages au sein de votre organisation, il se peut qu’ils ne correspondent pas aux besoins de votre personnel. Afin d’évaluer adéquatement vos programmes en place, fournissez aux membres de votre personnel une liste des avantages existants afin qu’ils puissent déterminer s’il y a adéquation entre ceux-ci et leurs besoins et valeurs. Vérifiez la pertinence de ces avantages actuels avant de passer aux étapes subséquentes, car une fois validé le degré de satisfaction des employés, vous aurez plus de facilité à prendre les décisions appropriées pour conserver ou rectifier votre programme. 

Étape 3 Connaître l’intérêt des employés face à l’instauration de nouveaux programmes

Avant d’entreprendre cette démarche et d’investir temps et argent dans la révision ou réfection de vos programmes, il serait bon que vous sondiez vos employés pour savoir s’ils sont intéressés à bénéficier de nouveaux avantages. Considérant que certains programmes exigent une participation monétaire de la part de l’employé, il se peut que celui-ci n’y voit aucun bénéfice. 

Nous vous recommandons d’indiquer la valeur ou le coût de chacun des programmes suggérés afin que vos employés aient en main tous les renseignements nécessaires avant de prendre position. 

Étape 4 Suggérer des avantages

Par le biais d’une liste exhaustive répartie sur différents volets, les répondants classeront par ordre d’importance chacune de vos propositions. Chaque volet comprend aussi un espace dans lequel le répondant peut inscrire ses propres suggestions, ce qui pourrait vous inspirer à développer d’autres idées. 

Dans le cadre de cette étude, ou dans celui de la validation de vos avantages sociaux par rapport à votre marché de référence, nous vous suggérons d’être accompagné d’un professionnel ayant les compétences requises pour orienter le projet et vous soutenir dans vos différentes démarches. Vous pouvez faire appel à des spécialistes tels des professionnels de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, des consultants externes, ou des responsables de programmes d’avantages sociaux. 

Procéder au lancement de votre sondage

Avant de procéder au lancement officiel, et tel qu’indiqué dans votre plan de communication et d'action, informez vos employés au préalable de la tenue du sondage. Maintenant que votre outil de collecte de données rassemble toutes les informations que vous souhaitez recueillir et que vos employés sont informés de la démarche à venir, il ne vous reste plus qu’à préparer votre envoi!

Lorsque vous transmettez le sondage, indiquez clairement la date limite pour le compléter et soulignez le fait que l'identité des répondants est protégée par des règles de confidentialité. N’hésitez pas à transmettre un rappel aux employés quelques jours avant la date butoir. 

Communiquer les résultats

Maintenant que vous avez en main les données nécessaires pour vous positionner par rapport à l’instauration de programmes d’avantages sociaux, il est temps pour vous de communiquer les résultats obtenus aux membres du personnel via un plan de communication qui vulgarise ces résultats et réitère les objectifs de la démarche. 

Une fois que vous aurez choisi la personne responsable de la communication des résultats, il sera pertinent de partager les décisions prises dans le cadre de cette recherche et de présenter aux employés les conclusions de votre analyse. Préparez-vous bien à cette présentation de façon à prévoir les réactions des employés et anticiper vos réponses. Si vous respectez bien le plan de communication que vous avez formulé précédemment, vous augmenterez énormément les chances de succès de votre démarche.

Il serait également judicieux que votre entreprise opte pour une communication continue dans l’instauration de son programme d’avantages sociaux, ceci afin d’offrir à l’ensemble des employés une information précise et régulièrement mise à jour. 

Conclusion 

Cette démarche de sondage peut être pour votre organisation l’occasion de mieux saisir les besoins de ses employés et d’appliquer une méthode réflexive dans la formulation de ce qu’elle désire offrir. Un tel processus peut vous permettre de réviser et d’adapter le programme en place en fonction des résultats du sondage. 

L’instauration d’avantages sociaux contribue à la fidélisation des employés et permet à l’organisation d’attirer de nouveaux talents et de demeurer compétitive. Faites preuve de créativité dans l’élaboration et l’exécution de ce processus, mais toujours en tenant compte de votre capacité financière et des besoins réels de vos employés.

En parallèle, il pourrait être intéressant que vous étudiez la compétitivité des avantages sociaux qu’offre votre marché de référence, ce qui vous permettra de situer votre offre face à celle de vos concurrents directs. Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées quant aux éléments que vous souhaitez mettre en place, ou pour bonifier votre programme d’avantages sociaux de manière à ce qu’il demeure attrayant et réponde aux besoins du marché.

Tenez compte des étapes que nous venons d’exposer, et vous assurerez la réussite de cette importante démarche. Et surtout, ne sautez aucune de ces étapes si vous voulez obtenir des résultats qui correspondent à la vision de votre organisation.

Modèle de sondage pour l’instauration de programmes d’avantages sociaux

[EXEMPLE] (ATTENTION, IL EST PRIMORDIAL D’ADAPTER LE TEXTE EN FONCTION DE VOTRE CONTEXTE)

Nous vous recommandons d’ajuster le modèle suivant en fonction du contexte, des besoins et des moyens financiers de votre organisation, ceci afin que vous puissiez articuler des propositions réalistes. L’outil proposé ici n’est pas limitatif quant à l’instauration de nouveaux programmes et peut être ajusté selon vos besoins et valeurs organisationnelles.

1.  Êtes-vous satisfait des avantages sociaux actuels de l’entreprise ?

(Inscrivez ici les avantages sociaux qu’offre actuellement votre organisation.)

2.  Veuillez indiquer sur une échelle de 1 à 10 votre niveau d’intérêt face à l’instauration d’avantages sociaux avec participation monétaire des employés et de l’employeur.

3.  Veuillez indiquer par ordre d’importance (1 étant le plus prioritaire) les avantages que vous souhaiteriez voir implantés.

Avantages liés aux assurances collectives :

Avantages liés à la retraite :

Avantages liés à la conciliation travail/vie personnelle :

Avantages liés à la rémunération globale :

Avantages liés à la santé et au mieux-être :

Avantages liés au développement des compétences :

Avantages liés au développement organisationnel :