Les étapes à franchir lors d'une fin d'emploi due à une démission ou un congédiement

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• Introduction
• Les étapes à franchir
  • Avant le départ de l’employé
  • Le jour du départ de l’employé
  • Après le départ de l’employé
• Conclusion

Introduction

Quel que soit le motif lié à une fin d’emploi, le processus qui en résulte comprend plusieurs étapes et peut donner lieu à de vives émotions. Il est essentiel d’accompagner l’organisation de manière à ce que la rupture du lien d’emploi soit gérée humainement, dans les règles de l’art et dans le respect des lois. Voici donc les mesures à mettre en place, exposées étape par étape, pour assurer le bon déroulement d’une fin d’emploi due à une démission ou un congédiement. Notez que vous devrez adapter chacune de ces étapes en fonction du contexte propre à votre organisation.

Les étapes à franchir

Étape 1 - Avant le départ de l’employé

En cas de démission

• Demander à l’employé de vous remettre une lettre de démission indiquant la date prévue de fin d’emploi, et classer cette lettre à son dossier.
• Vérifier les modalités de préavis stipulées au contrat d’emploi en cas de démission. Si aucune mention n’y est faite, vérifier auprès des personnes concernées quel est le délai dont l’organisation a besoin pour assurer une transition aussi fluide que possible.
• Effectuer une entrevue de départ à l’aide d’un formulaire de fin d’emploi préétabli. L’objectif est de recueillir les commentaires de la personne sur son expérience au sein de l’entreprise.

• Planifier la dernière journée de travail.
• Annoncer le départ aux membres du personnel de l’organisation.
• Réserver au besoin un moment pour remercier l’employé et permettre aux collègues de lui dire au revoir (5 à 7, dîner de départ, pause virtuelle, carte de souhaits, etc.).
• Aviser le service de paie de la démission et de la date prévue du dernier jour de travail.

En cas de congédiement^[1]

• Préparer la lettre de congédiement. Vérifier à cet égard les modalités de fin d’emploi stipulées au contrat d’emploi.
• Prévoir les conditions propices à l’annonce de la décision (avoir les bonnes personnes, le bon endroit et le bon moment).
• Informer le représentant syndical, le cas échéant.
• Effectuer une rencontre préparatoire avec la personne qui rencontrera l’employé pour décider du message à communiquer et prévoir les réactions possibles.

• Prévoir si vous désirez offrir à l’employé congédié une aide externe pour l’accompagner dans sa recherche d’emploi future (certaines firmes se spécialisent dans ce type de service).
• Mettre en place un plan de communication pour annoncer le départ aux membres de l’équipe.
• Aviser le service de paie de la fin d'emploi et de la date du dernier jour de travail.

Dans tous les cas

• Prévoir un plan de transition (qui récupérera les dossiers en cours, quelles sont les informations cruciales à récupérer avant le départ, doit-on prévoir un remplacement, etc.). Évitez de surcharger les autres membres de l’équipe durant cette période de transition.
• Établir la liste des accès à récupérer/transférer.
• Calculer les sommes dues et vérifier les dispositions à prendre (régime de retraite, assurances collectives, etc.).

Étape 2 - Le jour du départ de l’employé

En cas de démission

• Profiter de cette dernière journée avec l'employé pour vérifier s'il reste des dossiers en suspens. Assurer un suivi par la suite.
• Laisser à l'employé l'occasion de discuter avec ses collègues, de leur dire au revoir.

En cas de congédiement 

• Rencontrer l’employé pour lui annoncer le congédiement, répondre à ses questions et lui remettre les documents de fin d’emploi (lettre de fin d’emploi avec quittance, selon le contexte^[2]; liste des sommes dues).
• Annoncer le départ aux membres du personnel en préservant la confidentialité des motifs entourant le congédiement.
• Aviser le service de paie du congédiement et de la date du dernier jour travaillé.

Dans tous les cas 

• Mettre à jour le dossier d’employé et le classer au bon endroit.
• Retirer l’employé des différentes adhésions et lui fournir le nom et les coordonnées des personnes-ressources auxquelles il pourra se référer s’il a des questions (ex. : régime de retraite, programme d’assurance collective).
• Récupérer le matériel appartenant à l’organisation (clés, cartes d’accès, téléphone cellulaire, ordinateur portable, carte de crédit, etc.).
• Permettre à l’employé de récupérer ses effets personnels.
• Retirer les accès de l’employé sur tous les systèmes (code de système d’alarme, adresse courriel, poste téléphonique, logiciels de travail, etc.).

Étape 3 - Après le départ de l’employé

Dans tous les cas

• Vider les tiroirs et armoires de l’ex-employé et y récupérer les documents confidentiels appartenant à l'organisation.
• Mettre à jour l’organigramme.
• Si l’ex-employé était en contact avec des clients ou des partenaires, informer ceux-ci du nom et des coordonnées de la nouvelle personne-ressource.
• Rester à l’écoute des besoins des employés qui travaillaient avec l’employé sortant afin de maintenir un climat de travail sain :
• S’enquérir de leurs besoins de soutien dans l’exécution de leurs tâches.
• Prendre le pouls des membres de l’équipe – comment se sentent-ils face à ce départ?
• Se montrer disponible, gérer les rumeurs et s’assurer que le climat de travail reste sain.
• Évaluer le besoin d’ouvrir le poste vacant.
• Évaluer les processus et pratiques en place pour tirer des leçons de la fin d’emploi.

Conclusion

Formaliser le processus de départ étape par étape et de façon chronologique vous permettra d’aborder une telle démarche avec sérénité et facilitera la répartition des tâches entre les personnes appelées à intervenir. N’oubliez pas que dans un processus de fin d’emploi, l’accompagnement d’un CRHA|CRIA est à privilégier. Les professionnels agréés ont les compétences nécessaires pour mettre de l’avant des pratiques qui préserveront l’aspect humain de la démarche, et ils sont en mesure d’aider l’organisation à prendre du recul pour évaluer les conséquences de la démission ou du congédiement. Au terme d’un tel exercice, ils seront aptes à formuler des recommandations visant à ajuster les processus et pratiques en place au sein de l’organisation.