- Auteure / Collaboratrice
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Les étapes clés pour favoriser une bonne expérience candidat
- Faites rayonner votre marque employeur en tout temps
- Lors du traitement des candidatures
- Avant, pendant et après une entrevue téléphonique
- Avant, pendant et après une entrevue en personne
- De l’entrevue en personne au recrutement effectif
- Conclusion
Auteure
Merci à Marie-Eve Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaboratrice
Merci à Colette Côté, CRHA, inspectrice, développement professionnel et qualité de la pratique pour l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, pour sa collaboration à la relecture de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
L’expérience candidat fait référence à la perception qu’un candidat se fait d’une entreprise, de sa première interaction avec elle à son recrutement effectif. Le premier point de contact commence généralement lors du dépôt de la candidature, mais l’expérience candidat peut démarrer en amont de la recherche d’emploi, mue par l’image que dégage votre organisation. Voici quelques conseils qui vous aideront dans cette démarche et garantiront aux candidats une expérience agréable lors du processus de sélection.
Les étapes clés pour favoriser une bonne expérience candidat
Étape 1 - Faites rayonner votre marque employeur en tout temps
- Soignez l’image de votre site Web et de vos réseaux sociaux professionnels.
- Ajustez vos descriptions d’emploi de façon à les rendre compréhensibles, attrayantes et agréables à lire[1].
- Partagez du contenu varié et représentatif de votre expérience employé sur les réseaux sociaux professionnels.
- Optimisez l’onglet « carrière » de votre site Web afin d’apporter des éléments de réponse concrets à vos candidats potentiels.
Étape 2 - Lors du traitement des candidatures
- Envoyez aux candidats un courriel de réception de leur candidature, en les remerciant et en leur spécifiant si possible le délai dans lequel ils seront contactés.
- Si vous n’êtes pas en mesure de respecter le délai annoncé, envoyez un second courriel aux candidats pour leur dire que ce délai risque d’être plus long que prévu.
- Personnalisez vos courriels. Il est par exemple préférable de saluer le candidat par son prénom, peu importe que cette directive soit exécutée automatiquement ou manuellement.
- Dans un contexte de chasse de tête, personnalisez vos messages d’approche. Ainsi, même si le candidat n’est pas intéressé, il gardera une image positive de votre premier contact, reviendra vers vous plus facilement pour un poste futur et parlera en bien de votre entreprise à d’autres personnes.
- Envoyez un courriel aux candidats non retenus dans un délai raisonnable. Si à cette étape du processus vous décidez de ne pas mentionner le motif du rejet, il est tout de même essentiel de soigner le contenu du message. Remerciez par exemple le candidat de son intérêt envers le poste, et souhaitez-lui une bonne continuation dans ses recherches.
À noter
Si vous avez l’intention d’utiliser pour une opportunité future les CV des candidats et les informations personnelles que vous avez recueillies à leur sujet, vous devez d’abord obtenir leur consentement en les informant de votre intention de conserver ces renseignements, et de la durée pour laquelle vous comptez les conserver[2].
Étape 3 - Avant, pendant et après une entrevue téléphonique[3]
- Lorsque vous contactez un candidat par téléphone, vérifiez s’il est disponible avant de débuter l’entretien. Il se peut que le moment soit mal choisi pour lui.
- Vous pouvez aussi d’abord contacter le candidat par courriel pour connaître ses disponibilités en vue d’un premier échange téléphonique. Si vous vous fixez un rendez-vous, respectez la date et l’heure convenues, ou alors prévenez le candidat à l’avance en cas de retard ou d’annulation.
- À la fin de l’entrevue téléphonique, remerciez le candidat pour le temps qu’il vous a accordé et expliquez-lui la suite du processus, en prenant soin de préciser quand les candidats, retenus ou non, seront contactés. N’oubliez pas de lui dire qu’il peut vous contacter s’il a des questions supplémentaires.
- Si vous ne souhaitez pas poursuivre le processus avec le candidat, il est recommandé de lui annoncer la chose de vive voix plutôt que de lui communiquer votre refus par courriel. Le fait d’offrir une rétroaction constructive en précisant les raisons du refus améliorera son expérience candidat et l’image qu’il se fait de votre organisation.
Étape 4 - Avant, pendant et après une entrevue en personne
- Contactez le candidat en amont pour connaître ses disponibilités et ses préférences. Si par exemple le candidat habite loin de vos bureaux, il serait peut-être préférable d’opter pour une entrevue en vidéoconférence.
- Demandez au candidat s’il désire une confirmation sous forme d’invitation calendaire, en précisant le lieu du rendez-vous, les possibilités de stationnement, l’heure et les noms des personnes qui seront présentes à l’entrevue. Ne tenez pas pour acquis que le candidat désire recevoir une telle invitation – imaginez un peu la scène si son calendrier était partagé avec certains de ses collègues de travail ou avec son patron!
- Si l’entrevue est planifiée longtemps en avance, il est préférable d’envoyer un courriel de rappel la veille du rendez-vous ou de contacter le candidat par téléphone.
- Avisez la personne à la réception du nom du candidat et de l’heure de la rencontre, ceci pour vous assurer qu’il sera bien accueilli.
- Le jour de l’entrevue, présentez-vous à l’heure prévue ou prévenez le candidat à l’avance en cas de retard ou d’annulation.
- Mettez le candidat à l’aise en lui proposant un café ou un verre d’eau à son arrivée. Tenez l’entrevue dans un lieu agréable où il se sentira confortable, et mettez un verre ou une bouteille d’eau à sa disposition. Même s’il a refusé votre offre à son arrivée, il pourrait avoir besoin de se désaltérer durant l’entrevue.
- Lors de l’entrevue, permettez au candidat d’en savoir plus sur l’organisation et répondez à ses questions. Il sera ainsi plus à même de déterminer si le poste est fait pour lui.
- À la fin de l’entrevue, remerciez le candidat pour le temps qu’il vous a accordé et annoncez-lui la suite du processus, en précisant quand les candidats, retenus ou non, seront contactés. N’oubliez pas de lui dire qu’il peut vous contacter s’il a des questions supplémentaires.
- Si l’entrevue s’avère positive, vous pouvez profiter du fait que le candidat est sur les lieux pour lui faire visiter vos locaux. Il pourra ainsi évaluer si l’environnement de travail lui plaît.
- Si vous ne souhaitez pas poursuivre le processus avec le candidat, appelez-le pour lui donner une rétroaction constructive de l’ensemble du processus, et cela dans un délai raisonnable suivant son entrevue. Si le candidat n’est pas ouvert à recevoir une rétroaction, ne le forcez pas et offrez-lui de vous rappeler s’il change d’avis
Étape 5 - De l’entrevue en personne au recrutement effectif
- Suite aux vérifications préemploi[4] et à la prise de références, effectuez un suivi auprès du candidat retenu dans un délai raisonnable pour lui faire part de votre intérêt, et lui dire que vous êtes prêt à accepter sa candidature et à lui faire une proposition d’embauche.
- Si le candidat accepte votre proposition d’embauche[5], proposez-lui une seconde visite de vos bureaux afin qu’il puisse rencontrer ses nouveaux collègues.
- Si le candidat décide de se retirer du processus, remerciez-le du temps qu’il vous a accordé et invitez-le à vous contacter de nouveau s’il change d’avis ou si sa situation évolue.
Conclusion
Soigner l’expérience candidat peut avoir des impacts positifs sur la qualité de vos processus de sélection, mais aussi sur votre marque employeur. Même les étapes qui de prime abord peuvent sembler implicites revêtent une importance certaine dans l’esprit du candidat. Assurer un suivi dans des délais raisonnables et favoriser une communication constante et ouverte sont les éléments clés d’une expérience candidat humaine et positive.