- Auteure / Collaborateurs
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Les étapes du processus de dotation
- Analyser le besoin
- Afficher le poste
- Constituer un bassin de candidats
- Réaliser les tests et entrevues de sélection
- Vérifier les références professionnelles
- Effectuer les vérifications préemploi
- Effectuer la proposition d’embauche
- Fermer l’affichage du poste et clore le processus
- Conclusion
Auteure
Merci à Marie-Eve Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateurs
Merci à Me Jonathan Garneau, CRHA, avocat en droit du travail et de l’emploi chez Langlois avocats, pour sa collaboration à la rédaction de contenu et à la révision légale de cet outil.
Merci à Pierre-Alain Rey, CRHA, responsable de l’inspection professionnelle et de l’encadrement de la pratique à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour sa collaboration à la relecture de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Lorsqu’un besoin est identifié pour combler un poste au sein de votre organisation, vous entamez un processus de dotation rigoureux qui comprend plusieurs étapes. Identifier et suivre chacune d’entre elles vous permettra de ne rien oublier, de gagner en efficacité et d’améliorer l’expérience que vivront vos candidats.
Conseil
Avant même d’entamer les étapes présentées dans cet outil, il y a lieu de se rappeler qu’un poste vacant est l’occasion pour un conseiller en ressources humaines d’accompagner la réflexion des gestionnaires vis-à-vis de ce poste – est-il toujours pertinent, certaines tâches pourraient-elles être partagées, deux postes pourraient-ils être fusionnés ?
Les étapes du processus de dotation
Étape 1 - Analyser le besoin
- Ouvrir un dossier de sélection[1].
- Définir le contexte du poste à combler (l’équipe, le département, le projet, etc.).
- Définir les fonctions (tâches, responsabilités, etc.).
- Définir le profil recherché (niveau d’études et d’expérience exigé, compétences essentielles et secondaires, atouts, etc.).
- Définir un budget pour le poste (échelle de salaire et budget accordé pour l’affichage).
- Identifier le gestionnaire assigné au poste (le principal interlocuteur).
- Déterminer si des tests devront être réalisés (ex. : test de personnalité, test de rédaction en français). Il est important de cibler exactement les tests requis et de ne pas tomber dans le piège d’utiliser des tests non essentiels ou non alignés aux compétences ou connaissances attendues pour le poste.
- Déterminer quelles vérifications de préemploi seront effectuées, et s’assurer que ces vérifications ont un lien pertinent avec l’emploi.
Étape 2 - Afficher le poste
- Afficher le poste à l’interne afin de permettre aux employés de postuler. Il se peut également qu’ils connaissent un bon candidat à vous référer.
- S’assurer d’ouvrir les postes aux hommes comme aux femmes (se méfier des stéréotypes), et privilégier la rédaction épicène[2].
- Choisir les médias professionnels adéquats pour partager l’offre d’emploi.
- Porter une attention particulière à la formulation du titre et à la description de l’offre (ex. : choisir des mots clés). Assurez-vous de respecter les normes d’affichage et les choix de mots permettant d’être plus visible sur le Web.
- Définir la durée de l’affichage.
- Publier le poste sur les plateformes sélectionnées.
- Renouveler l’offre d’emploi au besoin.
- Effectuer une communication sur les réseaux sociaux professionnels pour accroître la visibilité du poste à pourvoir, et inviter les employés à la partager.
Étape 3 - Constituer un bassin de candidats
- Traiter les candidatures reçues (confirmer la réception des candidatures, assurer un suivi auprès des candidats, etc.).
- Effectuer de la chasse de tête au besoin (en contactant par exemple des candidats potentiels via un message personnalisé) ou recourir à un recruteur externe si le poste est spécialisé ou requiert des exigences particulières.
- Sélectionner les candidatures pertinentes en fonction du profil défini à l’étape d’analyse du besoin.
À garder en tête
Si vous avez l’intention d’utiliser ultérieurement le CV et les informations personnelles des candidats pour enrichir votre banque de candidats en vue de combler d’éventuels emplois, vous devez d’abord obtenir leur consentement en les informant de votre intention de conserver ces renseignements pour une période de temps spécifique. En effet, lorsqu’un emploi est comblé, l’employeur ne doit plus utiliser les renseignements personnels se retrouvant au dossier d’un(e) candidat(e), sauf s’il obtient son consentement écrit. Bien que la loi ne prévoit pas de période de conservation obligatoire pour les dossiers de candidatures, il est prudent de conserver ces dossiers au moins trois ans[3].
Étape 4 - Réaliser les tests et entrevues de sélection
- Effectuer une première entrevue téléphonique[4] selon un canevas préétabli (l’objectif est de valider les éléments essentiels au poste).
- Effectuer une seconde entrevue en mode virtuel ou en personne, selon un canevas préétabli comportant des questions plus ciblées. Cette entrevue devrait être réalisée conjointement avec le gestionnaire attitré[5].
- Effectuer les tests de sélection préétablis.
- Effectuer une deuxième entrevue de validation au besoin. À cette étape, il pourrait être pertinent d’impliquer des personnes qui seront éventuellement appelées à collaborer avec l’employé, ceci afin de créer un contact initial.
- Tout au long du processus, assurer un suivi régulier avec tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non[6].
Étape 5 - Vérifier les références professionnelles
- Obtenir l’accord du candidat avant de contacter ses références professionnelles.
- Contacter les références professionnelles du candidat. Solliciter des renseignements en utilisant un formulaire préétabli de vérification des références[7].
À garder en tête
On ne doit présenter au candidat une demande d’autorisation de vérification des références qu’une fois les premières étapes de sélection complétées, et seulement si l’on désire poursuivre le processus de sélection avec lui. N’oubliez pas de remettre au candidat un document qu’il devra signer pour confirmer son consentement.
Les questions que l’on pose au candidat doivent uniquement porter sur ses compétences professionnelles. Évitez de lui poser des questions personnelles concernant son état de santé, ses origines, sa situation familiale, etc. Si vous êtes un professionnel agréé, vous avez l’obligation de protéger les outils et techniques auxquels vous avez recours lors du processus de sélection afin d’éviter que d’autres personnes y aient accès[8].
Étape 6 - Effectuer les vérifications préemploi
- Obtenir le consentement écrit du candidat pour procéder aux vérifications de préemploi (antécédents judiciaires et criminels, questionnaires ou tests médicaux, parcours scolaire et universitaire, etc.).
À garder en tête
Tel que mentionné précédemment, la demande d’autorisation de vérification préemploi ne doit être présentée au candidat qu’une fois les premières étapes de sélection complétées, et uniquement si vous désirez poursuivre le processus de sélection avec lui. Ce consentement peut être obtenu en même temps que le consentement relatif à la vérification des références professionnelles.
À noter que durant le processus de préembauche, l’employeur n’est pas autorisé à poser des questions liées à la condition physique ou à un quelconque handicap du candidat, sauf si un lien peut être établi entre ces facteurs et les aptitudes ou qualités requises par l’emploi. Afin de déterminer s’il est pertinent et nécessaire de faire des tests ou d’autres vérifications de préemploi, il est important de procéder, au cas par cas, à une analyse des exigences du poste et des tâches à accomplir. L’employeur ne peut imposer sans autre justification de telles vérifications pour tous les postes de son organisation. Certains postes ne nécessitent pas par exemple de test médical préembauche[9] – les postes associés au personnel de bureau, entre autres.
Il importe également de souligner que la Charte des droits et libertés de la personne interdit à un employeur de rejeter une candidature simplement parce que le candidat a été déclaré coupable d’une infraction. Un employeur peut effectuer en toute légalité une vérification d’antécédents judiciaires s’il en a l’autorisation explicite, mais il ne peut refuser d’embaucher des candidats en raison de leurs antécédents judiciaires, sauf s’il est en mesure de démontrer de façon prépondérante l’existence d’un lien entre l’infraction et le poste à combler.
Étape 7 - Effectuer la proposition d’embauche
- S’assurer que le candidat a obtenu réponse à toutes ses questions concernant les conditions de travail.
- Lui remettre la proposition d’embauche.
- S’entendre sur les divers éléments de la proposition d’embauche (rémunération, date d’entrée en fonction, etc.).
- Entamer le processus d’embauche (signature du contrat, préparation à l’accueil et à l’intégration du nouvel employé, etc.).
- Annoncer l’arrivée de l’employé à l’équipe. Le nouvel employé appréciera que ses collègues et son gestionnaire lui fassent parvenir un mot de bienvenue par courriel ou via les réseaux sociaux professionnels.
Étape 8 - Fermer l’affichage du poste et clore le processus
- Retirer le poste des différentes plateformes où il était publié.
- Avertir les autres candidats que le poste a été comblé et offrir une rétroaction quant à leur performance aux différentes étapes du processus (résultats de tests, points positifs relevés lors des entrevues, conseils constructifs, etc.).
- Si vous êtes CRHA|CRIA, vous êtes tenu de conserver les documents relatifs au processus de sélection pendant une période d’au moins 3 ans après la fin du processus, peu importe que les candidats soient retenus ou non[10].
Conclusion
Il est essentiel de s’assurer que le processus de dotation respecte les encadrements légaux qui régissent la pratique professionnelle. Les CRHA|CRIA ont les compétences nécessaires pour exercer un jugement professionnel avec vigilance afin d’éviter l’application d’une pratique douteuse ou illégale. Ils se doivent de respecter le droit à la confidentialité des candidats et ont la responsabilité de maintenir la confidentialité de leurs informations personnelles pendant et à la suite du processus.