- Auteure / Collaborateur
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Les documents à intégrer au dossier de sélection
- La description de l’emploi
- Le processus de traitement des candidatures
- Les entrevues
- La validation des références professionnelles
- Les vérifications de préemploi
- L’analyse salariale
- La rétroaction aux candidats refusés
- Protection des renseignements personnels ou confidentiels
- À quel endroit conserver les dossiers de sélection?
- La durée de conservation des dossiers
- Conclusion
Auteure
Merci à Marie-Eve Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur
Merci à Pierre-Alain Rey, CRHA, responsable de l’inspection professionnelle et de l’encadrement de la pratique à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour sa collaboration à la relecture de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Tout au long du processus de sélection, de nombreux candidats sont contactés et des documents et informations relatifs à leurs candidatures s’accumulent et doivent être conservés. Le fait de compléter vos dossiers de sélection vous permet en premier lieu de conserver les informations d’un candidat que vous pourriez vouloir contacter de nouveau à l’avenir, et en second lieu de conserver les informations qui ont appuyé vos décisions en matière d’embauche.
Les documents à intégrer au dossier de sélection
La description de l’emploi[1]
- La description de l’emploi (tâches, responsabilités, profil recherché, compétences requises, échelle de rémunération, etc.).
- Le nom du gestionnaire assigné au poste.
Le processus de traitement des candidatures
- La source des candidatures (la source de l’application ou de la chasse de tête, c’est-à-dire la plateforme par laquelle vous avez été mis en contact).
- Les informations personnelles requises et les documents de candidature de chaque candidat (nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, CV ou profil LinkedIn, lettre de présentation, copie des tests réalisés si applicable, et copie des diplômes obtenus au besoin).
À noter
Pour chaque information personnelle demandée à un candidat, il est important de se questionner sur la réelle pertinence de détenir une telle information à son sujet. Chaque question posée doit pouvoir se justifier au regard du poste convoité et des qualifications requises à l’exécution des tâches qui y sont reliées[2].
Les entrevues
- Vos guides d’entrevues téléphoniques et d’entrevues virtuelles ou en personne[3].
- Vos évaluations et résumés d’entrevues, pouvant être présentés sous forme de grille d’analyse des entrevues.
À noter
Il est recommandé pour chaque candidature d’accompagner d’une justification les décisions qui ont été prises[4].
- Si applicable, les tests de sélection utilisés au cours du processus (test psychométrique[5], test visant à évaluer le niveau de connaissance d’un outil ou d’une langue, etc.).
La validation des références professionnelles
- Le formulaire d’autorisation des références dûment signé. Ce document permet de certifier que le candidat vous autorise à contacter ses références professionnelles.
- Un formulaire de prise de références professionnelles comprenant les questions qui ont été posées aux employeurs que vous avez contactés[6].
À noter
À l’étape de la prise de références vous devez documenter à qui vous avez parlé, la date, qui a pris les références, etc.[7]
Les vérifications de préemploi
- Obtenir le consentement écrit du candidat pour procéder aux vérifications de préemploi (formulaire d’autorisation de vérification des antécédents judiciaires et criminels, questionnaire d’évaluation de santé, questionnaires ou tests médicaux préembauche, confirmation des acquis scolaires et universitaires, etc.). Le formulaire de vérification des antécédents judiciaires autorise que l’on demande au candidat sa date de naissance; il s’agit donc ici de lui faire signer un formulaire d’autorisation distinct.
À noter
Les vérifications exigées doivent être liées aux compétences requises pour le poste[8].
L’analyse salariale
- L’analyse salariale qui a été effectuée. Cette analyse comprend habituellement des informations sur les comparables internes, les comparables externes, l’équité salariale, l’expérience reconnue du candidat pour le poste et ses attentes salariales initiales. Ce document vous permettra de conserver une traçabilité dans le dossier du candidat.
La rétroaction aux candidats refusés
- Ainsi qu’il le fait à chacune des étapes du processus de recrutement, le recruteur qui donne une rétroaction à un candidat refusé doit conserver une trace de son appel ou de sa rencontre avec lui (ex. : date de l’appel, notes préparatoires à l’appel, réaction du candidat, points d’intérêt à relever).
À ne pas oublier
Une fois le candidat sélectionné, les documents du dossier de sélection qui le concernent doivent être transférés à son dossier d'employé[9].
Protection des renseignements personnels ou confidentiels
La protection des renseignements personnels est un secteur d’activité régi à la fois par des lois fédérales et provinciales. Afin d’identifier quelles lois sont applicables dans un cas précis, il faut déterminer si les activités de l’entreprise qui embauche relèvent de la compétence des lois provinciales ou fédérales[10].
Au provincial, le Code civil du Québec ainsi que les lois sur la protection des renseignements personnels dictent les normes applicables aux renseignements recueillis[11], alors qu’au fédéral les renseignements sont régis par les lois sur les renseignements personnels[12]. À noter que ce sont plus souvent qu’autrement les lois provinciales qui trouvent application.
Tel que stipulé à l’article 37 du Code civil du Québec :
Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution.
De plus, si vous êtes professionnel agréé, vous devez toujours vous assurer de prendre toutes les dispositions nécessaires pour préserver le secret des renseignements qui sont de nature personnelle ou confidentielle[13].
À quel endroit conserver les dossiers de sélection ?
Si vous êtes professionnel agréé, vous vous devez de conserver vos dossiers dans un local, meuble ou ordinateur sécurisé auquel les personnes non concernées n’ont pas librement accès et qui peut être verrouillé[14]. L’utilisation de supports et d’équipements informatiques est permise dans la constitution et tenue de vos dossiers, toutefois vous devez prendre les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels ou confidentiels et la sauvegarde de ces dossiers.
La durée de conservation des dossiers
Les CRHA|CRIA doivent conserver leurs dossiers de sélection au moins 3 ans après la fin du processus d’embauche[15]. Cette règle s’applique à tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non. Ce délai de conservation est une bonne pratique recommandée pour tous les employeurs, et particulièrement utile en cas de plainte liée à votre processus d’embauche.
Conclusion
Les dossiers de sélection permettent de conserver les renseignements qui appuient vos décisions en matière d’embauche. En assurer la bonne gestion relève aussi de votre responsabilité en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels et confidentiels qui s’y trouvent.