- Auteure / Collaborateur
- Droits d’auteur
- Avis d’utilisation
- Introduction
- Section 1 : Pourquoi la rétroaction est-elle une étape essentielle?
- Section 2 : Quand annoncer au candidat qu’il n’a pas été retenu?
- Section 3 : Comment fournir une rétroaction constructive
- Préparer la rétroaction
- Par courriel, par appel ou en personne?
- Annoncer la nouvelle
- Rappeler les caractéristiques du poste et les critères d’évaluation
- Revenir sur les forces de sa candidature
- Indiquer les points sur lesquels il n’a pas su convaincre
- Obtenir une rétroaction en retour
- Conclusion
- Références
Auteure
Merci à Marie-Eve Drouin, CRHA, présidente et fondatrice chez Drouin Ressources Humaines Inc., pour sa collaboration à l’élaboration du contenu de cet outil.
Collaborateur
Merci à Pierre-Alain Rey, CRHA, inspecteur principal, développement professionnel et qualité de la pratique de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés pour la validation déontologique et réglementaire de cet outil.
Droits d’auteur
La reproduction, la publication et communication de ce document dans son intégralité sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique ou autre, y compris la photocopie, l’enregistrement ou l’introduction dans tout système informatique de recherche documentaire) est interdite sans le consentement écrit de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Par contre, pour les CRHA ǀ CRIA ainsi que les abonnés au Carrefour RH, il est permis d’utiliser les exemples contenus dans ce document avec les adaptations nécessaires sans autorisation de l’Ordre.
Avis d’utilisation
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés vous propose cet outil. Ce dernier doit toujours être adapté selon le contexte, les besoins de votre organisation ainsi qu’en tenant compte de l’ensemble des parties prenantes. Il ne constitue en aucun cas un avis juridique.
Si vous êtes un professionnel agréé, vous devez toujours vous référer à votre code de déontologie, aux normes professionnelles, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur et consulter un conseiller juridique au besoin.
Par ailleurs, les propos qui y sont exprimés n’engagent que leur auteur et l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés décline toute responsabilité à leurs égards.
Introduction
Faire un choix : un dilemme auquel bon nombre de recruteurs sont quotidiennement confrontés au cours d’un processus de sélection. Après de multiples rencontres et échanges enrichissants avec les candidats, il faut sélectionner la candidature la plus pertinente pour le poste à pourvoir.
L’étape finale du processus de sélection, une fois la décision prise, consiste à donner une rétroaction aux candidats non retenus. Bien qu’essentielle, cette ultime étape n’est parfois pas des plus agréables, ni pour le recruteur ni pour le candidat. Quand faut-il l’annoncer? Doit-on rester totalement transparent quant aux raisons du refus? Quels termes employer pour ne pas blesser la personne? Comment réagir si le candidat ne souhaite rien entendre?
Donner une rétroaction à un candidat non retenu se veut un échange constructif qui pourra lui être bénéfique pour l’avenir. L’outil que nous vous proposons ici offre quelques pistes de réflexion pour vous accompagner dans cette démarche.
Section 1 - Pourquoi la rétroaction est-elle une étape essentielle?
- Pour votre crédibilité : Si vous avez promis au candidat de lui faire part de vos observations, vous devez respecter cet engagement.
- Pour votre réputation : Un candidat déçu est un candidat qui n’hésitera pas à communiquer une image négative de votre organisation.
- Pour rester respectueux : Tout au long du processus de sélection, chaque candidat investit du temps pour vous rencontrer et répondre à vos questions. Ces candidats méritent en retour que vous leur concédiez un peu de votre temps pour leur donner une rétroaction.
- Pour aider le candidat : Être recruteur, c’est avant tout accompagner des individus dans l’atteinte de leurs projets professionnels. Votre rétroaction peut aider le candidat à s’améliorer dans ses prochaines entrevues.
- Pour optimiser vos recrutements futurs : Qui sait, un candidat refusé aujourd’hui pourrait être la perle rare pour un poste futur?
Le saviez-vous?
Une étude effectuée par Talent Board en 2018[1] démontre les impacts d’une expérience candidat positive ou négative.
Expérience candidat positive :
- Près de 80 % des candidats partagent leur expérience avec leurs proches, leurs collègues et leurs amis;
- 50 % partagent publiquement leur expérience, que ce soit sur des sites de revue comme Glassdoor, Indeed, ou sur divers médias sociaux.
Expérience candidat négative :
- 65 % des candidats partagent leur expérience avec leurs proches, leurs collègues et leurs amis;
- 35 % partagent publiquement leur expérience, que ce soit sur des sites de revue comme Glassdoor, Indeed, ou sur divers médias sociaux.
Section 2 - Quand annoncer au candidat qu’il n’a pas été retenu?
- Si vous êtes sûr de votre décision, il est inutile d’attendre pour prévenir le candidat : contactez-le dans un délai raisonnable de 48 h suivant l’entrevue.
- Si votre choix n’est pas encore fixé mais que vous vous étiez engagé à donner des nouvelles au candidat dans les prochaines 48 h, n’hésitez pas à le contacter pour lui faire part de votre réflexion et assurer un suivi quant à l’évolution de sa candidature.
Conseil
Au bout de 48 h, le candidat attend impatiemment votre appel en espérant recevoir une bonne nouvelle. Une fois le verdict annoncé, ce dernier peut légitimement être très déçu et ne pas être en mesure d’accueillir favorablement votre rétroaction. Soyez à l’écoute de vos candidats : certains ne voudront pas de rétroaction, d’autres oui. Adaptez-vous à leurs besoins.
Section 3 - Comment fournir une rétroaction constructive
Étape 1 - Préparer la rétroaction
- Facilitez-vous la tâche en préparant votre message à l’avance. Dressez la liste des principales raisons qui ont motivé votre décision, ce qui vous permettra d’adopter une ligne de conduite, de faire face avec aplomb aux réactions du candidat et de fournir des exemples qui illustrent bien vos propos. Conservez ce document dans le dossier de sélection.
Conseil
Avant de fournir votre rétroaction, vous devez être en mesure de répondre à la question suivante : Quelles raisons ont fait en sorte que je n’ai pas retenu sa candidature? Si vous avez du mal à identifier ces raisons, référez-vous à votre grille d’analyse de candidature.
Éatpe 2 - Par courriel, par appel ou en personne?
- L’humain doit rester au cœur de vos préoccupations tout au long de la démarche de rétroaction. Suite à une entrevue, il est fortement recommandé d’effectuer une rétroaction de vive voix plutôt que par courriel.
- S’il s’agit d’une candidature à l’interne, privilégiez une rencontre en personne pour offrir la rétroaction et revenir sur les forces de l’employé, sur ses aspirations de carrière et sur la manière dont vous pouvez l’épauler dans l’atteinte de ses objectifs.
- S’il s’agit d’une candidature externe, il est recommandé d’offrir la rétroaction par téléphone si la personne est disposée à la recevoir et si le moment lui semble opportun.
Étape 3 - Annoncer la nouvelle
- Annoncez tout de suite la nouvelle. Tourner autour du pot ne mène à rien. Il vaut mieux y aller tout de go pour faire tomber le stress rapidement.
- Vérifiez si votre candidat aimerait recevoir de la rétroaction et s’il est ouvert à vous en donner. Si oui, assurez-vous que c’est un bon moment pour lui, sinon proposez-lui de le rappeler.
Conseil
Au début de la rétroaction, annoncez au candidat comment se déroulera l’échange, en lui expliquant que vous allez lui faire part des principales raisons qui ont motivé votre décision.
Étape 4 - Rappeler les caractéristiques du poste et les critères d’évaluation
- Rappelez les prérequis techniques essentiels au poste.
- Revenez sur les qualités recherchées (structure, aisance, entregent, etc.).
- Prenez le temps de revenir sur le profil que vous recherchiez. Le candidat pourra ainsi faire des liens lorsque vous partagerez votre rétroaction avec lui, et comprendra mieux ses forces et axes d’amélioration.
Exemple de verbatim : Pour le poste de Directeur des technologies de l’information, nous recherchons une personne qui a, d’une part, un bagage technique lui permettant de suivre les projets réalisés par les développeurs, et d’autre part des habiletés pour interagir avec la direction et les employés. Elle doit également être alignée à nos valeurs et à notre vision d’entreprise pour faciliter à long terme son intégration au sein de l’équipe.
Étape 5 - Revenir sur les forces de sa candidature
- Il y a toujours des points positifs à relever dans une candidature. Après tout, ce n’est pas sans raison que vous avez fait venir ce candidat en entrevue, n’est-ce pas?
- Il est essentiel d’aborder les points positifs pour valoriser le candidat et ne pas le décourager.
- Illustrez vos propos à l’aide d’exemples concrets.
Note
Les forces que vous soulignerez peuvent porter sur ses compétences, sa disponibilité au cours du processus, sa personnalité, etc.
Étape 6 - Indiquer les points sur lesquels il n’a pas su convaincre
- Abordez cette étape en gardant en tête que vous êtes dans une démarche de conseil visant à aider le candidat dans ses prochaines entrevues.
- Illustrez vos propos à l’aide d’exemples concrets.
- Ne soyez pas dans la critique, mais dans la proposition d’axes d’amélioration.
- Ne donnez pas de fausses raisons; soyez transparent.
Mise en garde
Certains gestionnaires s’aventurent parfois à dire qu’ils ont préféré un autre candidat, mais le poste demeure ouvert ou est affiché de nouveau en ligne. Imaginez l’image que cela peut projeter dans l’esprit du candidat !
Les phrases à éviter :
- « Vous n’avez pas bien compris le poste. »
- « Ce n’est pas moi qui ai pris la décision finale. »
- « Nous n’avons pas ressenti une connexion avec vous. »
Les phrases à privilégier :
- « Quand vous avez répondu X à cette question, cela nous a donné l’impression que vous n’aviez pas compris la mission Y, qui est le cœur du poste. »
- « Le poste requiert des connaissances techniques en développement Web, or, lors de notre échange nous avons constaté que vos forces sont plutôt reliées au volet sécurité/infrastructure. »
- « Votre candidature est très intéressante, mais nous avons remarqué que vous avez un profil multitâche alors que le poste à pourvoir est plutôt basé sur des tâches routinières. Nous ne croyons pas que ce poste répond à vos aspirations professionnelles. »
- « Bien que vous ayez une vaste expérience et que vos compétences sont transférables, nous avons préféré retenir un candidat qui provient directement de notre secteur d’activité afin de faciliter l’intégration en poste. »
Et si le candidat ne semble pas à l’écoute ?
- Rappelez-vous que l’objectif premier est de lui faire vivre une expérience constructive. Vos actions doivent donc être dirigées en ce sens.
- Rappelez-lui qu’un processus de sélection s’effectue dans une logique d’arbitrage entre de nombreuses candidatures de qualité et qu’il est nécessaire de faire un choix.
- La rétroaction doit être constructive pour le candidat. Si vous sentez qu’il n’est pas ouvert à cette expérience, n’insistez pas.
Étape 7 - Obtenir une rétroaction en retour
- La rétroaction peut être bénéfique pour le candidat, mais elle peut aussi l’être pour vous !
- Obtenir la rétroaction du candidat face à votre processus de sélection peut vous permettre d’effectuer des ajustements et de vous améliorer à ce niveau.
- Remerciez le candidat et souhaitez-lui une bonne continuation dans la poursuite de ses projets professionnels.
Conseil
Le candidat peut se sentir mal à l’aise de vous dire ce qu’il pense de l’expérience de recrutement qu’il a vécue avec vous. N’hésitez pas à lui poser des questions précises au sujet de l’entrevue, du déroulement du processus, des délais de réponse, de la fluidité des communications, etc.
À garder en tête
Comme dans chacune des étapes de son processus de recrutement, le recruteur qui a donné une rétroaction doit conserver une trace de son appel ou de sa rencontre avec le candidat (ex. : date de l’appel, notes préparatoires à l’appel, réaction du candidat, points d’intérêt à souligner).
La décision d’embaucher ou non un candidat résulte d’une décision professionnelle, des recommandations du recruteur ou du client. Il est donc important d’en conserver les traces[2] et de les conserver de manière sécurisée pour une durée de trois ans[3].
Conclusion
Donner une rétroaction à un candidat non retenu n’est jamais chose facile. Cela dit, une rétroaction structurée et constructive ne pourra qu’aider le candidat. Il ne fait aucun doute que celui-ci vous en sera reconnaissant! Et lorsque vous entamez une telle démarche, gardez toujours en tête les bénéfices finaux.
Références
Furnari, Julie, « L’expérience candidat : concepts essentiels », Revue RH, 1er janvier 2018.
Bédard, Catherine et Guénette, Mathieu, « Comment donner du feedback à un candidat non retenu? », Boostalab.com.
André, Magali, « Pourquoi et comment donner du feedback à un candidat? », elinoi.com, 29 octobre 2019.