Le congédiement pour incompétence et pour rendement insatisfaisant

L’incompétence fait référence à l’inaptitude à exécuter les tâches et responsabilités découlant de la fonction du salarié. L’on dit dans ce cas que le salarié ne possède pas les capacités, les habiletés, l’expertise ou l’expérience pour occuper sa fonction. L’incompétence peut avoir comme cause plusieurs facteurs, par exemple, la diminution de ses facultés, l’acceptation d’un emploi pour lequel il ne possède pas les qualifications, lors d’une promotion, etc. Il s’agit d’un manquement qui est indépendant de la volonté du salarié.

12.1 Quels sont les principes applicables dans les cas d’incompétence et de rendement insatisfaisant ?

L’incompétence constitue un manquement indépendant de la volonté du salarié qui affecte sa capacité de rendre une prestation normale de travail. Donc, dans ce cas, la sanction disciplinaire ne s’applique pas ni la théorie de la gradation des sanctions, car elle ne serait d’aucune utilité vu la nature même du problème. Toutefois, certains préconisent, selon les circonstances, une approche mixte. En effet, il est parfois possible de débuter avec des mesures disciplinaires pour bifurquer par la suite vers des mesures administratives, dans le cas des manquements volontaires et involontaires.

L’employeur qui désire mettre fin au contrat d’emploi d’un salarié en raison de l’incompétence de celui-ci pose un geste de nature administrative puisque son intention n’est pas de punir le salarié, mais de régulariser une situation d’inefficacité. Il est possible de mettre fin à l’emploi d’un salarié qui est devenu incompétent ou qui est demeuré incompétent à la suite des interventions.

12.2 Qu’est-ce qu’un congédiement administratif pour incompétence ou pour mauvais rendement ?

Il s’agit d’une fin d’emploi basée sur un motif administratif et non disciplinaire. En fait, il s’agit d’une fin d’emploi effectuée en raison de l’incapacité de l’employé de respecter les normes de rendement de la prestation demandée par l’employeur ou de son incompétence. Toutefois, en matière de congédiement fondé sur l’incompétence ou sur le rendement insatisfaisant, un employeur ne peut congédier un salarié sans avoir préalablement satisfait minimalement aux cinq exigences suivantes :

1. le salarié doit connaître les politiques de l’entreprise et les attentes fixées;
2. ses lacunes doivent lui avoir été communiquées;
3. il doit avoir obtenu le soutien nécessaire pour se corriger et atteindre ses objectifs;
4. il doit avoir bénéficié d’un délai raisonnable;
5. il doit avoir été prévenu du risque de congédiement en l’absence d’une amélioration de sa part.

12.3 Dans les faits, comment l’employeur doit-il appliquer ces cinq exigences ?

En premier lieu, l’employeur doit informer le salarié de ses attentes et des politiques de l’entreprise. Chaque salarié doit être au courant des politiques et des attentes de l’entreprise pour laquelle il travaille. Cette obligation d’information incombe à l’employeur et comporte deux volets.

Le premier volet est relatif aux attentes de l’entreprise à l’égard du salarié. L’employeur doit s’assurer que celui-ci est avisé du rendement qu’on attend de lui dans l’exercice de ses fonctions. Le salarié doit bien connaître les tâches à effectuer et les exigences à son égard.

De façon plus générale, le second volet exige de l’employeur qu’il fasse connaître au salarié les politiques de l’entreprise. Par exemple, l’employeur doit afficher celles-ci dans un endroit accessible à tous. Ou encore, il peut en remettre une copie à chaque salarié. Le simple fait de remettre les politiques de l’entreprise au salarié n’est pas suffisant, car l’employeur doit s’assurer que le salarié en comprend bien la portée. Il doit aviser ce dernier de la teneur des communications dans son dossier.

En second lieu, l’employeur doit indiquer ses lacunes au salarié. Pour que le salarié puisse s’améliorer, il est important que l’employeur lui signale ses erreurs, ses points faibles ou encore son rendement déficient. Dans tous les cas, le salarié doit connaître les faits qui lui sont reprochés. Le tout peut se faire dans le cadre d’une rencontre par la remise d’un avis écrit indiquant ses lacunes au salarié. L’ambiguïté doit être évitée à tout prix. Les lacunes du salarié doivent lui être clairement communiquées.

L’employeur doit s’assurer que le salarié en a une bonne compréhension. Il doit faire preuve de diligence dans l’appréciation de la qualité du travail du salarié, afin de justifier une éventuelle fin d’emploi administrative. Dans cette deuxième étape, la participation du supérieur immédiat du salarié visé est nécessaire. C’est au supérieur que revient l’obligation de déterminer les faiblesses relevées dans la prestation de travail du salarié. Les faiblesses doivent être transmises au salarié de façon à ce qu’il puisse déterminer l’exigence de l’employeur à laquelle il ne répond pas. Si l’évaluation est faite oralement, une note détaillée doit figurer au dossier du salarié et lui être remise.

En troisième lieu, l’employeur doit apporter le soutien nécessaire pour que le salarié se corrige et atteigne les objectifs. L’employeur doit fixer des objectifs, effectuer un suivi, offrir l’aide et la collaboration nécessaire afin que le salarié puisse corriger la situation. Le salarié doit recevoir une formation adéquate et de l’appui tout au long de la prestation de travail. Il arrive parfois qu’une formation supplémentaire permette d’améliorer l’efficacité. De plus, il et possible de désigner une personne-ressource pour accompagner le salarié afin qu’il puisse s’adresser à celle-ci en cas de besoin.

L’employeur peut également offrir au salarié de le muter à un autre poste. Il faut que l’employeur soit proactif et qu’il soutienne le salarié pour favoriser un meilleur rendement. Il ne suffit pas de fixer des attentes et de constater les erreurs du salarié. À cette étape, l’employeur doit offrir le soutien essentiel afin que le salarié s’acquitte correctement de ses tâches. Cette obligation découle directement de l’article 2087 C.C.Q. Le salarié doit bénéficier des outils nécessaires pour réaliser le travail demandé. Par exemple, si des modifications dans la façon de fonctionner ou des changements technologiques surviennent dans l’entreprise, l’employeur doit s’assurer que le salarié peut composer avec les nouvelles exigences en lui offrant les ressources nécessaires.

En quatrième lieu, l’employeur doit accorder au salarié un délai raisonnable pour s’améliorer et satisfaire aux attentes demandées. Un délai raisonnable s’établit notamment en fonction de l’entreprise exploitée, du poste occupé, de l’ancienneté, des manquements du salarié et de la gravité de ceux-ci. L’employeur a aussi l’obligation de faire des rappels avant la fin du délai prévu. Une fois le délai terminé, le salarié doit être avisé. L’employeur doit impérativement respecter le délai soumis et il ne peut jamais présumer de l’incapacité du salarié à s’amender. Si l’employeur mettait fin à l’emploi avant la fin du délai, cela pourrait contaminer le processus.

Pendant la période de correction, l’employeur doit faire des suivis auprès du salarié pour connaître l’évolution de son rendement. Le suivi peut se faire par des rencontres ou prendre la forme d’évaluation écrite. Il revient toujours à l’employeur de déterminer le moyen le plus approprié pour assurer le suivi. Les quatrième et la cinquième étapes ne peuvent se dérouler au cours de la même journée ou de la même semaine. Le salarié doit disposer d’un certain temps pour améliorer la qualité de sa prestation de travail. Le caractère raisonnable de ce délai s’évalue en fonction, notamment, de la complexité du travail ou des motifs sous-jacents aux attentes de l’employeur.

En cinquième lieu, le salarié doit être prévenu du risque de congédiement à défaut d’amélioration de sa part. Il est impératif que dans tous les cas, le salarié soit informé que son emploi sera terminé. L’employeur doit l’aviser clairement qu’à moins d’amélioration notable de sa part, il verra son emploi se terminer. À défaut, la fin d’emploi risque fortement d’être déclarée illégale. Puisque le congédiement équivaut à la peine capitale, dans tous les cas, la décision de mettre fin à l’emploi du salarié ne doit pas être prise de façon abusive, discriminatoire ou arbitraire. L’employeur doit surtout aviser le salarié des conséquences associées au fait de ne pas prendre les moyens nécessaires pour améliorer sa prestation de travail pour satisfaire aux attentes. L’avis doit être donné au salarié par écrit. Si une telle information est contenue dans une politique d’entreprise, il est fortement recommandé de la réitérer par écrit au salarié. Cette information doit être réitérée au salarié lorsque les manquements lui sont relevés, c’est-à-dire que le défaut de satisfaire aux exigences pourrait entraîner la rupture du lien d’emploi.

L’avis de licenciement pour incompétence ou mauvais rendement peut contenir notamment les éléments suivants :

1. le lieu, la date, le nom du salarié, la fonction occupée et la date de l’embauche;
2. le fait que l’on a indiqué au salarié les politiques et les attentes de l’employeur;
3. le fait que l’on a indiqué au salarié les lacunes à améliorer, et le délai pour ce faire;
4. le fait que l’on a demandé au salarié de préparer un plan d’action écrit pour l’aider à s’améliorer;
5. le fait que le salarié a obtenu le soutien nécessaire pour se corriger et atteindre ses objectifs, et qu’il a pu bénéficier de formations, etc.;
6. le fait que le dossier du salarié a fait l’objet d’un suivi et de rencontres, en précisant les dates de celles-ci et avec qui elles ont eu lieu;
7. le fait que l’on a décrit dans des communications antérieures l’objet et la nature des manquements et des demandes de l’employeur;
8. le fait que lors de l’imposition du plan de redressement (plan d’action), il y a eu des rencontres d’évaluation en précisant le nombre, les dates et les personnes présentes;
9. le fait qu’il a été clairement mentionné par écrit qu’à défaut d’une amélioration notable de la prestation de travail dans un délai raisonnable, le salarié risquait de perdre son emploi;
10. le fait que malgré les demandes et le suivi de l’employeur, il n’y a pas eu d’amélioration du rendement du salarié, d’où la décision de rompre le lien d’emploi;
11. le fait que le salarié recevra par un prochain courrier sa cessation d’emploi, de même que toutes les sommes qui lui sont dues, un certificat de travail indiquant la période pendant laquelle il a travaillé pour l’entreprise, le poste qu’il occupait et le dernier salaire qu’il gagnait.

NB : Les questions 12.2 et 12.3 sont des extraits de notre ouvrage Le contrat individuel de travail : Tout ce qu’il faut savoir, 2020, Wilson & Lafleur Ltée.

12.4 Que devrait contenir la lettre de convocation pour la première rencontre et celles pour les suivis ?

Voici un modèle de lettre de convocation que nous suggérons pour le début de la mise en œuvre d’un plan d’amélioration (plan d’action) :

[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Première convocation à une rencontre de suivi pour l’application du plan d’action

Monsieur [Madame],

Pour faire suite, nous vous convoquons à la première rencontre de suivi pour l’application de votre plan d’action que nous entreprenons ensemble.

Suivant notre discussion du 11 avril 20__, il vous est en conséquence demandé(e) d’être présent à la rencontre avec le [la] soussigné[e] le 15 avril 20__, à [heure et lieu] afin de pouvoir faire le point et le suivi, notamment quant à nos attentes et aux objectifs fixés, etc.

Merci de confirmer votre présence.

Veuillez accepter nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Syndicat Dossier de l’employé(e)

Exemple 1 :

Voici un exemple de lettre pour les suivis de l’application d’un plan d’amélioration (plan d’action) :

[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Appréciation du rendement, plan d’amélioration et rencontres de suivi

Monsieur [Madame],

La présente a pour objectif de vous communiquer les constats factuels que nous avons effectués dans le cadre du suivi de l’évolution de votre rendement depuis, entre autres, la rencontre du 20 septembre 20__.

Une lettre vous a été remise en main propre lors de cette rencontre du 20 septembre 20__ pour faire le bilan des démarches entreprises et du soutien offert au cours des derniers mois pour vous permettre d’atteindre les attentes de l’organisation et les objectifs fixés.

Dans cette communication, je vous indiquais que vous devrez me démontrer d’ici le 21 octobre 20__, une évolution marquée et clairement significative de votre rendement et de l’atteinte des attentes mentionnées, à défaut de quoi je me verrai dans l’obligation de reconsidérer votre lien d’emploi.

En date d’aujourd’hui, des rencontres de suivi ont eu lieu le 30 septembre et le 4 octobre 20__. Des suivis dans le cadre du plan d’amélioration avaient aussi eu lieu les 10 et 20 juin, les 10 et 23 juillet, les 8 et 20 août et les 4 et 11 septembre 20__.

Comme en témoignent les documents qui vous ont été remis et expliqués au cours de ces périodes, ces rencontres et toutes les autres qui ont eu lieu avant la mise en place du plan, et qui avaient comme objectif premier de vous transmettre une rétroaction constructive visant votre amélioration, n’ont pas donné jusqu’à maintenant de résultats pleinement satisfaisants de votre part.

Ainsi, considérant que je n’ai pas relevé de changements dans vos façons de faire et vos comportements menant à des améliorations probantes, malgré l’accompagnement qui a été mis à votre disposition, je maintiens que votre lien d’emploi demeure toujours en jeu, tout comme cela était indiqué dans votre appréciation du rendement remise le 25 mai 20__.

Je demeure disponible et engagé(e) à vous soutenir dans cette démarche visant à atteindre de manière probante et constante les attentes de l’entreprise.

Respectueusement,

Madame [Monsieur] XGestionnaire ressources humaines

c. c. Monsieur [Madame] X, représentant(e) syndical(e) Monsieur [Madame] X, directeur [directrice] principal(e) de l’usineDossier de l’employé(e)

Exemple 2 :

Selon les circonstances, voici un autre exemple de lettre pour les suivis de l’application d’un plan d’amélioration (plan d’action) :

[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] XCoordonnées

Objet : Suivi de l’application du plan d’amélioration et rencontres de suivi

Monsieur [Madame],

Depuis octobre 20__, nous vous avons rencontré(e) afin de vous faire part des déficiences constatées à l’égard de votre prestation de travail et de la qualité du travail accompli, soit : le respect des délais et des échéanciers, l’analyse des dossiers, ainsi que la rédaction tant en français qu’en anglais.

Un plan d’amélioration vous a été remis le 15 novembre 20__ afin de vous permettre de rétablir la situation. Ce plan a pour but de vous aider à atteindre les objectifs reliés à vos fonctions que vous occupez depuis janvier 20__. À ce jour, nous avons eu un total de X rencontres pour vous faire part des déficiences constatées à l’égard de votre prestation de travail et de la qualité de celui-ci.

De plus, je vous ai rencontré(e) avec Monsieur [Madame] X le 23 octobre 20__ pour votre évaluation de rendement de mi-année. Aussi, nous avons eu X rencontres de suivi et de mise au point avec la direction des ressources humaines, ainsi que X rencontres avec le syndicat (intégration et remise du plan d’amélioration). De plus, nous vous avons offert de multiples formations, de l’encadrement et de l’aide d’appoint.

La présente est pour vous préciser, de nouveau, comme le prévoit le plan d’amélioration, vos écarts et les objectifs que vous devez atteindre :

1. traiter les demandes de tous les clients que je vous confie, avec rigueur et en assurant la cohérence avec le cadre applicable;
2. traiter les dossiers en partageant systématiquement l’information avec le supérieur immédiat sans que des demandes ou des rappels aient à vous être adressés;
3. traiter les demandes des nouveaux clients à l’intérieur des délais attendus (voir la section X du plan d’amélioration);
4. communiquer vos rapports de façon claire, complète et cohérente, en portant attention à la concision et l’orthographe.

Aujourd’hui, nous vous remettons votre évaluation annuelle et nous vous informons par le fait même que vous devez prendre très au sérieux nos attentes envers vous, selon toutes les modalités du plan.

Nous vous avons fourni le soutien nécessaire et continuons de le faire. Par conséquent, vous devrez nous démontrer une évolution marquée de votre rendement et de l’atteinte des objectifs susmentionnés avant le X avril 20__, à défaut de quoi nous nous verrons dans l’obligation de reconsidérer votre lien d’emploi.

Soyez assuré(e) que nous sommes toujours disponibles pour vous soutenir dans cette démarche et espérons constater des progrès significatifs lors de nos prochaines rencontres.

Recevez, Monsieur [Madame] X nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Monsieur [Madame] X, représentant(e) syndical(e) Monsieur [Madame] X, supérieur immédiat Dossier de l’employé(e)

Voici un exemple de lettre de fin d’emploi pour incompétence ou rendement insatisfaisant :

[Lieu, date et moyen de remise]

Monsieur [Madame] X

Coordonnées

Objet : Votre fin d’emploi

Monsieur [Madame],

Par la présente, nous vous informons qu’il a été décidé de mettre fin à votre emploi en date de ce jour, et ce, notamment pour les motifs indiqués à la présente.

Au mois de mai 20__, nous avons relevé des retards très importants dans certains de vos dossiers, alors que vos collègues de travail n’avaient eux aucun retard. Nous vous avons rappelé nos attentes en ce qui concerne la conduite de vos dossiers avec diligence et célérité, afin de favoriser l’atteinte des objectifs fixés.

Afin de vous aider à rétablir cette situation, nous vous avons demandé de préparer un plan d’action pour rattraper ces retards, et nous vous avons également demandé de nous proposer une date d’échéance.

Par la suite, soit du mois de mai 20__ au mois d’août 20__, nous avons encadré de façon très serrée l’exécution de votre prestation de travail, toujours dans le but de vous aider à corriger la situation. Vous avez pu suivre des cours de formation et vous avez eu de l’aide de l’interne et de l’externe.

Au début du mois de septembre 20__, il y a eu la rencontre d’évaluation de performance et de rendement annuel, au terme de laquelle vous avez reçu une cote insatisfaisante. Nous avons aussi discuté de votre plan d’amélioration, comme à chaque période. Nous vous avons demandé de porter une attention particulière à :

1. votre productivité;
2. votre responsabilisation;
3. votre autonomie;
4. vos relations avec vos collègues de travail.

De plus, à la mi-octobre 20__, nous vous avons rencontré(e) avec les représentant(e)s des ressources humaines pour faire le point. Lors de cette rencontre, nous vous avons clairement mentionné qu’à défaut d’une amélioration notable de votre prestation de travail dans un délai raisonnable, vous risquiez de perdre votre emploi.

Nous avions mis en œuvre avec vous un plan d’amélioration en mai de l’année dernière, dans le but précis d’améliorer notamment les points que nous avons mentionnés ci-haut. Par la suite, nous avons eu de très nombreuses rencontres de suivi avec vous dans le but d’améliorer plusieurs aspects de votre travail.

Ainsi, compte tenu notamment de l’ensemble de ces faits et de ces circonstances, nous n’avons d’autre choix que de mettre fin à votre emploi, et ce, compte tenu de : votre attitude, votre comportement inadéquat et inapproprié au travail, vos problèmes d’efficacité, vos retards, vos problèmes de nonchalance et d’inattention, votre manque d’autonomie, et de nombreuses erreurs commises dans l’exécution de votre travail.

Malgré toutes les démarches, suivis, formations, aide que le (la) soussigné(e) a mis en œuvre pour améliorer la situation, il faut arriver à la conclusion que ce n’est pas le cas.

Vous recevrez par un prochain courrier votre cessation d’emploi, de même que toutes les sommes qui vous dues et un certificat de travail.

Veuillez accepter nos salutations distinguées.

Monsieur [Madame] XDirecteur [Directrice] des ressources humaines

c. c. Monsieur [Madame] X, représentant(e) syndical(e) Monsieur [Madame] X, supérieur immédiat Dossier de l’employé(e)

12.5 Quelles sont les solutions de rechange à la fermeture du dossier ou à la fin de l’emploi ?

L’employeur confronté à ce genre de situation peut choisir une autre solution que de mettre fin à l’emploi, plus particulièrement lorsque le salarié fait preuve d’une longue ancienneté dans l’entreprise. Dans ce cas, il est permis à l’employeur de déplacer le salarié ou même de le rétrograder.

En effet, il est possible que l’employeur désire « sauver » l’employé plutôt que de simplement mettre fin au contrat d’emploi. Évidemment, pour réussir valablement l’employeur doit être en mesure de prouver l’incompétence du salarié en cas de contestation. Cette preuve doit reposer sur des facteurs objectifs, et non subjectifs.

12.6 Est-ce que l’employeur est tenu de faire des efforts pour replacer un salarié qui a un problème de rendement ou qui est devenu incompétent ?

Le juge a compétence pour conclure que l’employeur doit tenter de replacer un salarié dans le cadre d’une réorganisation administrative ou de difficultés financières. Le droit du salarié au maintien en emploi signifie également qu’un employeur doit faire des efforts afin de maintenir le lien d’emploi. S’il y a des problèmes de rendement ou si le salarié est devenu incompétent, l’employeur doit considérer toutes les avenues possibles pour faire une place au salarié.

Dans ce cas, il ne s’agit pas de lui imposer une obligation légale de replacer le salarié ou encore de s’immiscer dans ses droits de chef d’entreprise, mais de vérifier si, dans la mise en œuvre de sa décision, il a tenu compte du bon sens et de l’usage dans le monde du travail.

L’obligation de l’employeur de faire des efforts pour replacer le salarié a son corollaire : le salarié doit démontrer un intérêt pour être replacé et accepter les conditions de travail du poste qu’on lui offre.

Dans les cas qui s’y prêtent, il s’agit donc pour l’employeur de faire une analyse et des vérifications afin de répertorier les postes disponibles au sein de son entreprise et qui seraient compatibles avec les aptitudes et les compétences de l’employé. L’employeur a donc une obligation de moyens de replacer ailleurs dans l’entreprise un salarié devenu incompétent dans les fonctions occupées. Il est entendu que l’employeur n’a pas l’obligation de créer un poste.

12.7 Quel est le pouvoir d’intervention du décideur en cette matière ?

En matière de congédiement non disciplinaire, le décideur peut intervenir uniquement s’il y a une preuve que l’employeur a agi de mauvaise foi, de façon arbitraire, injuste ou discriminatoire. En matière de congédiement administratif, le rôle du décideur consiste uniquement à vérifier la rigueur du processus suivi par l’employeur. Ainsi, à moins qu’il ne s’agisse d’une mesure disciplinaire camouflée en mesure administrative, le décideur ne peut que maintenir ou annuler la décision de l’employeur, après avoir vérifié si elle n’est ni arbitraire, ni discriminatoire, ni déraisonnable.

Cependant, dans le cas d’un congédiement administratif, le décideur doit intervenir lorsque les motifs invoqués par l’employeur sont vagues et imprécis ou lorsque l’employeur n’a pas évalué les capacités du salarié de façon équitable.

12.8 Qu’est-ce que l’incompétence à la suite de l’action d’un tiers ?

Il existe d’autres situations où il est possible pour un employeur de mettre fin au contrat de travail du salarié, par exemple, dans le cas de la perte d’un permis de travail temporaire, d’un permis d’enseignement, d’un permis de conduire, d’un permis de port d’arme ou de la perte de son droit de pratique. Dans ces cas, la perte peut faire en sorte que le salarié peut perdre son emploi pour ce motif puisque la plupart du temps, il s’agit d’une obligation législative.

Ainsi, le fait de ne pas détenir un permis de travail valide constitue une cause juste et suffisante de fin d’emploi administrative. Il arrive souvent qu’il s’agisse d’une obligation contractuelle d’embauche. Toutefois, pour éviter une contestation, et dans la mesure du possible, l’employeur peut tenter de replacer le salarié dans une autre fonction ou encore le suspendre temporairement.

Il est bon de noter que ce type de situation peut aussi mener à l’imposition d’une mesure disciplinaire, par exemple, lorsque le salarié omet d’informer l’employeur de la perte du permis. Cacher une telle situation peut valoir le congédiement.

Par ailleurs, le salarié qui perd son assurabilité devient incompétent à assurer ses fonctions lorsqu’il s’agit d’une exigence requise pour son emploi. C’est le cas lorsque l’assureur détermine qu’une personne n’est plus assurable.