Les principes de l’imposition d’une mesure disciplinaire

Dans ce chapitre, nous expliquons les principes théoriques applicables concernant l’imposition d’une mesure disciplinaire. Dans tous les cas, il demeure important de bien connaître et de vérifier les paramètres imposés par la convention collective applicable, soit les formalités issues de la convention collective.

3.1 Est-ce que les règles d’équité procédurale s’appliquent en matière de mesures disciplinaires à l’employeur, et quelles sont ces règles ?

L’employeur doit toujours respecter les obligations découlant de la convention collective. Aussi, suivant les circonstances et la nature de l’entreprise (publique ou privée), les grands principes généraux relevant de l’obligation d’agir avec équité peuvent s’appliquer, mais l’employeur n’est pas nécessairement tenu de les appliquer de la même façon que pour le cas des tribunaux. Les règles d’équité sont des règles et des principes non écrits, qui découlent de différentes sources de droit.

Il existe plusieurs règles d’équité qui doivent être respectées, sous peine, en certaines circonstances, de voir la mesure imposée cassée par un arbitre. En somme, l’équité procédurale consiste dans le fait d’agir de bonne foi, soit entre autres de donner l’occasion au salarié de s’expliquer et de donner sa version des faits avant que l’employeur ne prenne une décision à son sujet. Il faut vérifier dans chaque cas si ce sont les règles de la convention collective qui s’appliquent ou celles de l’équité procédurale.

3.2 Qu’est-ce que la progression de l’imposition d’une sanction disciplinaire ?

C’est l’un des principes qui est souvent analysé par les arbitres, et souvent contesté en arbitrage, selon l’application qui en est faite par l’employeur. Il est bien établi que dans l’application des mesures disciplinaires, l’employeur doit agir avec une certaine progression ou gradation dans l’imposition des sanctions. En effet, au-delà du caractère punitif ou même exemplaire d’une sanction, le but premier de la discipline imposée est la réhabilitation ou la correction du salarié. La règle de la gradation des sanctions a pour objectif d’informer l’employé des difficultés rencontrées et des attentes à son égard. Il n’y a pas d’automaticité dans la façon de « graduer » les sanctions.

La sanction imposée doit être proportionnelle à la fois au manquement reproché, tenant compte du dossier disciplinaire du salarié, et à l’objectif de l’amener à modifier son comportement. Chaque cas est donc un cas d’espèce. Toutefois, la règle n’exige pas que les fautes reprochées, notamment le dernier incident, soient similaires aux précédentes. Avant d’en venir à la mesure draconienne qu’est le congédiement, l’employeur doit appliquer le principe de la gradation progressive des peines imposées. L’économie du droit du travail veut qu’un employeur ne puisse imposer des mesures disciplinaires que de façon graduelle et selon la gravité et la fréquence des reproches adressés au salarié, et qu’il ne puisse recourir au congédiement que dans des cas extrêmes, lorsque toutes les autres solutions ont été épuisées et qu’il n’y a plus aucun espoir de réhabilitation.

La progression des sanctions est souvent décrite dans l’ordre suivant : avis verbaux, avis écrits, courte suspension, suspension intermédiaire, longue suspension et finalement, le congédiement. Il s’agit de l’illustration d’une séquence habituelle. Par exemple, des infractions mineures commandent d’abord des remarques verbales. Toutefois, il coule de source que cette séquence n’est pas nécessairement obligatoire puisqu’elle doit être utilisée en fonction de la gravité de la faute. De chaque faute.

Il faut toutefois retenir le principe suivant : il faut aviser adéquatement le salarié et le punir en proportion de la faute. Ce n’est qu’à la fin d’un processus graduel que l’employeur pourra justifier un congédiement, sauf les cas de fautes dont la gravité est telle qu’elles nécessitent une sanction sévère immédiate. L’exemple des cas de malhonnêteté (vol, fraude) vient tout de suite à l’esprit. L’échec des mesures de plus en plus croissantes indiquera que le salarié ne veut pas se conformer aux directives et qu’il n’y a plus rien à faire. Un autre élément est nécessaire : il s’agit de la constance dans la gestion du dossier disciplinaire du salarié. L’employeur peut difficilement invoquer un avis écrit remontant à quelques mois ou années, s’il n’y a rien d’autre. L’absence de suite permet de conclure que le salarié s’est corrigé et a changé son comportement. Si celui-ci recommence, il y aura lieu d’évaluer la situation selon le temps écoulé. Il faut aussi se demander s’il s’agit du même type d’infraction ou de quelque chose de différent.

Dans le cas d’un congédiement de nature disciplinaire, l’intervention de l’arbitre consiste à s’assurer que l’employeur a suivi un processus de gradation des sanctions, adapté à la gravité de la faute commise, que le salarié a compris la cause du reproche et qu’il a eu l’occasion d’amender sa conduite. Les facteurs atténuants et aggravants seront pris en compte pour évaluer la sanction et, sauf exception, par exemple, dans le cas d’une faute grave, ce n’est qu’au terme d’un processus mené correctement qu’il sera possible de conclure à une cause juste et suffisante de congédiement.

Il est donc de connaissance qu’il doit y avoir progression dans l’application des sanctions, lorsqu’il s’agit d’incidents de même nature, par exemple, de la façon suivante :

• avis verbal ou réprimande;
• suspension de courte durée;
• suspension de moyenne durée;
• suspension de longue durée;
• congédiement.

Par exemple, si un salarié est fréquemment en retard, il pourrait être soumis aux différentes mesures disciplinaires suivantes :

• réprimande(s) verbale(s);
• réprimande(s) écrite(s);
• suspension d’une journée;
• suspension d’une semaine;
• suspension de quelques semaines ou d’un mois;
• congédiement.

Ce n’est pas toujours facile à apprécier lorsqu’il y a plusieurs infractions de différentes natures. Il existe deux exceptions reconnues à ce principe; en vertu de la théorie de l’incident culminant, une faute en apparence mineure peut toutefois mener à une mesure disciplinaire importante lorsque le dossier du salarié est chargé, par exemple, un salarié à qui on a reproché ses fréquents retards et qui s’absente sans autorisation. Aussi, un congédiement immédiat est possible dans certaines circonstances où le lien de confiance est irrémédiablement rompu en raison de la nature de la faute commise par le salarié, par exemple, un employé occupant un poste de confiance qui commet un vol des biens de l’employeur. Il faut aussi considérer que certains textes de convention collective empêchent de tenir compte du dossier disciplinaire antérieur lorsqu’un certain délai s’est écoulé (habituellement 12 ou 24 mois), ce qu’on appelle la clause d’amnistie, mais il faut que l’information reste toutefois au dossier puisqu’elle peut être utile à d’autres fins, par exemple, administratives.

3.3 Qu’est-ce que la prohibition de la double sanction ?

Il est bien établi qu’un employeur ne peut punir le même manquement par des mesures disciplinaires distinctes et définitives. Autrement dit, un employeur ne peut appliquer deux sanctions pour la même faute. En effet, en droit du travail, il y a prohibition de l’application de la double sanction pour une faute unique. Par exemple, lorsqu’un employeur a déjà imposé une suspension à un salarié, il ne peut ultérieurement le congédier pour les mêmes faits, car ce faisant, il se trouve à imposer au salarié une double sanction, ce qui est prohibé. L’imposition d’une double mesure disciplinaire, pour une seule et même faute, constitue un vice de procédure qui peut, à lui seul, justifier l’annulation de la sanction ou du congédiement.

Par exemple, si une réprimande est donnée par un cadre, une sanction plus importante ne peut être donnée ultérieurement par la haute direction pour la même infraction. Toutefois, le fait de couper le salaire d’une personne qui ne peut fournir sa prestation de travail est une sanction administrative, il n’y a pas alors de double sanction. Par ailleurs, le fait qu’un employé soit l’objet de sanctions déontologiques ou criminelles n’est pas non plus un empêchement au déroulement du processus disciplinaire; une sanction peut alors être imposée. Dans ce cas, plusieurs arbitres acceptent d’entendre des griefs dans ce contexte, malgré le fait que le processus judiciaire ne soit pas terminé.

Le fait qu’une suspension aux fins d’enquête (relevé provisoire) ait été imposée n’empêche évidemment pas d’imposer une mesure disciplinaire. Il est de jurisprudence constante qu’il n’y a pas double sanction lorsque la suspension avec ou sans solde, imposée par l’employeur, est relative à une enquête administrative et que le congédiement est plutôt dû au geste fautif commis par l’employé. Il s’agit dans ce cas de l’imposition d’une mesure administrative suivie d’une mesure disciplinaire. Les deux situations ont des objectifs différents de par leur nature et leur fonction.

3.4 Qu’est-ce que la non-discrimination dans l’imposition des mesures disciplinaires ?

Un employeur ne peut être injuste dans l’imposition des mesures disciplinaires. Autrement dit, il doit agir avec équité. Il ne peut, par exemple, imposer deux sanctions différentes à deux salariés qui ont commis la même faute. L’employeur ne peut agir avec arbitraire, injustice et discrimination dans le cas de l’imposition d’une mesure. Il doit y avoir une certaine cohérence et une logique dans le choix de la mesure et de la sévérité de celle-ci.

Pour qu’un salarié puisse soutenir être victime de discrimination ou d’un traitement distinctif à l’égard d’une même faute commise par d’autres salariés, il faut que les éléments sur lesquels se fonde cette prétention d’incohérence soient les mêmes. Autrement dit, l’analyse de la justesse d’une sanction est beaucoup plus large que la finalité de la sanction imposée, et passe par un ensemble de considérants propres aux circonstances de chaque situation.

La notion de « circonstances de l’affaire » auxquels réfère le Code du travail du Québec inclut la preuve que peut administrer le salarié pour démontrer une incohérence dans l’imposition d’une sanction, à titre de facteurs atténuants. À ce propos, la compétence du décideur dans l’appréciation de la justesse de la sanction imposée à un salarié s’étend à l’appréciation de la cohérence et de l’équité de celle-ci. Dans ces cas, la preuve des fautes similaires n’est pas suffisante en elle-même, les autres considérants devant être également analysés et soupesés.

C’est ainsi que, dans certaines circonstances, la différence de traitement pourra être justifiée, par exemple, par le dossier disciplinaire du salarié et aussi par l’existence de faits aggravants contribuant à la sévérité de la sanction imposée. Il ne suffit pas d’affirmer que pour une même faute, un salarié a droit à une même sanction, en éludant ainsi une partie importante de l’exercice de la compétence du décideur, soit l’analyse des facteurs entourant à la fois la faute elle-même, tout comme ceux qui participent à son atténuation ou son aggravation.

À ce propos, l’on peut assurément affirmer qu’il serait certainement très hasardeux de tenir pour avéré qu’une sanction donnée puisse faire objet d’universalité pour tous les salariés à qui l’on reprocherait la même faute. Il est établi que tout employeur est soumis, en vertu de son obligation d’agir avec équité, à ne pas être injustement discriminatoire dans l’imposition des mesures disciplinaires. Il est de principe universel que le même comportement doit être sanctionné de la même façon, dans le but de maintenir une certaine cohérence dans l’exercice du pouvoir disciplinaire.

Dans les cas où il n’existe pas de facteur de distinction justificatif, l’employeur ne peut faire de la discrimination dans l’imposition d’une mesure disciplinaire. À défaut, le tribunal interviendra pour modifier la sanction imposée dans le cas où le salarié serait le seul à faire l’objet d’une mesure disciplinaire, ou encore dans le cas où il aurait reçu une mesure disciplinaire plus sévère que d’autres salariés ayant commis le même geste ou des gestes semblables ou de même nature.

De plus, la défense basée sur la cohérence des sanctions n’est en principe recevable que dans deux situations précises : si la faute est commise dans un même continuum par plusieurs salariés, ou si l’employeur ne s’y oppose pas.

3.5 Qu’est-ce que la règle de la proportionnalité ?

Dans ce cas, il s’agit d’évaluer la proportionnalité entre la faute commise et la sanction. Il faut tenir compte des circonstances aggravantes ou atténuantes puisqu’il existe un éventail de sanctions. Comme l’employeur est tenu de s’appuyer sur une cause juste et suffisante pour imposer une sanction, il doit donc pondérer tous les éléments pour imposer la juste sanction.

Bien que ce soit difficile à cerner et à définir de façon universelle, l’on peut avancer que dans le cas de la cause juste et suffisante, l’on doit franchir trois étapes :

1. vérifier si l’employé a commis la faute que lui reproche l’employeur;
2. déterminer si la faute justifie l’imposition d’une mesure disciplinaire;
3. décider si la mesure disciplinaire choisie par l’employeur est appropriée compte tenu de la conduite de l’employé et de toutes les circonstances pertinentes de l’affaire.

3.6 L’employeur est-il tenu de faire une enquête avant d’imposer une mesure disciplinaire ?

Dans tous les cas, il est recommandé de faire une enquête (vérifications) avant d’imposer une mesure, afin de permettre à l’employeur de prendre une décision éclairée quant à la mesure appropriée à imposer, et ce, même si légalement parlant, il n’est pas tenu de faire une telle enquête (sauf si elle est prévue par convention ou autrement). Dans ce sens, l’enquête disciplinaire apparaît comme étant une étape préalable incontournable, et surtout, elle permet de bien circonscrire et de bien documenter le dossier. L’enquête nécessite de rencontrer toutes les personnes qui peuvent être impliquées dans les événements, ainsi que le salarié visé par la situation. Pour ce faire, il est essentiel de consigner par écrit l’ensemble des versions obtenues, en y indiquant seulement les faits et non des éléments non objectifs tels que les opinions, les impressions ou encore des éléments non pertinents.

Il faut bien comprendre que toutes les mesures disciplinaires n’exigent pas la tenue d’une enquête interne formelle. Mais dans tous les cas, il va de soi que des vérifications minimales doivent être faites. Souvent, une simple rencontre entre les personnes concernées est suffisante pour bien comprendre, clarifier et régler la situation. Elle permet ainsi à l’employeur de régler celle-ci simplement.

Il est préférable que chaque version de chaque témoin soit indiquée dans un rapport distinct pour l’essentiel des faits, c’est-à-dire, le sujet, l’objet, la nature de la rencontre, la date, l’heure et une description fidèle de la version du témoin rencontré. De plus, la personne chargée de l’enquête devrait idéalement produire elle-même un rapport de ses observations et vérifications. Ce type d’enquête doit être mené rapidement, avec objectivité et impartialité. La qualité de l’enquête permet d’obtenir tous les faits et toutes les versions et aussi de faire la collecte de toute la preuve, matérielle et autre, dans le but de prendre la mesure appropriée, compte tenu de toutes les circonstances de l’affaire.

Dans la collecte d’information, le rôle des employés cadres est important, car ils remplissent un rôle fondamental; ils sont les intervenants de première ligne. Ils font un véritable travail d’enquête lorsqu’il y a matière à mesure disciplinaire. Cette collecte d’information suppose, entre autres, de considérer plusieurs éléments, soit : les circonstances de temps et de lieu (p. ex., jour, heure, température), l’état de santé du salarié, la connaissance par le salarié du règlement ou de la directive qui n’a pas été respecté, de vérifier la méthode de distribution ou la tenue d’une réunion d’information afin de voir si le salarié a été informé, la compréhension par celui-ci des ordres qui lui ont été communiqués et qu’il a transgressés, de s’assurer de la façon dont l’ordre a été donné, ou de la main-d’œuvre disponible qui peut expliquer le comportement, de vérifier l’horaire des dernières semaines (heures supplémentaires), les conséquences des gestes posés, les dommages causés à l’équipement ou aux bâtiments, le contexte particulier en termes de volume de travail, etc.

L’enquête permet aussi de vérifier s’il y a eu atteinte à la réputation de l’employeur et de vérifier les décisions antérieures de ce dernier dans des circonstances similaires. Il faut aller fouiller dans les dossiers antérieurs, vérifier l’implication possible d’autres salariés, l’état de la machinerie ou de l’équipement en cause, le cas échéant. Cette vérification peut exiger de demander l’aide d’un spécialiste. Elle permet aussi l’identification des témoins (visuels, auditifs, etc.). Elle permet de plus de vérifier la preuve matérielle, vidéos, enregistrements, photos, etc. Il doit y avoir une rencontre individuelle avec tous les témoins qui ont une connaissance utile des événements, et la version du salarié devrait normalement être sollicitée après avoir obtenu l’ensemble de l’information.

3.7 Dans le cas de la tenue d’une enquête, quel devrait être le contenu du rapport ?

Le gestionnaire chargé de l’enquête doit s’assurer de regrouper et de conserver toute l’information recueillie. De plus, l’information verbale doit être consignée par écrit à des fins de référence ultérieure, et l’information sous forme de documents écrits doit être photocopiée et déposée au dossier. Cet exercice doit être fait le plus tôt possible en raison des longs délais avant l’arbitrage. Notons que dès que la décision aura été prise par l’employeur, les documents se trouvant dans le dossier de l’employé lui seront accessibles par l’intermédiaire des mécanismes de consultation prévus par la convention collective ou encore par la loi. À ce propos, nous invitons le lecteur à consulter le chapitre 7 du présent ouvrage.

Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un rapport de suivi d’enquête sont notamment les suivants :

• le nom du salarié;
• la date du rapport et le moyen de remise;
• le nom et les coordonnées de la personne à qui est adressé le rapport;
• l’objet et la nature du rapport;
• la version des faits du salarié et des témoins;
• la version des faits de l’employeur;
• les principaux constats;
• les recommandations et conclusions;
• la date de la ou des rencontres (le cas échéant);
• la date de la remise de la copie du rapport;
• la signature du gestionnaire.

Voici un exemple de rapport de suivi d’enquête simple, provenant des ressources humaines :

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RAPPORT D’ENQUÊTE

Résumé des faits :

Employé(e) concerné(e) :

Enquête faite le :

Témoin(s) rencontré(es) :

Participant(e)s :

Date :

Dossier :

Résumé des faits :

Constats :

Recommandations :

Pièces jointes :

Date ______________________

Signature de l’enquêteur rh

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Voici un exemple de rapport de suivi d’enquête plus élaboré, provenant des ressources humaines :

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[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XDirecteur des ressources humainesCoordonnées

Objet : Suivi de l’enquête de Monsieur X, recherchiste

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Monsieur [Madame],

Pour faire suite à nos différentes discussions et rencontres, la présente constitue notre rapport de suivi à l’égard de l’enquête menée dans le cas de Monsieur X, recherchiste.

Nous tenons à vous préciser que les supérieurs de celui-ci ont eu des soupçons et ont été également informés qu’il utilisait Internet à des fins autres que pour le travail, et ce, à compter du début juillet 20__.

Ils ont également eu des soupçons et ont été informés que celui-ci utilisait de façon nettement abusive le matériel de l’employeur, notamment la ligne téléphonique, à des fins autres que pour le travail. Ils ont été également informés dans la même période que celui-ci aurait réclamé à plusieurs reprises des heures de travail non effectuées.

C’est pourquoi, en date du début du mois de juillet 20__, nous avons demandé à Madame [Monsieur] X d’entreprendre des recherches avec nous concernant, entre autres, l’utilisation d’Internet, l’utilisation de la ligne téléphonique, ainsi que les déclarations et les entrées de temps du recherchiste.

L’enquête que nous avons menée, à ce moment-là, s’est échelonnée sur une longue période d’utilisation, qui a eu lieu du 1^er avril 20__ jusque vers la fin juin 20__. Elle a porté au départ et avait comme objet l’utilisation par Monsieur X de son ordinateur, plus particulièrement du temps de travail qu’il prenait pour effectuer des recherches sur Internet à des fins personnelles.

Nous nous sommes rendu compte que le temps de travail et le temps réellement déclaré ne concordaient pas. C’est pourquoi nous avons effectué de plus longues recherches pour obtenir des renseignements plus précis et pour valider ceux-ci dans le but de prendre la bonne décision quant à l’imposition d’une mesure disciplinaire.

Pendant le mois d’août, quelques rencontres ont eu lieu entre moi‑même et Monsieur X pour étudier et analyser les résultats de l’enquête. Nous nous sommes rendu compte que celui-ci a volé du temps de travail à l’entreprise en faisant des déclarations non conformes quant au temps de travail versus le temps déclaré. Encore ici, l’on peut conclure qu’il a commis une faute, et ce, de façon répétitive sur une longue période.

C’est pourquoi nous avons décidé de le convoquer pour l’interroger dans le but d’obtenir sa version des faits à l’égard des reproches que nous avions à formuler envers lui. La rencontre aura lieu, demain, le 12 septembre 20__, et les représentants du syndicat seront invités à l’accompagner.

Je serai accompagné de Monsieur X aux fins de l’interrogatoire et de la rencontre avec la partie syndicale. À la fin de l’interrogatoire, compte tenu des faits et circonstances déjà connus, Monsieur X sera relevé de ses fonctions par la remise, en main propre, d’un relevé provisoire. En fonction de la situation, nous allons aussi rencontrer les témoins suivants pour valider plusieurs faits : X, X.

Par la suite, nous ferons des vérifications concernant la teneur de la sanction à être appliquée, mais compte tenu des faits déjà recueillis, l’on se dirige vraisemblablement vers un congédiement si le tout est confirmé. Des recommandations suivront.

Cordiales salutations,

Monsieur [Madame] XCoordonnateur [Coordonnatrice] des ressources humaines

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3.8 Dans quel délai l’employeur doit-il imposer une mesure disciplinaire ?

La plupart des conventions collectives contiennent des dispositions imposant à l’employeur de sanctionner dans un délai précis le manquement du salarié. Souvent, la convention impose à l’employeur l’obligation d’agir dans un délai strict. S’il ne le fait pas dans le délai prescrit, il ne peut plus imposer la sanction. Ainsi, dans le cas du délai pour imposer la mesure disciplinaire, il faut bien faire attention aux textes de la convention collective qui peuvent prévoir des délais parfois très courts afin d’imposer une mesure disciplinaire (souvent aussi peu que 5 ou 10 jours); il importe de toute façon d’imposer la mesure en respectant un délai raisonnable.

Aussi, lorsque l’employeur n’a pas agi dans le délai prescrit, l’on peut être en droit de présumer qu’il a pardonné la faute commise par le salarié ou encore qu’il a renoncé à l’imposition de celle-ci, surtout lorsque la faute est une faute grave. À défaut de délais précis dans la convention collective, tout employeur doit agir dans un délai raisonnable dans l’imposition d’une mesure disciplinaire.

La notion de délai raisonnable n’est définie nulle part et varie selon les faits et les circonstances de chaque affaire. Ainsi, une mesure disciplinaire doit être imposée dans un délai raisonnable de la commission de la faute. Toutefois, certaines circonstances peuvent expliquer un certain délai plus long. Lorsque les fautes reprochées au salarié justifient la sanction ultime du congédiement, l’employeur doit agir en temps opportun, sinon le défaut peut lui être fatal. Ainsi, une faute suffisamment grave pour entraîner le congédiement nécessite une intervention diligente de sa part.

Par exemple, un délai d’un mois entre la faute et le congédiement peut être injustifié s’il n’y a pas eu d’enquête. Dans les faits, il est contraire au principe de l’application de la progression des sanctions qu’un employeur ne sanctionne pas les fautes immédiatement, mais qu’il choisisse plutôt d’attendre que celles-ci s’accumulent avant d’imposer une mesure disciplinaire. Enfin, l’imposition d’une suspension et le moment où elle sera réellement purgée n’ont pas à être concomitants.

3.9 Est-ce que la tenue d’une enquête suspend le délai d’imposition d’une mesure disciplinaire ?

La réponse à la question de savoir si la tenue d’une enquête suspend le délai d’imposition d’une mesure disciplinaire se retrouve assez souvent dans la convention collective même. Il est souvent indiqué que l’employeur doit imposer la mesure dans un certain délai précis. L’on peut mentionner et affirmer de façon générale que la connaissance par l’employeur d’une infraction n’a lieu qu’après que ce dernier a complété son enquête et pris connaissance de toutes les circonstances de l’affaire et de tous les faits pertinents pour l’imposition de la mesure disciplinaire. D’où « l’effet suspensif » de l’enquête.

Dans ce cas, la question consiste la plupart du temps à savoir à quel moment un employeur prend connaissance de la faute ? Il est généralement bien établi que d’avoir pris connaissance de la faute commise renvoie à l’action de connaître l’ensemble des faits liés à celle-ci, d’être renseigné sur la nature et les caractéristiques particulières de la violation concernée. Cela signifie davantage que de recevoir une simple information brute, objective et factuelle. La connaissance suppose une information complète de la nature et des principales caractéristiques de la faute, et ce, afin d’en saisir l’ampleur, la gravité et la portée, en vue précisément de lui faire correspondre une sanction proportionnelle et appropriée.

Généralement, les fautes que l’on rencontre en relations du travail concernent des violations à l’une ou l’autre des obligations fondamentales découlant du contrat individuel de travail du salarié. Il s’agit par exemple et en substance de l’exécution même de la prestation de travail, des obligations de présence au travail, d’obéissance hiérarchique, de diligence, d’honnêteté, etc. Ces obligations sont d’inégale importance et chacune se décompose elle-même en une multitude de variables qui s’adaptent à la réalité particulière de chaque situation concrète. Toutes ces situations concrètes peuvent donner lieu à des manquements ou fautes dont la nature et la gravité diffèrent d’une situation à l’autre, suivant toutes les circonstances.

Prendre connaissance de la faute signifie donc que l’employeur doit connaître la nature et les circonstances particulières de chaque situation déviante, de même que d’en avoir une vue d’ensemble, afin d’apprécier l’ampleur, la gravité et les effets de la conduite générale du salarié. Cette expression renvoie donc nécessairement à une connaissance complète de chaque faute. Il est d’ailleurs tout à fait normal qu’il en soit ainsi, si l’on considère les responsabilités que doit assumer l’employeur en matière disciplinaire. Il a notamment l’obligation de ne pas agir avec abus, injustice, discrimination et de façon déraisonnable.

Lorsque l’employeur impose une mesure disciplinaire à un salarié, il doit assumer deux obligations, à savoir en premier lieu, démontrer l’existence d’une faute à la base de la mesure, et en second lieu, justifier que la sanction qui a été imposée est juste, raisonnable, équitable et proportionnelle à la gravité de la faute commise, compte tenu de toutes les circonstances de l’affaire. Donc, l’obligation de l’employeur d’imposer une mesure disciplinaire dans un certain délai de la connaissance qu’il a eue de la faute ne peut que renvoyer à la connaissance complète de la nature de celle-ci, ainsi que de toutes les circonstances particulières de l’affaire.

Dans les faits, l’employeur doit posséder toute l’information nécessaire à la prise de décision, car c’est elle qui lui indiquera sa capacité à démontrer la faute en cas de contestation et le degré de gravité de cette dernière, afin de déterminer la sanction juste et équitable à imposer au salarié. Ainsi, l’employeur prend réellement connaissance d’une faute commise par un salarié lorsqu’il a terminé l’enquête relative à tous les faits et circonstances pertinents à la faute commise. Cette enquête couvre autant les faits reliés à la preuve de l’existence de l’infraction qu’à celle de sa gravité réelle, afin de décider de la sanction appropriée.

En somme l’on peut affirmer que tant que l’employeur peut raisonnablement justifier que son enquête est en cours et qu’il n’a pas réellement terminé celle-ci, on ne peut conclure qu’il a juridiquement pris connaissance de la faute. Ce n’est qu’au moment où il a fini son enquête que le délai de prise de connaissance de l’infraction commence à courir.

Ainsi, l’on peut également affirmer de façon générale que tant que le processus d’enquête est en cours et que l’employeur cherche raisonnablement et de bonne foi à compléter sa connaissance des circonstances d’une faute, le délai d’imposition de la mesure disciplinaire ne peut lui être reproché. En effet, il faut lui laisser le temps nécessaire pour faire une enquête appropriée pour lui permettre d’avoir en main toutes les données pour imposer la juste et raisonnable sanction, pourvu qu’il agisse avec célérité dans des délais raisonnables.

3.10 Quelles sont les mesures à prendre pour la convocation du salarié à une rencontre disciplinaire ?

La rencontre disciplinaire est souvent absente ou facultative dans les conventions collectives. Elle l’est si la convention collective dit, par exemple, « Lorsque l’employeur désire imposer une sanction disciplinaire, il peut à cette occasion [...] ». Il faut faire attention aux textes des conventions collectives qui rendent la rencontre obligatoire ou imposent des procédures particulières. En cas de mesures disciplinaires graves, par exemple, si un congédiement est envisagé, une telle rencontre serait obligatoire selon certains arbitres de griefs, en raison du principe de l’obligation d’agir équitablement.

L’on peut diviser cette phase du processus disciplinaire en trois volets distincts, soit la convocation, la rencontre elle-même, et la suite de celle-ci.

La convocation

Toute mesure à être prise à l’encontre d’un salarié doit normalement être précédée d’une rencontre préalable dont le but est d’obtenir la version du salarié. Celle-ci est recommandée quel que soit le type d’entreprise, le poste occupé, l’ancienneté du salarié, et quel que soit le motif de l’employeur pour agir. Il faut vérifier les dispositions de la procédure applicable selon la politique, ou selon la convention collective, puisque cette étape peut être obligatoire.

L’avis de convocation doit être remis selon la procédure prévue, soit par courriel ou par lettre remise en main propre, selon la situation et dans le délai prévu. De par son obligation de collaborer, le salarié ne peut pas refuser de se présenter à la suite de la commission d’une faute. L’employeur doit le convoquer puisqu’il risque de faire casser la mesure pour défaut d’avoir respecté la procédure. L’avis doit contenir la date et l’heure de la rencontre, et en cas de convocation en dehors des heures de travail, le temps passé doit être payé comme temps de travail. Si le salarié subit un quelconque autre préjudice du fait de cette convocation, il est en droit de réclamer à l’employeur les dommages et intérêts subis. Pour le lieu de la rencontre, c’est en principe celui où s’exécute la prestation de travail ou celui du siège social de l’entreprise, sauf si les circonstances justifient la fixation de la rencontre dans un autre endroit, selon la nécessité de la situation.

La convocation doit mentionner l’objet de celle-ci. En l’absence de dispositions conventionnelles plus favorables, la convocation n’est pas tenue de préciser les reproches contre le salarié. Toutefois, il faut toujours bien vérifier le texte applicable. De plus, l’avis de convocation doit aussi préciser que le salarié a la possibilité de se faire assister, plus particulièrement si la procédure le prévoit. La personne du syndicat qui assiste le salarié sera normalement rémunérée pour le temps passé à la rencontre.

La rencontre disciplinaire

C’est en principe le supérieur immédiat qui agit à titre de porte-parole pour mener à terme la rencontre. Il peut aussi se faire remplacer par un représentant des ressources humaines. Bien entendu, la personne qui représente l’employeur doit être au courant des faits pour être à même d’éclairer les personnes en lien avec l’enquête et les questions potentielles. C’est pour cela qu’il doit s’agir du supérieur immédiat ou du supérieur hiérarchique du salarié, ou encore de la personne qui a constaté le manquement.

La personne responsable de la rencontre pour l’employeur est présente seulement pour informer les personnes présentes de la situation en lien avec l’objet de la convocation. De plus, généralement, cette personne ne peut s’exprimer que sur les questions et les demandes formulées par le salarié ou le syndicat en lien avec cet objet. Ce n’est habituellement pas le moment propice pour discuter d’autres sujets. Durant la rencontre, l’employeur doit expliquer brièvement, sans entrer dans les multiples détails, les faits et les motifs de reproches qui pourraient se traduire en une sanction disciplinaire.

Le salarié doit se présenter à la rencontre suivant son obligation fondamentale de collaboration avec l’employeur. Il peut également se faire assister d’un représentant syndical, si la procédure de la convention le prévoit, comme nous l’avons déjà mentionné. La rencontre doit porter exclusivement sur les motifs de reproches et être en lien avec ceux-ci. Suivant cette rencontre, les parties auront l’occasion de pouvoir discuter de la suite.

Pour maximiser les bénéfices de la rencontre, il y a lieu de rédiger à l’avance les principales questions à poser au salarié; ces questions qui peuvent notamment concerner les différents sujets suivants :

1. Quels sont les motifs de reproches ?
2. Quels sont les date, heure et lieu de l’événement concerné ?
3. Quels sont les faits reprochés ?
4. Quelle est la nature des reproches ?
5. Quelle est la version du salarié ?

En somme l’on peut procéder généralement selon le scénario suivant :

• rencontre en présence d’un ou deux cadres représentant l’employeur et le représentant des ressources humaines;
• rencontre en présence d’un représentant syndical (le cas échéant) accompagnant le plaignant;
• la rencontre doit être brève (puisqu’elle est traumatisante et stressante);
• détermination au préalable de l’heure et de l’endroit;
• il faut être franc et factuel;
• le moment (fin de journée);
• l’endroit (territoire neutre);
• le ton de l’entrevue (il faut être ferme, mais respectueux);
• les questions principales devraient être préparées à l’avance;
• expliquer au salarié ce qui lui est reproché;
• il faut toujours laisser le salarié donner son point de vue;
• prise de notes ou enregistrement (à la connaissance de l’employé).

Pour l’entrevue de fin d’emploi, il faut être bien préparé et elle doit être dirigée par le supérieur immédiat de l’employé.

Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un avis de convocation de rencontre disciplinaire sont notamment les suivants :

• le nom du salarié;
• la date de la remise de l’avis;
  • la nature de l’avis (avis de convocation);
  • les motifs au soutien de la convocation;
  • les faits au soutien de la convocation (uniquement si la convention le prévoit);
  • le lieu et l’heure de la rencontre;
  • l’indication que le salarié a le droit d’être accompagné;
  • la date de la tenue de la rencontre;
  • la signature du gestionnaire.

Voici un exemple d’avis de convocation pour une rencontre disciplinaire :

Exemple 1 :

Convocation disciplinaire – actes de vandalisme sur les biens de l’entreprise

---

[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Convocation disciplinaire

---

Monsieur [Madame],

Il a été porté à notre connaissance que vous vous seriez récemment livré(e) à des actes de vandalisme sur les biens de [nom de l’entreprise].

Vous êtes en conséquence convoqué(e) à une rencontre avec [nom de la personne] aujourd’hui, à [heure et lieu] afin d’être informé(e) de façon plus précise de ce qui vous est reproché et aussi afin de pouvoir donner votre version des faits.

Vous pourrez alors, si vous le désirez, être accompagné(e) d’un(e) représentant(e) syndical(e).

Veuillez accepter nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Supérieur immédiat Dossier administratif

Exemple 2 :

Voici un exemple de suivi d’avis de convocation pour une deuxième rencontre disciplinaire :

---

[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Avis de convocation de suivi de l’enquête vous concernant

---

Monsieur [Madame],

Par la présente, prenez note que dans le cadre de l’enquête disciplinaire mentionnée en rubrique et dont vous faites l’objet, vous êtes à nouveau convoqué(e) pour être interrogé(e) le :

Date : Le 1^er septembre 20__Heure : 8 h 30Lieu : Bureau des ressources humainesMotif : Utilisation du service Internet de l’employeur et enregistrement de votre temps de travail

Lors de cette rencontre, vous aurez l’occasion de faire valoir votre version.

Nous vous demandons de nous confirmer que vous serez présent(e) lors de cette rencontre.

Enfin, conformément aux dispositions de la convention collective, vous avez le droit d’être accompagné(e).

Veuillez accepter nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Supérieur immédiat Dossier administratif

---

3.11 Est-il utile de rédiger un compte rendu de rencontre disciplinaire, et qu’est-ce qu’il devrait contenir ?

Rien n’oblige évidemment une partie à rédiger un compte rendu de la rencontre disciplinaire. Toutefois, en matière de preuve en cas de contestation de la mesure imposée, il est clairement préférable de rédiger un compte rendu de rencontre disciplinaire. En effet, la mémoire oublie, tout le monde le sait. De plus, une telle pratique facilite le suivi du dossier, ainsi que l’administration de la preuve, en cas de contestation.

Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un compte rendu de rencontre disciplinaire sont notamment les suivants :

• le nom du salarié;
• le nom et le titre des participants;
• la date du compte rendu;
• l’heure du début et de la fin de la rencontre;
• les questions soumises;
• les réponses du salarié (la version des faits du salarié);
• les principaux constats;
• la nomenclature des pièces (le cas échéant);
• le résumé du responsable des ressources humaines;
• les conclusions de la rencontre;
• la date de la rencontre;
• la signature du gestionnaire.

Voici un exemple de compte rendu de rencontre disciplinaire :

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RAPPORT DE RENCONTRE DISCIPLINAIRE

Résumé des faits

Employé(e) concerné(e) :

Enquête faite le :

Date de la rencontre :

Date du compte rendu :

Participant(e)s :

Heure de début et de fin :

Dossier :

Résumé de la déclaration de l’employé(e) :

Résumé du responsable rh :

Conclusion :

Pièces jointes :

Date ____________

Signature du responsable des ressources humaines

Quelle est la participation du syndicat à cette étape ?

Souvent, les conventions collectives prévoient la participation du syndicat pour le cas du salarié visé par la mesure. La convention peut, par exemple, prévoir que le syndicat peut être présent pour accompagner le salarié lors de la rencontre relative à l’imposition d’une mesure disciplinaire. Il arrive souvent aussi qu’il soit prévu que c’est le salarié qui peut décider s’il veut se faire accompagner ou non par le syndicat.

La suite de la rencontre

Sauf indication contraire dans la politique ou la convention applicable, il n’y a pas de délai de notification d’une lettre de suivi ou de sanction pour motif disciplinaire. Dans tous les cas, la lettre doit être transmise après la fin de l’enquête, dans le délai prescrit, ou lorsque l’enquête est terminée, ou à défaut, dans un délai raisonnable. La lettre doit contenir seulement l’essentiel des faits et des motifs pour que le salarié comprenne bien les reproches qu’on lui adresse et qu’il puisse s’amender, le cas échéant. À ce propos, nous renvoyons le lecteur aux modèles suggérés dans le présent ouvrage, dans la section pertinente au cas traité.

Dans le cas de l’après-congédiement, il faut prévoir la remise des affaires personnelles, la question des références postérieures, la communication aux autres salariés de l’équipe de travail et de l’entreprise, le certificat de travail, les assurances collectives, l’arrêt des cartes de crédit, l’interruption des accès électroniques, la remise des clés et des cartes d’identité, etc.

3.12 Qu’est-ce qu’un relevé provisoire ?

Lorsque les circonstances le justifient, il est possible pour l’employeur de suspendre temporairement un salarié de ses fonctions à des fins d’enquête. Il s’agit de relever provisoirement le salarié de ses fonctions pour une durée indéfinie. Il faut noter qu’il s’agit d’une suspension non disciplinaire, reconnue comme étant valide par les tribunaux. Dans ce cas, pour l’écarter de ses fonctions ou l’affecter à d’autres fonctions, le cas échéant, le salarié doit être soupçonné d’un manquement grave commis pendant les heures de travail. Il peut aussi être relevé de ses fonctions pour un manquement commis en dehors de ses heures de travail. Toutefois, l’infraction reprochée doit avoir un lien avec l’emploi, par exemple, un policier accusé de vol ou de voies de fait, un pompier accusé d’incendie criminel, un commis-comptable accusé de fraude ou de vol, un chauffeur d’autobus accusé d’un crime à caractère sexuel, etc.

Dans le cas du relevé provisoire, le maintien en poste du salarié doit être susceptible de nuire à la réputation de l’employeur ou de causer un problème au sein des collègues de travail. Les effets peuvent être réels ou appréhendés, et souvent, il y a présomption de tels effets. Aussi, il doit être clair que le salarié ne peut continuer à exécuter ses tâches en raison du comportement faisant l’objet de l’enquête. La plupart du temps, le relevé provisoire est avec solde, sauf si la faute commise est grave et que les circonstances le justifient, le relevé étant alors sans solde. Il s’agit toutefois de l’exception. Il faut aussi bien analyser le texte de la convention concernée. Également, il faut vérifier si une affectation différente pourrait être confiée au salarié.

De plus, normalement, il faut mener une enquête dans les meilleurs délais et une décision finale doit normalement être prise sans délai, dès que l’enquête est terminée. Un relevé provisoire, même s’il est indéfini au départ, ne peut durer trop longtemps. Il doit être d’un délai raisonnable pour la durée de l’enquête. Si à la fin de l’enquête, le salarié est exonéré, il reprend ses fonctions sans perte de salaire et il y a présomption qu’il n’a jamais été suspendu. Par contre, s’il est reconnu fautif, le relevé provisoire s’applique de la même façon que la mesure disciplinaire. Mentionnons que dans le cas d’une faute de nature criminelle, il est possible pour l’employeur d’attendre la fin du procès criminel, mais ce n’est pas nécessairement la bonne décision à prendre lorsque l’employeur a fait enquête et possède l’information nécessaire et suffisante pour prendre une décision. En effet, le droit criminel comporte ses propres règles et le droit du travail aussi.

En somme, le relevé provisoire est une suspension provisoire définie quant au terme afin de permettre à l’employeur de mener une enquête sur les comportements douteux d’un salarié. Dans tous les cas, il doit y avoir nécessité d’écarter le salarié des lieux du travail pour, par exemple, un motif grave, comme le vol, la fraude, l’atteinte à l’obligation de loyauté, etc. Il doit avoir un caractère juste et raisonnable, et la décision doit être prise de bonne foi et équitablement.

Dans le cas de la suspension pour enquête (relevé provisoire), l’employeur doit respecter certains principes au moment de l’imposition de celle-ci :

• la mesure doit être prise pour protéger les intérêts légitimes de l’employeur, qui doit démontrer le caractère juste et raisonnable de sa décision;
• il doit faire preuve de bonne foi et agir équitablement;
• la mesure doit être provisoire et de durée relativement courte, déterminée, ou déterminable;
• elle doit être imposée avec solde, sauf circonstances exceptionnelles.

Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un avis de relevé provisoire sont notamment les suivants :

• le nom du salarié;
• la date de la remise de l’avis;
• la nature de l’avis (relevé provisoire);
• les motifs au soutien de la décision;
• l’indication qu’il lui est interdit d’entrer en communication avec les autres employés, quels que soient le moyen et le motif;
• l’indication qu’il lui est interdit d’être présent sur les lieux du travail;
• l’indication que c’est l’employeur qui entrera en communication avec lui pour la suite;
• la signature du gestionnaire.

Exemple 1 :

Un relevé provisoire peut être rédigé de la façon suivante :

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[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Votre relevé provisoire, article X de la convention collective

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Monsieur [Madame],

Récemment, nous avons reçu plusieurs plaintes des parents des enfants qui fréquentent notre établissement scolaire.

Les plaintes des parents concernent votre comportement à l’égard de leurs enfants.

Nous prenons très au sérieux ces plaintes, et c’est pourquoi en fonction des faits et des circonstances qui ont récemment été portés à notre connaissance, nous sommes dans l’obligation d’effectuer une enquête.

Étant donné que la réputation de notre établissement est en jeu, vous êtes suspendu(e) pour enquête avec solde pour une période indéterminée pendant la durée de celle-ci.

Pendant cette période de relevé provisoire, il vous est formellement interdit d’entrer en communication, en tout temps et par quelque moyen que ce soit, y compris par l’intermédiaire des réseaux sociaux, avec les dirigeants, les employés et les autres représentants de votre employeur, les parents, ainsi que les enfants, que ce soit pendant les heures de travail ou même en dehors des heures de travail.

Pendant cette période de relevé provisoire, il vous est également formellement interdit d’être présent(e) sur les lieux du travail.

À défaut par vous de suivre strictement les demandes et consignes formulées dans le présent relevé provisoire, des mesures disciplinaires pourraient être prises à votre endroit.

Dès que cette enquête sera terminée, nous vous ferons part de notre décision définitive concernant votre avenir au sein de notre établissement.

Pour ce faire, nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais.

Veuillez accepter nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Syndicat Dossier de l’employé(e)

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Exemple 2 :

Suivant les circonstances, un relevé provisoire peut également être rédigé de la façon suivante :

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[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Votre relevé provisoire, article X de la convention collective

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Monsieur [Madame],

Par la présente, nous vous indiquons que vous êtes relevé(e) provisoirement de vos fonctions de X, que vous occupez au sein de notre entreprise depuis l’année 20__, le tout à des fins d’enquête.

En effet, en fonction de l’ensemble des faits et des circonstances qui ont été récemment portés à notre connaissance, nous sommes dans l’obligation d’effectuer une enquête concernant vos faits et gestes.

La situation nécessite une intervention immédiate aux fins de vous écarter provisoirement de l’exécution de vos fonctions et de permettre à l’employeur de prendre une décision éclairée vous concernant; c’est notamment pourquoi vous êtes relevé(e) de vos fonctions.

Pendant cette période de relevé provisoire, il vous est formellement interdit d’entrer en communication, en tout temps et par quelque moyen que ce soit, y compris par l’intermédiaire des réseaux sociaux, avec les dirigeants, les employés et les autres représentants de votre employeur, que ce soit pendant les heures de travail ou même en dehors des heures de travail.

De plus, il vous est formellement interdit de vous présenter sur les lieux du travail pendant cette période de relevé provisoire, sauf en cas d’autorisation écrite du [de la] soussigné[e].

À défaut par vous de suivre strictement les demandes et consignes formulées dans le présent relevé provisoire, des mesures disciplinaires pourraient être prises à votre endroit.

Soyez assuré(e) que dès que l’enquête sera terminée, et sans préjuger des résultats, nous vous ferons part des conclusions de celle-ci et de notre décision vous concernant.

Pour ce faire, nous communiquerons avec vous dans les meilleurs délais.

Veuillez accepter nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Syndicat Dossier de l’employé(e)

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3.13 En cas de faute grave, est-ce que l’employeur est tenu de congédier immédiatement le salarié ?

Selon le principe général, normalement, lorsque la faute est d’une certaine gravité, l’employeur doit agir sans délai et doit congédier immédiatement le salarié concerné. En effet, une mesure disciplinaire doit être imposée dans un délai raisonnable de la commission de la faute, surtout si elle est grave. Toutefois, certaines circonstances peuvent expliquer un certain laps de temps plus long. Lorsque la faute reprochée au salarié justifie la sanction ultime du congédiement, l’employeur doit agir en temps opportun, sinon le défaut peut lui être fatal. Ainsi, une faute suffisamment grave pour entraîner le congédiement nécessite une intervention diligente de sa part.

Cependant, il peut plutôt relever provisoirement et immédiatement le salarié de ses fonctions à des fins d’enquête, et ce, dans le but d’écarter du travail la personne fautive et aussi de pouvoir faire une enquête de façon libre et sans contrainte. En effet, l’employeur doit avoir en main toute l’information pertinente avant de prendre une décision aussi importante que celle de mettre un terme au contrat d’emploi. Il peut/doit alors obtenir la version du salarié visé, des témoins, etc. avant de prendre une décision.

Toutefois, la Cour d’appel a déjà décidé que même en présence d’une faute grave du salarié, l’employeur n’est pas tenu de le congédier sur-le-champ, et ce n’est pas parce qu’il impose une sanction, par exemple, deux semaines plus tard, alors que le salarié a continué à travailler, qu’il a renoncé à son droit de le congédier ni qu’il a pardonné l’offense commise. En effet, un tel délai n’est pas inusité. Selon la cour, un tel raisonnement aurait en effet pour conséquence que le salarié, qui a commis par exemple dans ce cas une faute grave en plus d’avoir menti, serait indemnisé, alors que l’employeur serait pénalisé pour avoir pris le temps de faire une enquête.

3.14 Quelle doit être la forme de l’avis disciplinaire et que doit-il contenir ?

Il arrive souvent que les conventions collectives prévoient l’obligation pour l’employeur d’envoyer, dans un délai donné, un avis confirmant l’imposition de la mesure disciplinaire. Le contenu peut donc être suggéré par la convention collective, ce qui est fréquemment le cas. Il faut faire attention aux textes qui exigent de préciser les « raisons et les faits » ou les « motifs » justifiant la mesure, car la jurisprudence est encore partagée sur les conséquences de ne pas respecter un tel texte. Souvent, les conventions collectives prévoient un contenu précis minimal obligatoire pour l’avis de mesure disciplinaire.

L’employeur a alors l’obligation de transmettre les faits ou les motifs au soutien de sa décision. Cet avis est une étape, la plupart du temps obligatoire, dans le processus ayant pour objet d’informer le salarié et le syndicat. Normalement, il s’agit d’une lettre qui est transmise au salarié et qui est versée à son dossier. Dans le cas où l’employeur est une municipalité, par exemple, cet avis est accompagné de la résolution du conseil. Il y est souvent prévu l’obligation de transmettre une copie au syndicat. La résolution adoptée par un organisme ayant cette obligation devrait être très concise.

3.15 Comment s’assurer de la bonne rédaction du contenu de l’avis ?

L’avis disciplinaire doit être rédigé de façon à contenir l’essentiel des faits et des motifs reprochés au salarié, en fonction de la politique ou la convention applicable. L’employeur doit être en mesure de prouver chacun des faits reprochés dans l’avis, d’où l’importance de mener une enquête de qualité et de rigueur. Il est donc très important de ne pas jamais présumer de certains faits.

Aussi, l’employeur doit s’assurer que les faits reprochés permettent au salarié et au syndicat de se défendre adéquatement en sachant clairement ce qui lui est reproché. Les faits, les motifs, les reproches mentionnés dans un avis ne doivent pas être vagues, imprécis ou ambigus. À ce stade, il faut transmettre uniquement ces éléments et non le contenu de la preuve, soit le nom des témoins, les déclarations écrites, leurs versions, les vidéos, etc.

À défaut de fournir un avis disciplinaire contenant les principaux faits et les motifs, le syndicat pourrait faire une demande auprès de l’arbitre pour faire casser la mesure pour insuffisance de précisions, ou encore il pourrait faire une requête en précisions. Dans ce dernier cas, la plupart du temps, le syndicat tente d’obtenir non pas des précisions, mais toute la preuve de l’employeur. Il n’existe pas de dispositions législatives forçant un employeur à divulguer sa preuve au préalable. Toutefois, l’employeur pourrait être tenu de transmettre des précisions à la partie syndicale, dans l’éventualité d’un avis imprécis et lorsqu’il y a une requête en ce sens. D’où l’importance de transmettre l’essentiel des faits et des motifs de la sanction sans transmettre ou divulguer le contenu de sa preuve.

Au début, l’avis doit contenir un bref rappel de l’enquête et du contexte factuel, ainsi que les motifs et les mesures antérieures, si l’employeur peut les invoquer en fonction de la clause d’amnistie. Le corps de l’avis doit contenir un bref rappel des événements et chacun des faits reprochés et qui sont à prouver. L’avis doit aussi référer à la version et à la réaction du salarié lors de la rencontre, en indiquant s’il a collaboré, avoué, nié, etc. Par la suite, il faut préciser les facteurs aggravants et atténuants, de même que les politiques et normes transgressées. Finalement, il y a lieu de référer à la sanction imposée et de clarifier les attentes de l’employeur. Le cas échéant, il faut indiquer qu’en cas de récidive une mesure plus sévère sera appliquée.

Pour éviter toute problématique, nous recommandons aussi d’éviter que l’avis disciplinaire évite l’un ou l’autre des écueils suivants :

• trop de détails inutiles;
• manque de précisions quant à l’un des manquements;
• des termes désobligeants;
• manque d’empathie;
• des faits non vérifiés, non appuyés ou inexacts;
• des mentions contraires à la convention collective;
• des références à des mesures amnistiées;
• etc.

3.16 Quel doit être le contenu précis de la mesure disciplinaire ?

Il y a toutes sortes de modèles et toutes sortes de façon de faire. Un simple coup d’œil sur Internet donne le vertige, car chacun propose sa propre recette. Toutefois, il faut bien comprendre qu’un modèle n’est pas nécessairement meilleur qu’un autre et il n’existe pas une forme universellement bonne. Cependant, il y a selon nous des éléments incontournables qui doivent se retrouver inévitablement dans tout avis de mesure disciplinaire. Bien entendu, chaque avis doit être adapté selon les circonstances, l’entreprise, les façons de faire, et tenir compte de l’historique des parties, des faits de la politique ou la convention applicable, etc. Ces éléments qui pourraient apparaître sont généralement les suivants :

• les infractions antérieures (faire un retour sur les infractions antérieures);
• la description de l’infraction (faire un court résumé des faits précis à l’origine du reproche);
• la correction requise et l’aide offerte au salarié (il doit connaître non seulement les attentes de l’employeur, mais aussi les moyens par lesquels il peut les atteindre);
• la sanction disciplinaire choisie (le document doit refléter la sanction disciplinaire choisie et en confirmer la teneur);
• l’aspect positif de la mesure disciplinaire (souligner l’importance d’un travail bien fait, l’importance du rôle du salarié dans l’entreprise, soit un aspect positif, le cas échéant);
• la mise en garde (avertir le salarié des conséquences futures en cas de récidive).

De façon générale, les renseignements suivants sont aussi habituellement inclus dans l’avis disciplinaire :

• le nom du salarié;
• la date de l’avis;
• la nature de l’avis (avis oral, avis écrit ou avis de suspension);
• la durée de la suspension (le cas échéant);
• la version des faits du salarié (le cas échéant);
• la version des faits de l’employeur;
• les actions correctives qui devront être prises par le salarié (le cas échéant);
• la date de la rencontre de suivi (le cas échéant);
• la date de la remise de la copie de l’avis au salarié (le cas échéant);
• la signature du gestionnaire.

Le document disciplinaire doit ensuite être signé par l’employeur ou son représentant. Le supérieur immédiat du salarié peut également signer l’avis disciplinaire, s’il y a lieu selon le contexte. S’il s’agit d’un avis écrit ou d’un avis de suspension, il doit ensuite être remis au salarié et une copie doit être déposée dans son dossier personnel, et une copie transmise au syndicat.

Ce document peut aussi porter les noms suivants, selon la situation : Avis écrit à un employé, Lettre d’avertissement pour un employé, Lettre d’avis oral à un employé, Avis de suspension, Avis de correction, Avis de suspension à un employé, etc.

3.17 De quelle façon la sanction doit-elle être notifiée au salarié et au syndicat ?

Avant de prendre une sanction, autre qu’un avertissement, l’employeur peut/doit convoquer par écrit le salarié à une rencontre préalable, en précisant l’objet, la date, l’heure et le lieu de la rencontre. Il faut bien analyser le texte de la convention applicable pour déterminer les formalités à suivre. La convocation rappelle au salarié qu’il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au syndicat, si la convention le prévoit. Lors de la rencontre, l’employeur indique les motifs de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié.

La sanction doit être notifiée dans un délai raisonnable après la fin de l’enquête ou après le jour fixé pour la rencontre. Le salarié doit être informé par écrit de la nature et des motifs de la sanction prononcée à son égard. La notification de la sanction doit être faite par courriel, remise en main propre, par lettre recommandée, ou encore par huissier. L’employeur doit conserver au dossier du salarié une copie de la mesure, ainsi que la preuve de la remise.