- Auteur / Collaborateur et collaboratrice
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Les objectifs du programme d’accueil et d’intégration
- À garder en tête
- Étapes et actions proposées
- Processus de sélection
- Planification de l’arrivée
- Journée d’accueil
- Processus du suivi de l’intégration
- Contenu d’un plan d’intégration
- Facteurs de succès liés à l’intégration à distance d’un nouvel employé
- Conclusion
Auteur
Merci à David Fiset McGrath, CRIA, MBA, directeur en services-conseils, gestion stratégique des ressources humaines chez Mallette S.E.N.C.R.L., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur et collaboratrice
Merci à Evens Flerimond, CRHA - chef de service de la révision et des recours administratifs au ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale pour la validation de cet outil.
Merci à Colette Côté, CRHA, présidente de C2 Conseils et inspectrice à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés pour la validation déontologique et réglementaire de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
À l’heure où vous devez faire preuve de proactivité et de créativité pour attirer et retenir vos employés, un simple « bienvenue » ne suffit plus pour assurer une intégration à la hauteur des attentes d’un nouvel employé. Dans ce contexte, comment favorisez-vous un engagement à l’organisation, à l’équipe, ainsi qu’une bonne compréhension des tâches qu’il aura à accomplir? Pour ce faire, vous trouverez dans cette fiche les objectifs, les étapes et quelques bonnes pratiques en matière d’accueil et d’intégration afin que vos nouveaux employés vivent la meilleure expérience possible.
Les objectifs du programme d’accueil et d’intégration
- Créer un sentiment d’appartenance du nouvel employé envers l’organisation.
- Communiquer activement à l’employé les valeurs et les façons de faire de l’organisation.
- Orienter efficacement l’employé lors de ses débuts dans l’organisation.
- Assurer une appropriation efficace par l’employé de ses nouvelles fonctions.
- Augmenter les chances de succès et de rétention du nouvel employé.
- Créer un retour sur le capital investi suite aux efforts de recrutement.
À garder en tête
Préparer un programme d’accueil et d’intégration correspondant à la philosophie et aux valeurs de votre entreprise est essentiel. L’objectif n’est pas de jeter de la poudre aux yeux du nouvel employé, mais plutôt de lui faire vivre un avant-goût condensé de la vie dans votre entreprise. Une fausse impression pourrait avoir d’importants effets négatifs sur sa mobilisation.
Assurez-vous que les intervenants responsables de chacune des étapes du processus soient clairement identifiés et préalablement informés de leur rôle.
Étapes et actions proposées
Étape 1 - Processus de sélection
Actions proposées
- Adaptez les rencontres d’entrevue pour qu’elles soient réellement à l’image de votre entreprise (philosophie, culture, etc.).
- Assurez un suivi convenable avec l’employé à intervalles réguliers pour qu’il se sente considéré et non pas oublié dans le processus.
- Communiquez des informations claires et sans ambiguïté.
- Confirmez l’embauche du candidat avec enthousiasme.
- Informez-le clairement de ses conditions de travail (suivi écrit recommandé) et présentez le contrat de travail, les divers documents d’embauche, ainsi que les politiques de l’entreprise.
- Informez-le du processus d’accueil et d’intégration à venir et du déroulement des premières journées.
- Informez-le (verbalement et par écrit) de ce qu’il devra apporter en prévision de sa première journée.
- Remettez-lui un message d’accueil provenant de la direction générale.
Précisions pour la sélection à distance
- Assurez-vous que le candidat possède les informations de connexion pour son entrevue; n’hésitez pas à lui transmettre un rappel la veille de son entretien.
- Prenez le temps de contextualiser la rencontre. Même en virtuel, il est possible de faire véhiculer l’image de votre organisation (philosophie, culture, etc.).
- Planifiez une seconde rencontre virtuelle pour l’annonce de confirmation d’embauche; il est important que le candidat sente votre enthousiasme.
Détails
La perception du nouvel employé face à votre entreprise sera grandement influencée par la qualité de l’expérience vécue[1] non seulement lors de son arrivée, mais également tout au long du processus de sélection.
L’expérience candidat débute en quelque sorte à l’instant où le candidat initie son premier contact avec l’organisation. En ce sens, l’expérience utilisateur de votre site web et vos communications sont aussi cruciales. Assurez-vous que tous les éléments sont en lien dans votre processus pour faire vivre la meilleure des expériences.
Lorsqu’il est question de documents, du contrat, de rappels écrits quant aux informations transmises, toujours assurer la confidentialité des renseignements ainsi qu’un classement sécuritaire des éléments mentionnés ci-haut.
Conseil
Il est important que les gestionnaires ou superviseurs soient bien formés sur le processus d’accueil et d’intégration afin qu’ils comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités.
Étape 2 - Planification de l’arrivée / Développement du plan d’intégration
Actions proposées
Plan d’intégration
- Planifiez des rencontres avec les principaux intervenants qu’il aura à côtoyer dans le cadre de son travail. Informez préalablement les intervenants des objectifs poursuivis et de l’importance de ces rencontres.
- Prévoyez le déroulement des formations requises et planifiez-les à l’arrivée du nouvel employé.
- Établissez des objectifs liés à l’intégration, aux tâches et à l’équipe.
- Rassemblez tous les documents requis à un même endroit. La clé USB ou un dossier sécurisé pourrait être la meilleure solution pour l’acheminer à l’employé.
Volet administratif
- Préparez le dossier de l’employé en validant préalablement avec lui toutes les informations et tous les documents requis pour son embauche.
- Assurez-vous que le nom de la personne soit inscrit dans les différents répertoires ainsi que sur la liste téléphonique du personnel, sur la liste de distribution correspondant au service et, le cas échéant, dans l’organigramme de l’unité ou autres.
Volet intégration à l’équipe
- Demandez-lui s’il est possible de partager son profil LinkedIn (ou autre selon ce que le candidat désire) que vous ferez parvenir à ses collègues afin qu’ils en apprennent davantage sur lui et puissent souhaiter la bienvenue.
- Confirmez auprès des équipes la date d’arrivée du nouvel employé de façon à inciter les salutations du premier jour ainsi que les premiers échanges entre collègues. Une rencontre d’accueil officielle est une autre avenue possible.
- Identifiez, au sein de l’équipe immédiate de travail, une personne-ressource que l’employé pourra consulter afin de faciliter son intégration au travail.
- Assurez-vous que la personne-ressource accompagne le nouvel employé lors du premier dîner afin de le présenter à ses nouveaux collègues.
- Planifiez, dans la mesure du possible, une rencontre avec la personne qui quitte le poste pour le transfert des dossiers et les suivis à assurer.
Volet intégration aux tâches
- Assurez-vous que tout le matériel dont il aura besoin pour réaliser ses tâches soit accessible dès son arrivée (accès physiques et informatiques, bureau/casier, ordinateur, papeterie, uniformes, etc.)
- Déterminez les premières tâches qui seront attribuées à l’employé.
Précisions sur la planification de l’arrivée à distance
- Avec l’accord de votre nouvel employé, il peut être intéressant de transmettre son profil professionnel (réseaux sociaux) avec les autres employés afin que ceux-ci puissent lui souhaiter la bienvenue.
- Comme il sera impossible de saluer le nouveau collègue à son bureau, suggérez aux employés de favoriser l’envoi de courriel ou la messagerie instantanée pour lui souhaiter la bienvenue.
- Prévoyez l’organisation d’une brève rencontre pour présenter le nouvel employé ou faites-le à l’occasion d’une rencontre déjà prévue, si possible; l’employé doit sentir qu’il fait partie de l’équipe.
- Avant l’entrée en poste de l’employé, assurez-vous de lui fournir le matériel technologique et les accès nécessaires pour travailler.
Détails
Le plan d’intégration devient un document de référence pour le nouvel employé. Il contient toutes les informations pertinentes à son arrivée, ainsi qu’un calendrier de ses premiers jours dans l’entreprise. Ce plan doit idéalement être rédigé conjointement avec le gestionnaire et le responsable RH.
Créez un document (physique ou informatique) et remettez une copie au nouvel employé ainsi qu’à tous les intervenants qu’il devra rencontrer dans le cadre de son processus d’intégration.
Vérifiez la disponibilité des intervenants avant de les programmer au plan. Faites preuve de flexibilité dans la gestion du calendrier des premiers jours, tout en vous assurant que les rendez-vous déplacés sont planifiés à nouveau.
Les rencontres planifiées avec les différents intervenants permettent à l’employé de mieux saisir son rôle par rapport à chacun des intervenants, ce qui constitue un levier de la mobilisation[2] ainsi qu’un aspect favorisant la collaboration.
Conseil
Attention de ne pas organiser des journées pleines de présentations diverses, qui ne font que bourrer le crâne de la personne. Il est préférable d'alterner avec des rencontres ou autres activités et débuter des projets ou dossiers concrets pour que l'information devienne concrète. Une bonne pratique consiste aussi à mettre en place des activités interactives, qui nécessitent l'implication et la participation du nouvel employé.
Étape 3 - Journée d’accueil
Actions proposées
- Présentez-lui son plan d’accueil et d’intégration personnalisé.
- Le gestionnaire devrait prendre le temps de revoir la description des responsabilités de l'employé et répondre à ses questions. Il est aussi important de discuter de l'offre de service de l'équipe à laquelle se joint le nouvel employé.
- Effectuez une tournée de l’environnement de travail et présentez le nouvel employé aux collègues.
- Selon le type d’entreprise et le poste occupé par le nouvel employé, prévoyez diverses formations à l’embauche (formation générale sur l’entreprise, présentation de la mission, de la vision et des valeurs organisationnelles, formation sur la santé et la sécurité du travail, etc.).
- Organisez, si possible, un dîner ou une pause avec le superviseur et les collègues pour favoriser la création de liens interpersonnels.
- Ajuster son poste de travail s’il y a lieu.
Précisions sur la journée d’accueil à distance
- Prévoyez une journée avec l’employé pour visiter les lieux physiques de l’organisation afin de créer des repères lorsque la personne devra venir à vos bureaux.
- Organisez une tournée virtuelle des employés pour bien intégrer votre nouveau talent et lui permettre de saisir les rôles de ses collègues. Débutez par l’équipe de l’employé et élargissez à la grande équipe au besoin.
- Profitez des rencontres d’équipe pour intégrer le nouveau membre de l’équipe.
Détails
Assurez-vous que les documents d’embauche soient traités par une personne habilitée à traiter les informations confidentielles et les questions des nouveaux employés.
Pour la journée d’accueil, il est possible que différentes personnes soient responsables de différentes étapes de l’accueil. Il est important de planifier cette journée et que le rôle de chacun des intervenants soit très clair. Toutefois, n’oublions pas que la responsabilité d’accueillir le nouvel employé revient à son gestionnaire.
La première journée de l’employé est cruciale; veillez à ce que le gestionnaire de l’employé réserve du temps pour accueillir, informer et présenter la nouvelle personne. L'un des éléments qui pourraient nuire à l’expérience d’accueil de votre employé serait que son gestionnaire ne soit pas disponible pour lui
Étape 4 - Processus du suivi de l’intégration
Actions proposées
- Assurez un suivi des objectifs, de la formation et des rencontres prévues au plan d’intégration.
- Établissez un processus de deux ou trois rencontres entre l’employé et son superviseur immédiat. Prévoyez ces rencontres pendant la durée de la période d'essai[3] (habituellement trois mois) pour faire un suivi de la qualité de l’intégration du nouvel employé.
- Recueillez la rétroaction de l’employé sur les points forts et les points faibles liés à son intégration afin d’améliorer votre processus.
- Invitez le superviseur immédiat (préalablement préparé) à communiquer à l’employé ses points forts ainsi que ses objectifs de développement pour le reste du processus d’intégration.
Précisions quant au processus de suivi de l’intégration à distance
- Adaptez les rencontres de suivi en personne sous forme virtuelle au bénéfice de votre employé à distance.
- Augmentez le nombre de rencontres de suivi afin de bien encadrer l’employé et lui conférer un sentiment de prise en charge. Il ne faut surtout pas que l’employé se sente seul.
Détails
Cette étape primordiale permet de déceler rapidement si un employé est heureux ou non dans son nouveau poste, et le cas échéant, de prendre les moyens pour consolider la qualité de l’intégration.
Contenu d’un plan d’intégration
- Identification de l’employé et de son poste
- Mot de bienvenue
- Brève présentation de l’entreprise et de son historique
- Présentation de la mission, de la vision et des valeurs de l’entreprise
- Calendrier (horaire) des premières journées (précisant l’objectif des rencontres, les personnes à rencontrer, le moment et le lieu de chaque rencontre)
- Informations sur les intervenants à rencontrer dans le cadre du processus d’intégration (nom, poste occupé, rôles et responsabilités en lien avec l’intégration)
Facteurs de succès liés à l’intégration à distance d’un nouvel employé
Réussir l’intégration d’un nouvel employé à distance, c’est possible! Que votre nouvel employé soit appelé à travailler dans un secteur éloigné de vos centres d’exploitation, ou qu’il soit simplement en télétravail, voici quelques facteurs de succès liés à son intégration :
- Assurez-vous qu’il ait en main tout le matériel requis (ex. : ordinateur, logiciels, guides, etc.). Au besoin, planifiez l’envoi du matériel pour en assurer la réception avant la journée d’accueil.
- Adaptez vos méthodes de formation au contexte du télétravail et assurez-vous que les formateurs soient patients et flexibles avec les nouveaux employés.
- Assurez un suivi encore plus rigoureux qu’à l’habitude dans les différentes étapes du plan d’intégration. En personne, la tenue de rencontres informelles est plus facile alors qu’à distance, les occasions de socialiser avec le nouvel employé doivent être mieux planifiées.
- Nommez officiellement une personne responsable de l’intégration (superviseur immédiat) ainsi qu’un collègue « jumelé » qui seront des personnes-ressources auprès du nouvel employé. Assurez-vous de leur compréhension de leur rôle et de l’importance du suivi du plan d’intégration.
- Multipliez les occasions pour le nouvel employé de socialiser avec les membres de son équipe. Privilégiez des rencontres en groupes plus restreints pour favoriser la création de liens plus forts et personnalisés.
Conclusion
L’accueil et l’intégration d’un nouvel employé peuvent parfois paraître complexes. Toutefois, lorsqu’on prend le temps de déterminer et planifier les différentes actions à mettre en place dans cette étape cruciale du recrutement, on s’aperçoit qu’il est assez simple de créer un accueil et une intégration à la hauteur du potentiel de votre nouvel employé. Évidemment, lors de votre planification, assurez-vous de refléter la réalité de votre entreprise, d’adapter vos pratiques lorsque la personne se trouve à distance et de recueillir les informations susceptibles d’améliorer votre processus pour les prochains candidats.