- Auteur
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Les étapes clés à respecter
- Initier une réflexion sur les motifs justifiant la mise en place d’avantages sociaux au sein de l’organisation
- Analyser les besoins du personnel actuel et futur
- Études et recherches sur les avantages sociaux qui coïncident aux caractéristiques de l’entreprise
- Élaboration d'un plan d'implantation
- Communiquer les avantages sociaux de façon claire et détaillée
- Déterminer le ou les responsables du régime
- Conclusion
Auteur
Merci à Stéphanie Perreault, CRHA, présidente, et Laurianne Venne, conseillère en ressources humaines chez Alliance ressources humaines, pour leur collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur et collaboratrices
Merci à Me Mélanie Morin, CRHA, associée chez Pelletier et Cie avocats Inc., pour la vérification juridique de cet outil.
Merci à Annie Lambert, CRHA, directrice rémunération, Canada chez SNC-Lavalin, pour la validation de cet outil.
Merci à Jean-Pierre Morin, CRHA, inspecteur pour l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés pour la validation déontologique et réglementaire de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Dans une société où la demande d’emploi est plus élevée que le nombre de travailleurs sur le marché, les employeurs doivent redoubler d’efforts pour conserver leur expertise et leurs talents, pierres angulaires de leur réussite. L’instauration de stratégies de rétention du personnel tel qu’un programme d’avantages sociaux concurrentiel contribue à ces efforts. Nous vous invitons ici à réfléchir à vos besoins ainsi qu’à ceux de vos employés afin de pouvoir offrir des avantages adaptés à ces besoins. Une réflexion sur la vision, la culture, les valeurs et le contexte de votre entreprise est nécessaire pour adéquatement statuer sur des avantages discrétionnaires qui seront bénéfiques à tous[1].
Les étapes clés à respecter
Étape 1 - Initier une réflexion sur les motifs justifiant la mise en place d’avantages sociaux au sein de l’organisation
- Mandater un membre de l'entreprise ou un comité qui aura la responsabilité de réfléchir à l’objectif de la mise en place des avantages sociaux;
- Établir les motifs pour lesquels vous désirez offrir des avantages sociaux (exemple : évaluation de la concurrence, attraction et rétention de la main-d'œuvre, demande exprimée par les employés, télétravail, etc.);
- Formuler une philosophie quant à votre positionnement sur le marché en termes d’avantages sociaux;
- Déterminer le budget à investir dans les avantages sociaux;
- Réfléchir à la démarche à adopter pour mener le projet à terme.
Étape 2 - Analyser les besoins du personnel actuel et futur
- Effectuer un sondage auprès des employés pour mesurer leur intérêt et déterminer quels avantages s’appliquent le plus à leur réalité[2];
- Analyser les tendances de votre secteur d’activité afin de vous positionner par rapport à lui. Cela vous permettra de mieux comprendre les attentes de vos futurs employés :
- Analysez les avantages sociaux de vos concurrents directs via leur site Internet ou leur offre d’emploi;
- Analysez les avantages sociaux de différents secteurs d’emploi (administratif, professionnel, technique, haute direction, etc.);
- Menez une analyse comparative en vous basant sur des sondages préparés par des firmes de consultants spécialisés portant sur les avantages sociaux.
Étape 3 - Études et recherches sur les avantages sociaux qui coïncident aux caractéristiques de l’entreprise
- Identifier une personne à l’interne pour gérer le projet :
- Compilation des données suite au sondage
- Analyse des données
- Établir des scénarios en fonction des ressources disponibles
- Instaurer les différents avantages
- Assurer une communication auprès des employés
- Effectuer des recherches pour trouver un(e) conseiller(ère) en avantages sociaux qui vous guidera dans votre démarche, si nécessaire;
- Décider de l’échéancier et du budget du projet.
Étape 4 - Élaboration d'un plan d'implantation
- Suite à la compilation des données recueillies à l’étape 2, évaluer les éléments prépondérants que les membres de l’entreprise ont identifiés;
- Évaluer les coûts associés à ces demandes;
- Choisir les avantages appropriés et déterminer s’ils diffèrent aux différents paliers de l'organisation (les exécutifs pourraient par exemple nécessiter des avantages différents);
- Déterminer la cotisation de l’employé et de l’employeur;
- Déterminer si vos avantages seront administrés à l’interne ou en impartition;
- Faire un appel d’offre auprès d’assureurs et fixer votre choix;
- Déterminer les règles et l'admissibilité (ex : régulier, temps partiel 24 h ou plus par semaine, après la période de probation, etc.).
Étape 5 - Communiquer les avantages sociaux de façon claire et détaillée
- Informer les employés des avantages offerts, du coût et des bénéfices qui y sont rattachés;
- Remettre aux employés, en main propre ou par voie électronique, une documentation qui leur permettra de comprendre les avantages qui ont été implantés;
- Élaborer un programme de communication en temps réel pour assurer une communication à toutes les étapes du processus, ceci afin d’informer les employés de la progression des démarches et de leur démontrer que l'employeur travaille dans leur intérêt;
- Créer des outils de communication qui exposent tous les détails des différents programmes d’avantages sociaux, avec pour objectif de rendre cette information accessible et uniforme (notes, courriel, intranet, etc.).
Étape 6 - Déterminer le ou les responsables du régime
- Affecter au régime d’avantages sociaux une personne qui assurera le maintien du projet et agira à titre de personne-ressource auprès des employés.
Conclusion
Une fois ces étapes complétées, vous minimisez le risque que certains éléments importants soient oubliés afin d’assurer la mise en place de votre régime d’avantages sociaux. L’instauration de programmes d’avantages sociaux représente un coût important pour une organisation, mais c’est aussi un investissement social majeur au service et au bénéfice de l’employeur et de ses talents actuels et futurs. Et n’oubliez pas que pour ajouter de la valeur à votre programme, il est important que vous teniez compte à la fois des besoins de vos employés et des moyens financiers de votre entreprise.