Le dossier disciplinaire

7.1 Qu’est-ce que l’employeur devrait consigner dans le dossier disciplinaire du salarié ?

L’employeur devrait consigner dans le dossier des ressources humaines toute l’information pertinente en lien avec les aspects disciplinaires et administratifs du salarié concerné. L’employeur devrait donc conserver tous les rappels et suivis par lettre et par courriel, les avis verbaux (avis de correction), les avis de convocation, les avis d’enquête, les avis de relevé provisoire, les avis d’avertissement écrit, les avis de suspension, les avis de congédiement, les évaluations de rendement, les plans d’amélioration de rendement, les plans d’action, les plaintes des clients, les plaintes des collègues, etc.

L’employeur peut aussi y déposer, si nécessaire, les communications de suivi, les courriels, les demandes et les rappels qu’il a formulés auprès du salarié, ainsi que la preuve de remise des politiques, règlements, guide de travail et de l’employé, etc.

En pratique, l’employeur doit conserver au dossier tous les documents qui pourraient être utiles, qu’ils soient disciplinaires ou non. Notons que dans un contexte de rapports collectifs de travail, la convention collective prévoit fréquemment les modalités d’accès au dossier par l’employé, l’obligation de conserver des documents, l’obligation de remettre le dossier disciplinaire tel que constitué, par exemple, lorsqu’une mesure est contestée par grief, etc.

7.2 Quelles sont les règles générales applicables à la gestion du dossier du salarié ?

En plus des règles de la convention collective ou de la politique de l’employeur, des règles relatives à l’accès à un dossier existent dans plusieurs lois. Sans entrer dans tous les méandres complexes des différentes possibilités, il est bon de savoir et de connaître ce qui suit :

• les articles 37 à 41 du Code civil du Québec, concernant la constitution d’un dossier, s’appliquent;
• la Loi sur l’accès aux renseignements des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) impose certaines contraintes quant à la constitution et au maintien des dossiers d’employés (articles 54 et suivants) :
  • un employeur ne peut recueillir des renseignements nominatifs concernant ses employés si cela n’est pas nécessaire aux fins de l’emploi;
  • un renseignement nominatif se définit comme étant un renseignement permettant d’identifier une personne physique;
  • les documents relatifs au dossier disciplinaire en sont;
  • en général, les renseignements nominatifs sont confidentiels;
  • un employeur ne peut transmettre des renseignements nominatifs à un tiers sans le consentement du salarié concerné.

7.3 Quelles sont les règles générales applicables pour la consultation du dossier du salarié ?

En plus des règles de la convention collective ou de la politique de l’employeur, des règles relatives à la consultation d’un dossier existent dans plusieurs lois. Sans entrer dans tous les méandres complexes des différentes possibilités, il est bon de savoir et de connaître ce qui suit :

• Droit d’accès et de rectification (articles 83 et suivants) :
  • un employé a le droit de consulter son dossier et de recevoir une copie de tout document le concernant;
  • un employé peut exiger la rectification des renseignements détenus à son sujet, si ceux-ci s’avèrent inexacts ou non autorisés par la loi;
  • un employé dont la demande a été refusée peut faire réviser la décision de son employeur par la Commission d’accès à l’information;
• l’employeur peut parfois refuser l’accès à ces documents :
  • si la décision de l’employeur n’est pas encore prise, il peut refuser l’accès aux documents utiles à la prise de décision;
  • si une procédure judiciaire ou quasi judiciaire est en cours ou sur le point d’être déposée;
• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) est moins précise à ce sujet. Il y a toutefois des règles qui encadrent :
  • la constitution d’un dossier;
  • le droit d’accès et de rectification;
  • le droit de recours à la Commission d’accès à l’information.