2.1 Qu’est-ce qu’une entente individuelle ?
Il s’agit d’une mesure administrative, soit une entente entre l’employeur, le salarié et le syndicat, le cas échéant, permettant la plupart du temps au salarié de retrouver son emploi à des conditions particulières. Au lieu de provoquer un litige, les parties préfèrent convenir, à bon droit, d’une entente à l’amiable. Souvent, on retrouve ce type d’entente dans le cadre de la conclusion d’une entente de la dernière chance; ce sujet sera abordé au chapitre 4.
Lorsqu’un syndicat est présent dans l’entreprise, il est recommandé que ce type d’entente soit signé par les trois parties. Dans le but d’éviter tout litige, il est aussi recommandé de clairement exprimer dans l’entente les conditions de réalisation et d’indiquer un délai pour la réalisation de celles-ci.
2.2 Qu’est-ce qu’un rapport d’incident et que doit-il contenir ?
Le rapport d’incident est un formulaire de l’entreprise recueillant les principaux renseignements relatifs à une mesure disciplinaire ou non disciplinaire, ainsi que d’autres renseignements complémentaires que l’entreprise choisira d’y inscrire. C’est en quelque sorte un outil ou un aide-mémoire qui sert à conserver une trace de la preuve en lien avec une situation. C’est un document administratif qui appartient en propre au gestionnaire et qui ne fait pas nécessairement partie du dossier de l’employé et qui n’a pas à y être déposé. C’est un document de travail qui sert à documenter le dossier dans le but de faire le suivi.
Il est important de rédiger un rapport afin de prévenir un autre incident. Si un incident n’est pas rapporté, il est clairement plus difficile d’apporter des mesures correctrices qui empêcheront un possible incident de survenir.
Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un rapport d’incident sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- le type d’incident;
- le lieu de l’incident;
- la date et l’heure de l’incident;
- le nom des salariés impliqués et des témoins;
- la description détaillée de l’incident;
- les causes de l’incident;
- les mesures correctives qui doivent être prises;
- la signature des parties concernées.
2.3 Qu’est-ce qu’un avis verbal (avis de correction) et que doit-il contenir ?
De prime abord, il peut être curieux de mentionner ce que doit contenir un avis verbal. Toutefois, avant même de mettre en branle le processus disciplinaire, plusieurs employeurs préfèrent commencer par un processus moins formel. D’ailleurs, dans la plupart des cas, compte tenu des circonstances, nous recommandons au gestionnaire d’emprunter un chemin moins coercitif. En effet, il est clairement préférable de procéder ainsi, car les salariés comprennent généralement bien et rapidement la mise en garde verbale, et ils rectifient rapidement le tir, sauf exception. Toutefois, il faut bien comprendre que l’avis verbal (ou avis de correction) a très peu de poids en arbitrage de griefs.
En effet, ce type d’avis n’est considéré que comme une façon « amicale » de tenter de régler une situation. Comme les arbitres ne reconnaissent généralement pas ce type de « mesure » dans le processus de gradation des sanctions, même s’ils saluent la volonté de l’employeur de tenter de régler le problème dès le départ. Cependant, la situation peut être perçue différemment si l’avis a été consigné par écrit. Dans ce cas, il s’agira d’une preuve matérielle que le salarié a été avisé, pourvu que l’on puisse retrouver dans l’avis, entre autres, les faits reprochés, les corrections demandées, ainsi que la date et l’heure où l’avis a été remis au salarié. Ce type d’avis démontre que l’employeur n’a pas été « tolérant » face à une situation. Cela démontre aussi qu’il a voulu donner « une chance au coureur ». Cependant, certains considèrent ce type d’avis comme étant disciplinaire.
Dans les faits, l’avis verbal, ou l’avis de correction, constitue la mesure disciplinaire minimale, elle est imposée dans le cas de faute mineure, lors d’une première infraction. De façon pratique, l’avis verbal, ou l’avis de correction, se veut un signal qu’il y a eu faute et que cette dernière a été notée par l’employeur. Dans ces circonstances, ce dernier demande au salarié de porter une attention particulière à son comportement afin que la faute ne se reproduise pas. Cet avis doit être déposé au dossier du salarié pour faire un suivi en cas de récidive.
Dans les faits, nous recommandons fortement à tout gestionnaire de noter au dossier du salarié tout avis verbal. En effet, que vaut un avis verbal s’il n’est pas notifié par écrit au dossier ? Quelle sera sa valeur devant un arbitre s’il n’y a pas d’écrit pour prouver son existence ? Même les arbitres n’accordent pas de grande valeur à ce type d’avis dans le cas de la gradation des sanctions, cela démontre que l’employeur a été proactif et vigilant et que le salarié a bien été informé.
Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans l’avis verbal, ou dans l’avis de correction, sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- la date de l’avis et le moyen de la remise;
- la nature de l’avis verbal;
- la version des faits du salarié (le cas échéant);
- la version des faits de l’employeur;
- les mesures correctives que le salarié doit prendre;
- la mise en garde (le cas échéant);
- la date de la rencontre (le cas échéant);
- la date de la remise au salarié;
- la signature du gestionnaire.
Voici un exemple d’avis verbal (avis de correction) :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Avis verbal pour retards
Monsieur [Madame],
Les faits reprochés : le 11 avril 20__, vous êtes arrivé(e) en retard de 15 minutes pour une deuxième fois en une semaine.
Les corrections demandées : comme nous vous l’avons indiqué verbalement, vous êtes responsable de voir à respecter votre horaire de travail, comme le prévoit la convention collective.
Vous comprendrez qu’à défaut de vous corriger, vous êtes susceptible de faire l’objet d’un processus disciplinaire.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines
c. c. Supérieur immédiat Dossier administratif
2.4 Qu’est-ce qu’un avis disciplinaire (avertissement écrit) et que doit-il contenir ?
L’avis disciplinaire (avertissement écrit) est une communication provenant de l’employeur décrivant la faute commise par le salarié et indiquant que sa répétition entraînera une sanction plus sévère. L’avis disciplinaire, c’est un avis de l’employeur, qui pourra servir dans l’avenir en matière de discipline. Lorsque l’employeur procède à la rédaction d’un tel avis, lettre, document disciplinaire, il doit toujours avoir à l’esprit que la mesure pourrait être contestée par grief, et que le document pourrait servir en preuve devant le tribunal.
Cet avertissement constitue la sanction minimale que l’employeur peut imposer à un salarié. Il s’agit d’un écrit qui doit comprendre les éléments suivants :
- la description de la faute reprochée;
- la référence aux infractions antérieures (le cas échéant);
- la correction attendue;
- l’aide qui peut être apportée au salarié;
- le choix de la sanction;
- le rappel d’un aspect positif;
- enfin, une mise en garde.
Essentiellement, il s’agit d’un avis qui reprend les éléments déjà mentionnés dans l’avis verbal. Toutefois, celui-ci ajoute que la répétition de la faute pourrait entraîner des sanctions disciplinaires plus graves.
En somme, l’avis disciplinaire se veut le premier véritable signal formel de la part de l’employeur que non seulement une faute a été commise par le salarié, mais qu’au surplus, la situation est suffisamment inquiétante pour qu’elle vaille la peine d’être notée, consignée et aussi déposée au dossier du salarié. Dans ce type de situation, il faut bien comprendre que ce premier document disciplinaire joue un rôle d’une très grande importance dans l’application de la théorie de la gradation des sanctions.
Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un avis disciplinaire sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- la date de l’avis et moyen de la remise;
- l’objet et la nature de l’avis (avertissement écrit);
- le rappel du ou des manquements antérieurs;
- la version des faits du salarié (le cas échéant);
- la version des faits de l’employeur;
- les mesures correctives qui devront être prises;
- le choix de la teneur de la sanction;
- L’indication d’un aspect positif (suivant le contexte);
- la date de la rencontre;
- la date de la remise de la copie de l’avis au salarié (si différente);
- la signature du gestionnaire.
Voici un exemple d’un avis disciplinaire (avertissement écrit) :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Avertissement écrit pour retards
Monsieur [Madame],
Nous vous informons qu’il a été décidé de vous remettre le présent avertissement écrit en fonction, entre autres, des faits et des circonstances apparaissant à celui-ci.
Nous vous avons indiqué verbalement à deux reprises, soit en date des 3 et 11 avril 20__ d’éviter d’être en retard et de respecter votre horaire de travail, que vous connaissez depuis de nombreuses années.
Malgré nos avertissements, nous sommes dans l’obligation de constater qu’il n’y a pas eu d’amélioration de votre part, et nous sommes aussi dans l’obligation de vous signaler que ça fait plusieurs fois que vous êtes en retard.
Si vos difficultés sont reliées à une problématique particulière, n’hésitez pas à rencontrer votre supérieur ou à solliciter toute forme d’aide auprès de la Direction des ressources humaines ou de la Direction générale.
Les vérifications dont vous avez été l’objet ont mis en évidence les fautes commises. Par conséquent, nous sommes dans l’obligation de vous remettre le présent avertissement dans le but de vous inciter à modifier votre comportement.
Comprenez bien que le présent avertissement ne diminue en rien notre appréciation de votre prestation de travail habituelle. Toutefois, la correction immédiate de ce comportement nous apparaît indispensable et nous sommes tout à fait persuadés que vous y arriverez.
Nous vous remettons le présent avertissement écrit dans le but de vous inciter à corriger la situation. Celui-ci est donc déposé dans votre dossier personnel.
En terminant, soyez avisé(e) que si vous n’apportez pas d’amélioration à la situation, nous serons dans l’obligation de vous imposer une mesure disciplinaire encore plus sévère.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines
c. c. Supérieur immédiat Dossier de l’employé(e)
2.5 Qu’est-ce qu’un avis non disciplinaire ?
Un avis non disciplinaire est une mesure administrative et peut concerner plusieurs sujets, par exemple, une évaluation de rendement, les directives concernant la façon d’exécuter le travail, ou encore une lettre faisant état de l’absentéisme du salarié, ou une lettre confirmant la tenue d’une rencontre, ainsi que les propos échangés lors d’une rencontre à caractère non disciplinaire. Tous ces documents constituent des mesures non disciplinaires.
Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un avis non disciplinaire sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- la date de l’avis et moyen de remise;
- l’objet et la nature de l’avis (p. ex., confirmation de propos);
- le rappel du ou des problèmes antérieurs (le cas échéant);
- la version des faits du salarié (le cas échéant);
- la version des faits de l’employeur;
- les mesures correctives qui devront être prises par le salarié;
- des indications d’un aspect positif (suivant le contexte);
- une mise en garde;
- la date de la remise de la copie de l’avis au salarié;
- la signature du gestionnaire.
Voici un exemple d’un avis non disciplinaire :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Avis non disciplinaires
Monsieur [Madame],
Nous nous sommes rencontrés le 17 janvier 20__, de même que le 23 janvier 20__, avec une représentante des ressources humaines, relativement à diverses problématiques vous concernant.
Plus particulièrement, nous avons notamment discuté des problématiques suivantes, auxquelles nous vous avons sensibilisées :
- problématique et attitude vis-à-vis votre gestionnaire;
- vos propos inappropriés envers votre gestionnaire;
- accusation sans fondement quant à l’éthique professionnelle de celle-ci;
- votre non-respect des règles applicables;
- votre prestation de travail déficiente.
Comme nous en avons également discuté, et à titre d’exemple, le travail de coordination est requis avant d’aller en mission chez nos clients et vous devez adhérer aux décisions prises par l’organisation. Aussi, il est primordial que vous preniez connaissance des lignes directrices, ainsi que de la documentation pertinente pour votre travail.
Vous devez comprendre qu’on ne peut vous permettre de manquer de respect envers vos pairs et votre gestionnaire et ainsi créer, par votre attitude, un climat de travail néfaste et improductif.
C’est pourquoi nous désirons vous rappeler que nous accordons une grande importance au respect des règles, ainsi qu’à de bonnes relations autant avec votre supérieur immédiat qu’avec vos collègues de travail. Vous devez réaliser qu’il est de votre devoir de respecter toutes les règles de l’organisation et que vous devez mettre tous les efforts requis pour l’exécution de votre travail.
Nous espérons que vous prendrez la présente mesure au sérieux et surtout, que vous en comprendrez le contenu et le bien-fondé. Nous vous demandons de corriger votre comportement et votre attitude immédiatement, sans délai.
Comprenez bien que le présent avis ne diminue en rien notre appréciation de votre prestation de travail habituelle. Toutefois, la correction immédiate de ces comportements nous apparaît indispensable et nous sommes tout à fait persuadés que vous y arriverez.
Dans les circonstances, nous nous voyons forcés de vous remettre cet avis, dans le but de vous inciter à corriger immédiatement la situation.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] du service des finances
c. c. Directeur [Directrice] des ressources humaines Dossier de l’employé(e)
2.6 Qu’est qu’un avis de suspension disciplinaire et que doit-il contenir ?
La suspension constitue une interruption temporaire de la prestation de travail du salarié et de sa contrepartie, la rémunération par l’employeur. Il s’agit de l’interruption momentanée du contrat de travail. Il en existe plusieurs types, tels que la suspension disciplinaire, qui est une mesure disciplinaire désignée à la suite de l’imposition d’un avis disciplinaire dans le respect du principe de la gradation des sanctions, ou encore d’une première mesure disciplinaire pour des comportements fautifs plus graves.
Il s’agit également d’un écrit qui doit comprendre les éléments suivants :
- la description de la faute reprochée;
- la référence aux infractions antérieures (le cas échéant);
- la correction attendue et l’aide qui peut être apportée au salarié;
- le choix de la teneur de la sanction;
- le rappel d’un aspect positif;
- une mise en garde.
Essentiellement, il s’agit d’un avis qui reprend les éléments mentionnés dans l’avis verbal. Toutefois, celui-ci ajoute que la répétition de la faute pourrait entraîner des sanctions disciplinaires plus graves et importantes.
La première courte suspension a pour effet d’énoncer que le salarié a franchi un seuil où les avertissements ne suffisent plus. Pour appuyer les avertissements qui exigent de l’employé qu’il se corrige, il est devenu nécessaire de le pénaliser, c’est-à-dire de le priver de son travail et, par voie de conséquence, de revenus.
Par la suite, l’employeur impose une suspension intermédiaire qui vise le même effet que la suspension de courte durée, tout en accentuant la gravité de la situation et en augmentant la dimension punitive. Si l’employé n’a pas corrigé la situation, et en cas de récidive, vient ensuite la suspension de longue durée. Il s’agit là de l’avertissement final, soit l’avertissement qui précède le congédiement. L’on verra plus loin dans le présent ouvrage, au chapitre 4, comment déterminer la juste sanction. Cet avertissement doit donc être significatif et déclencher une véritable alarme chez le salarié fautif. Il en est notamment ainsi, car les avertissements précédents n’ont manifestement pas porté fruit.
Ce dernier avertissement, avant le congédiement, doit être lourd de conséquences, non seulement sur le plan théorique, mais également pratique. L’objectif est de bien faire comprendre la situation problématique au salarié fautif. À ce stade des procédures disciplinaires, l’employeur en est à la limite et il l’écrit au salarié dans ce dernier avis disciplinaire que la limite est atteinte. L’employeur enjoint alors au salarié de se corriger de façon définitive. Il faut cependant que l’employeur s’assure clairement que le salarié fautif saisisse bien la portée de la dernière mise en garde.
La suspension de longue durée constitue la dernière mise en garde. Il s’agit alors de véritablement accorder une dernière chance au salarié tout en sonnant l’alarme. À ce dernier avis doit donc se greffer une longue suspension. L’objectif de cette dernière est de priver le salarié de son travail pour une longue période de temps et, du même coup, d’importants revenus. Il devient alors on ne peut plus clair pour le salarié qu’il n’y a plus rien d’autre. Il faut cependant qu’il comprenne bien qu’il s’agit de la dernière chance avant le congédiement.
Les principaux éléments que l’on devrait retrouver dans un avis de suspension sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- la date de l’avis et le moyen de remise;
- la nature de l’avis (avis de suspension);
- le rappel du ou des manquements antérieurs;
- la version des faits du salarié (le cas échéant);
- la version des faits de l’employeur;
- le choix de la teneur de la sanction (nombre de jours sans solde);
- l’indication d’un aspect positif (suivant le contexte);
- les mesures correctives qui devront être prises par le salarié (mise en garde, le cas échéant);
- la date de la rencontre;
- la date de la remise de la copie de l’avis au salarié (si différente);
- la signature du gestionnaire.
Voici un exemple d’un avis de suspension disciplinaire :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Avis de suspension disciplinaire pour retards
Monsieur [Madame],
Par la présente, nous vous informons qu’il a été décidé de vous suspendre de vos fonctions compte tenu, entre autres, des faits et des circonstances apparaissant au présent avis de suspension disciplinaire.
En effet, en date du 11 avril 20__, nous vous avons remis un premier avertissement verbal concernant vos retards, qui a été versé à votre dossier personnel.
Le 22 avril 20__, nous vous avons remis un avis disciplinaire écrit concernant aussi vos retards. Le 29 avril 20__, vous avez été suspendu deux jours pour le même motif, et une mise en garde très sérieuse vous a été faite par la même occasion.
Le 1er mai 20__, vous étiez en retard de 45 minutes, et le 3 mai 20__, en retard de 20 minutes. De plus, le 4 mai 20__, vous étiez en retard de 30 minutes.
Par la présente, soyez formellement avisé(e) que vous êtes de nouveau suspendu(e) pour une période de cinq jours, soit pour la période du 5 au 9 mai 20__ inclusivement. Vous reprenez donc votre travail le 12 mai 20__.
Lors de votre retour au travail le 12 mai 20__, nous vous rencontrerons en vue de faire le point sur la situation.
En terminant, soyez avisé(e) que si vous n’apportez pas d’amélioration à la situation, nous serons dans l’obligation de vous imposer une mesure disciplinaire beaucoup plus sévère, ou encore, selon les circonstances, de mettre fin à votre emploi.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines
c. c. Supérieur immédiat Dossier de l’employé(e)
2.7 Qu’est-ce qu’une rétrogradation ?
Il s’agit du déplacement d’un salarié du poste qu’il occupe à un poste moins élevé dans l’organigramme de l’entreprise et qui comporte des conditions salariales et normatives moins avantageuses. Il y a rétrogradation par des modifications substantielles et unilatérales des conditions de travail du salarié. La rétrogradation permanente constitue un congédiement déguisé, sauf si elle est imposée pour cause.
Elle constitue une mesure disciplinaire si elle est prévue à la convention collective. Une rétrogradation indéterminée constitue une mesure inappropriée puisqu’elle ne comporte pas l’aspect correctif recherché par la mesure disciplinaire. Elle peut toutefois être acceptable à titre de mesure administrative dans le cas, par exemple, d’un problème de rendement au travail.
2.8 Qu’est-ce que la coupure de salaire ?
Comme son nom l’indique, il s’agit du fait pour l’employeur de procéder à la coupure de salaire lorsqu’il y a inexécution de la prestation de travail. Il s’agit de la base du contrat de travail, selon lequel la contrepartie de la prestation de travail emporte le paiement du salaire. La coupure de salaire est donc une mesure administrative ayant pour cause et fondement l’inexécution de la prestation du travail par le salarié. Dans le cas de la coupure, il faut vérifier le texte de la convention collective applicable pour s’assurer des droits de chacun.
2.9 Qu’est- ce que la perte d’ancienneté ?
La perte d’ancienneté consiste en la perte des droits d’ancienneté du salarié tels que reconnus et cumulés par les dispositions de la convention collective négociée entre les parties. Il s’agit d’une mesure extraordinaire, qui doit nécessairement être prévue par les dispositions de la convention collective et qui ne peut découler des seuls droits de direction.
Plusieurs conventions collectives prévoient une clause contenant les conditions indiquant les modalités de la perte d’ancienneté, par exemple, dans le cas d’absences de courte durée non justifiées pour plus d’un certain nombre de jours, ou encore lors d’une mise à pied prolongée, etc. Il n’y a pas de certitude définitive selon la jurisprudence actuellement applicable concernant la question de savoir s’il s’agit d’une mesure disciplinaire ou encore d’une mesure administrative.
2.10 Qu’est-ce que le congédiement ?
Le congédiement constitue la rupture définitive du lien d’emploi, soit du contrat de travail, du salarié par l’employeur. Il s’agit bien évidemment de la plus lourde et importante des sanctions disciplinaires, notamment en fonction de la gravité de ses conséquences. La notion de congédiement suppose un manquement du salarié, un reproche à son égard ou une cause personnelle reliée au salarié lui-même.
En fait, le congédiement est une rupture définitive du contrat de travail faite par l’employeur pour des motifs subjectifs propres au salarié; ce sont sa conduite, ses aptitudes et sa compétence qui sont concernées. Comme nous l’avons mentionné, la notion de congédiement suppose que l’employeur a toujours besoin des services que lui rendait le salarié, mais qu’il ne désire plus que ces services soient rendus par le salarié qu’il a congédié. Cette notion englobe toute cessation d’emploi à l’initiative de l’employeur.
Comme nous le mentionnions au début du présent ouvrage, dans l’avant-propos, l’un des éléments les plus fondamentaux dans la vie d’une personne est assurément son emploi. La plupart des gens se définissent et se réalisent par leur expérience au travail et par leur expérience professionnelle. Le travail est une composante importante et fondamentale dans la vie de la plupart des salariés. L’on peut affirmer que dans notre société, le travail revêt en quelque sorte un caractère quasi « sacré ». Un bon emploi, c’est le gagne-pain du salarié et de sa famille. Ce revenu assure l’avenir de ce dernier et des siens.
C’est souvent la raison d’être d’une personne ou, à tout le moins, une composante très importante de sa vie. Le travail d’un salarié, c’est souvent son milieu de vie et c’est aussi un important réseau social. L’on peut affirmer que dans beaucoup de cas, le travail d’un salarié lui apporte une valorisation dans sa vie de tous les jours, une valorisation auprès des collègues, dans la famille, son réseau d’amis, etc., tout en lui procurant de multiples possibilités de progression dans l’entreprise et aussi dans l’échelle sociale. Il permet au salarié de se réaliser et de se valoriser. Ce sont principalement pour ces raisons que le congédiement est qualifié comme une mesure extrême assimilée, comme le veut l’expression consacrée, à la « peine capitale ». Ce sont également pour ces raisons que l’employeur ne peut recourir au congédiement qu’en dernier ressort, exception faite des situations de fautes graves. Suivant les circonstances, il s’agit soit d’une mesure disciplinaire, soit d’une mesure non disciplinaire.
Par exemple, le congédiement peut prendre l’une ou l’autre des formes suivantes :
- rupture du contrat de travail pour cause;
- mise à la retraite forcée;
- non-renouvellement du contrat de travail;
- rétrogradation indéterminée;
- etc.
Les principaux éléments que l’on peut retrouver dans un avis de congédiement sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- la date de l’avis et le moyen de remise;
- la nature et la cause de l’avis;
- le rappel du ou des manquements antérieurs;
- la version des faits du salarié (le cas échéant);
- la version des faits de l’employeur;
- les motifs au soutien de la sanction;
- la date de la rencontre;
- la date de la remise de la copie de l’avis au salarié (si différente);
- la signature du gestionnaire.
Voici deux exemples différents de lettre de congédiement disciplinaire :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Votre congédiement
Monsieur [Madame],
En date du 1er septembre 20__, vous avez été relevé(e) provisoirement de vos fonctions, comme en fait foi le relevé provisoire qui vous a été remis en main propre.
Nous avons effectué une enquête concernant les éléments suivants en lien avec votre prestation de travail, soit entre autres :
- l’utilisation du service Internet de l’employeur;
- l’enregistrement de votre temps de travail.
Compte tenu, notamment, des éléments que vous avons découverts pendant l’enquête, il appert que vous avez utilisé le service Internet à des fins autres que pour le travail, et ce, de façon clairement abusive. Dans les faits, vous avez pris du temps de travail pour utiliser Internet à des fins personnelles, de façon répétitive, sur une longue période et sans autorisation.
Mais il y a encore beaucoup plus; l’enquête démontre que vous avez clairement fait de fausses déclarations en ce qui concerne votre horaire de travail. Plus particulièrement, vous avez volé du temps de travail à votre employeur en déclarant, sur vos feuilles de temps, des heures que vous dites avoir effectuées alors que ce n’est pas le cas.
Également, les faits et circonstances liés démontrent que vous avez contrevenu à plusieurs volets et éléments des politiques en vigueur, du Code d’éthique du personnel, de la directive sur l’utilisation éthique du courriel et des services Internet, ainsi qu’aux éléments essentiels de votre contrat de travail, rompant unilatéralement et définitivement le lien de confiance qui pouvait nous unir.
Au surplus, par le passé vous avez reçu de nombreux avertissements concernant l’utilisation abusive que vous faisiez des services Internet. Vous avez reçu et signé un document précis à ce propos en date du 23 juillet 20__.
De plus, en date du 1er septembre 20__, vous n’avez pas dit la vérité lorsque vous avez été interrogé(e) sur les divers manquements qui vous sont reprochés. Ceci constitue aussi une faute, et un facteur aggravant, en plus d’être une contravention à vos obligations d’honnêteté et de loyauté.
En somme, vous avez clairement manqué à vos obligations envers votre employeur et c’est pourquoi vous êtes congédié(e), notamment et non limitativement, pour les motifs mentionnés à la présente. Vu l’ensemble de vos manquements, nous n’avons d’autre choix que de procéder ainsi.
Vous recevrez ultérieurement votre cessation d’emploi, de même que les sommes qui vous sont dues.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines
c. c. Supérieur immédiat Dossier de l’employé(e)
Suivant les circonstances, une lettre de congédiement peut également être rédigée de la façon suivante :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Votre fin d’emploi
Monsieur [Madame],
Par la présente, nous vous informons qu’il a été décidé de mettre fin administrativement à l’emploi que vous occupiez au bénéfice de notre entreprise.
En effet, compte tenu, notamment et non limitativement, des faits et des circonstances s’étant produits à la fin décembre 20__, il appert que vous ne pouvez plus occuper l’emploi que vous aviez au sein de notre entreprise.
En effet, en date du mardi 23 décembre 20__, vous avez été relevé(e) provisoirement de vos fonctions, conformément aux dispositions de la convention collective. Ce relevé provisoire de vos fonctions, avec solde, faisait suite aux renseignements qui nous ont été transmis.
Depuis ce temps, vous ne pouvez occuper votre emploi puisqu’il vous est impossible d’être disponible compte tenu de certaines interdictions ordonnées par la Cour criminelle.
Depuis ce temps, et au surplus, l’enquête que nous avons menée démontre que vous avez, entre autres, manqué à plusieurs de vos obligations relatives et inhérentes à votre contrat de travail.
De façon non limitative, vous avez, entre autres, fait des voies de fait à l’égard de votre supérieur, menacé une employée, exercé du harcèlement et tenu des propos agressifs à son égard, et vous êtes même allé(e) jusqu’à lui faire du chantage.
C’est notamment la raison pour laquelle, à la lumière de ces faits et gestes posés par vous au mois de décembre 20__, nous sommes forcés de mettre fin de façon administrative à votre emploi.
L’ensemble de vos faits et gestes, de même que votre conduite, sont incompatibles avec les fonctions que vous occupiez pour notre entreprise.
Vous recevrez, par un prochain courrier, votre cessation d’emploi de même que vos effets personnels. Les sommes qui vous sont dues vous seront versées lors de la prochaine paye.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame]XDirecteur [Directrice] des ressources humaines
c. c. Supérieur immédiat Dossier de l’employé(e)
2.11 Quels sont les différents types de congédiements ?
Il en existe plusieurs types, soit : 1) le congédiement disciplinaire qui ne peut intervenir qu’en cas de cause juste et suffisante, de motifs sérieux, ou pour tout autre cause ou motif raisonnable justifiant la rupture du lien d’emploi; 2) le congédiement non disciplinaire, qui constitue le renvoi du salarié en raison de son incapacité d’exécuter sa prestation de travail. Par exemple, cette incapacité peut être causée par l’absentéisme du salarié, ou encore en raison de son état de santé, son emprisonnement, etc.
2.12 Quels sont les droits de « congédiement » pendant la période d’essai ou de probation ?
Durant la période d’essai, ou de probation, l’employeur a le droit de mettre fin à l’emploi du salarié sans motif, en principe. Le but de la période de probation est de former le salarié et de vérifier s’il convient pour le travail à effectuer. Elle a aussi pour but de permettre au salarié d’avoir une véritable occasion de faire valoir sa capacité à accomplir le travail demandé.
Il existe certains critères jurisprudentiels qu’un employeur doit (en principe) respecter lors de l’évaluation d’un employé en probation; ils sont notamment les suivants :
- le salarié doit connaître les attentes de l’employeur;
- son rendement doit être significativement insatisfaisant par rapport à celui des autres employés, en notant que généralement, aucune mesure objective ne permet de comparer son rendement à celui des autres employés;
- il doit avoir été avisé que son rendement est insatisfaisant;
- il doit avoir bénéficié de l’aide et du soutien nécessaires pour corriger la situation;
- il doit avoir été prévenu des conséquences d’une absence d’amélioration sur la relation d’emploi;
- la décision de l’employeur doit avoir été prise de bonne foi.
En effet, même en période de probation un salarié bénéficie « d’une certaine protection ». La décision de l’employeur ne peut être totalement suggestive et totalement discrétionnaire. La décision de mettre un terme à la période de probation avant la fin de celle-ci doit reposer sur des éléments objectifs. Dans ce cas, le motif de la fin d’emploi consiste en une période d’essai ou de probation non réussie.
Les principaux éléments que l’on peut retrouver dans l’avis de fin de période d’essai ou de probation non réussie sont notamment les suivants :
- le nom du salarié;
- la date de l’avis et le moyen de remise;
- la nature de l’avis (avis de période d’essai ou de probation non réussie);
- la version des faits du salarié (le cas échéant);
- la version des faits de l’employeur;
- les motifs au soutien de la décision;
- la date de la rencontre (le cas échéant);
- la date de la remise de la copie de l’avis au salarié (si différente);
- la signature du gestionnaire.
Voici un exemple d’un avis de fin de période d’essai ou de probation non réussie :
[Lieu, date et moyen de remise]
Monsieur [Madame] XCoordonnées
Objet : Fin de période d’essai (ou de période de probation non réussie)
Monsieur [Madame],
Par la présente, nous vous informons qu’il a été décidé de mettre fin à votre période d’essai (ou de période de probation).
En effet, suivant nos vérifications et notre analyse de votre prestation de travail, celle-ci n’est pas satisfaisante et ne correspond pas à nos normes, comme nous en avons discuté lors de notre rencontre du X mois de… 20__.
Nous vous souhaitons bonne chance dans vos projets à venir.
Veuillez accepter nos salutations distinguées.
Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines
c. c. Supérieur immédiat Dossier administratif
À savoir !
Il existe des éléments de base qui doivent se retrouver dans chaque document disciplinaire et non disciplinaire. Il est important qu’ils s’y retrouvent pour bien faire comprendre les sanctions et les attentes de l’employeur.
À retenir !
Il y a plusieurs objectifs principaux à l’imposition d’une sanction disciplinaire : 1) la punition du salarié; 2) la correction d’un comportement répréhensible; 3) la réhabilitation du salarié; 4) l’obtention du respect et de la loyauté des salariés ayant un comportement consciencieux.
Attention !
L’employeur qui veut imposer une sanction disciplinaire au salarié ayant commis une faute doit se conformer à des étapes précises qui font l’objet d’un encadrement juridique rigoureux. L’employeur doit toujours vérifier les paramètres et obligations prévues dans la convention collective.