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Flexibilité, autonomie, expérience: et si le FAX promettait un retour au bureau réussi?

Avec nos enjeux de rétention et d’attraction en tête, nous avons identifié les critères de succès qui répondaient le mieux aux besoins de nos employés, aux compétences de nos gestionnaires et aux exigences de nos opérations. Le FAX ( flexibilité, autonomie, expérience) s’est avéré être les principaux critères de succès qui répondaient à tous nos besoins. 
1 décembre 2021
Isabelle Thériault, CRHA

Avec l’annonce de la fin du télétravail obligatoire, les responsables des ressources humaines devront définir leur approche en matière de travail au bureau versus le travail depuis la maison. Heureusement, les personnes responsables des ressources humaines possèdent les compétences et connaissances qui leur permettront d’influencer les décisions afin de développer des guides pour les employés et les gestionnaires visant à clarifier la position de l’entreprise sur ce sujet. Les approches pour implanter une gestion d’un mode de travail hybride sont diverses et complémentaires. Nous pouvons vous en suggérer une que nous avons éprouvée dans notre entreprise.

Œuvrant dans le secteur du développement de logiciel, nous avons d’importants enjeux en matière de rétention et d’attraction. Avant de commencer à définir la politique de télétravail, nous avons organisé des discussions avec les employés et les gestionnaires pour cerner les besoins, les craintes et les limites de chacun. Avec nos enjeux de rétention et d’attraction en tête, nous avons dressé la liste des critères de succès qui répondaient le mieux aux besoins de nos employés, aux compétences de nos gestionnaires et aux exigences de nos opérations. Le FAX s’est avéré être parmi les principaux critères de succès qui répondaient à tous nos besoins, FAX pour :

  • Flexibilité
  • Autonomie
  • Expérience

Flexibilité :

Cette flexibilité acquise pendant la pandémie est très appréciée des employés et c’est un facteur capital de rétention et d’attraction pour notre entreprise. Nous avons d’abord sondé l’équipe de direction et les gestionnaires afin de connaître leur propre flexibilité et leur ouverture d’esprit sur la gestion à distance et sur la possibilité d’avoir des équipes hybrides. Bien que certains gestionnaires aient manifesté plus de résistance que d’autres, nous avons conclu que la flexibilité devait être au cœur de notre guide de gestion hybride du travail.

Ainsi, nous avons décrété que les postes de travail sont d’abord assignés en priorité à ceux qui s'engagent à se présenter au bureau de 50 % du temps. Pour ceux qui souhaitent se présenter au bureau à une fréquence moindre, nous avons implanté un outil de réservation pour les postes de travail en libre-service et les employés doivent réserver leur place. Ensuite, nous avons défini que le fuseau horaire de Montréal était le fuseau de référence; ceux qui ne peuvent pas être présents, virtuellement ou physiquement entre 10 h et 15 h du lundi au vendredi, d’en informer leur gestionnaire ou l’équipe. Cette façon de faire offre beaucoup de flexibilité aux employés et permet de recruter des employés partout au Canada. Également, ceux qui souhaitent voyager tout en travaillant (vacances-travail) pourront le faire.

En contrepartie, nous avons communiqué aux employés que leur flexibilité fait également partie du « contrat moral » de la gestion hybride. Effectivement, nous nous attendons à ce qu’ils soient également flexibles quand ils devront se présenter au bureau pour le bien d’un collègue, client ou projet. C’est pourquoi l’autonomie et l’expérience sont des critères indissociables de celui de la flexibilité.

Autonomie :

Offrir la flexibilité sans la faire accompagner de l’autonomie et du pouvoir d’agir ne serait qu’une flexibilité anémique. Permettre aux employés de choisir l’endroit d’où ils veulent travailler, fait partie de cette équation du travail hybride, si ce n’est un critère déterminant.

Les critères sur lesquels nous souhaitons que les employés s’appuient pour décider s’ils doivent se présenter au bureau sont le CX et EX (Customer Experience et Employee Experience). La question que les employés devront se poser est la suivante : est-ce que ma présence au bureau permettrait d’améliorer l’expérience de mes clients ou celle de mes collègues? Naturellement, si la réponse est oui, il va de soi que nous nous attendons à ce que les gens se présentent au bureau. Nous savons que le jugement de nos employés est adéquat et ira dans le bon sens, la confiance faisant partie de notre culture de gestion. Toutefois, puisque nous avons ouvert nos bassins de recrutement à l’ensemble du Canada, nous devrons également composer avec des gens qui habitent dans des régions éloignées et pour qui il sera difficile de se présenter au bureau seulement pour une réunion en milieu de journée. Nous avons alors prévu d’accorder un plus grand budget pour les frais d’hébergement et de déplacement et également de planifier des événements ou activités d’équipe qui permettront aux employés de se connecter en personne, de créer des moments importants, et ainsi de permettre aux employés de vivre une expérience.

Expérience :

Depuis un an, nous avons tous investi temps et argent pour aménager nos maisons afin d’améliorer nos espaces de travail résidentiel. Il sera difficile de convaincre les gens de quitter le confort de leur nid douillet pour se rendre au bureau. Évidemment, plus nos espaces de bureau seront attrayants, plus il sera facile de convaincre les gens. Nous devons transformer la façon dont nous envisageons la vie de bureau. Il ne s’agit plus seulement de se déplacer pour aller travailler dans un cubicule, mais de se déplacer pour vivre une expérience. Nous avons pris une décision audacieuse pour le bureau de Montréal puisque nous déménagerons dans un espace ultra moderne où les employés auront accès à un gym et à une offre abondante de restaurants et boutiques. Aussi notre équipe « Culture et Bureau » proposera une programmation d’activités avec des concours, des lunchs d’équipe, des 5@7, des activités d’équipe afin de faciliter l’échange et le partage entre les employés. Ainsi naîtra cette nouvelle expérience du bureau 2.0.

Après plus d’un an de rencontres par Zoom, les gens auront certainement envie de se rendre au bureau pour avoir des interactions humaines, sans filtre et sans écran. D’un autre côté, la pandémie nous a également permis de comprendre qu’il est possible d’assumer nos responsabilités tout en travaillant à l’extérieur des murs du bureau et ainsi de pouvoir bénéficier des avantages du travail depuis la maison. Alors pourquoi les entreprises se priveraient-elles d’offrir le meilleur des deux mondes à leurs employés?

Si vous envisagez d'implanter un guide de gestion hybride dans vos entreprises, voici quelques éléments importants à évaluer avant d’entreprendre une démarche :

  • Évaluez si le type de produit ou service que vous offrez se réalise bien avec des équipes hybrides.
  • Validez si les rencontres en personne sont essentielles au bon déroulement de vos opérations.
  • Évaluez les compétences et l’ouverture de vos gestionnaires sur leur capacité à gérer des employés en mode hybride.
  • Évaluez les compétences numériques de vos employés et vos compétences organisationnelles pour communiquer avec vos employés à distance.
  • Déterminez le degré d’autonomie et de confiance que vos gestionnaires accordent à vos employés.
  • Répertoriez les catégories d’emploi qui peuvent se prévaloir d’un mode de travail hybride.

Author
Isabelle Thériault, CRHA Directrice culture et talent Spiria

Source : Revue RH, volume 24, numéro 5 ─ NOVEMBRE DÉCEMBRE 2021