Nous proposons dans cet article des pistes d’intervention qui permettront au professionnel de la gestion des ressources humaines de s’impliquer dans le conseil d’administration et de participer ainsi plus étroitement aux décisions susceptibles de forger le devenir de l’organisation. Se brancher sur ces stratégies fondamentales est devenu un impératif pour la configuration des services des ressources humaines et la qualité de l’interface avec les cadres hiérarchiques.
Des avantages tangiblesPourquoi les professionnels et les cadres en ressources humaines devraient-ils jouer un rôle accru auprès des conseils d’administration sur des questions de gouvernance et d’efficacité? D’abord, actuellement, de trop nombreux scandales et malversations affligent les hauts dirigeants d’entreprise et l’opinion publique est en conséquence très réceptive à l’implantation de solutions innovatrices et viables; les gestionnaires des ressources humaines peuvent apporter une contribution trop souvent sous-estimée à cet égard. En outre, les enjeux auxquels sont confrontés les conseils d’administration gagnent constamment en complexité, de sorte que les administrateurs ont intérêt à faire appel à des expertises multiples et diversifiées.
L’intervention de la fonction ressources humaines pourra accroître sa visibilité et sa crédibilité auprès des instances. Aussi, c’est un excellent moyen pour la fonction de se greffer aux orientations stratégiques et d’arrimer ses activités aux enjeux fondamentaux de son « client interne ».
Comment pénétrer dans le cénacle…Les gestionnaires des ressources humaines peuvent exceptionnellement participer directement au processus décisionnel en tant qu’administrateurs, mais plus fréquemment, ils fournissent une contribution à titre de conseillers sur les processus de fonctionnement et de gouvernance. Dans tous les cas, ils doivent faire valoir leur contribution et rehausser ainsi leur crédibilité professionnelle. Ils ont en effet beaucoup à gagner alors que les risques sont minimes… Il existe trois façons de participer aux décisions du conseil d’administration.
En premier lieu, il est parfois possible, à certaines conditions, de se faire élire à titre d’administrateur du conseil d’administration de l’entreprise. Cela sera sans doute plus facile dans le cas d’une PME ou d’une organisation démocratique (organisme sans but lucratif ou coopérative). Le professionnel en ressources humaines pourra alors prendre part directement aux délibérations du conseil.
En revanche, si la porte de ce forum demeure close, pourquoi ne pas faire ses armes en se faisant élire au conseil d’administration des nombreux organismes démocratiques ou publics qui recherchent des administrateurs compétents et capables de leur apporter une valeur ajoutée tangible? Ainsi, le conseiller en ressources humaines pourra parfaire ses connaissances et ses compétences en matière autant de gestion stratégique que de gouvernance. Au surplus, le bagage ainsi acquis lui ouvrira des portes au sein de sa propre entreprise ou ailleurs.
À défaut de pouvoir siéger directement au conseil d’administration, le conseiller en ressources humaines pourra y exercer un rôle-conseil appréciable et déterminant pour l’efficacité de cette instance. Donc, une troisième voie consiste à être invité, en raison de ses compétences spécifiques, à participer aux décisions portant sur les ressources humaines ou ayant une incidence sur celles-ci. Il pourra alors présenter des projets, des recommandations, des mesures de prévention des différents litiges, des analyses ou des solutions susceptibles d’éclairer les administrateurs dans leur processus décisionnel. Cela pourrait concerner par exemple les politiques administratives sur les salaires, les conditions de travail, l’embauche, la santé, le climat de travail, le développement professionnel, etc.
Faire la promotion des services et de leur valeur ajoutéeLe conseil d’administration, au-delà du cadre juridique, est composé de personnes; or, le rôle et la prestation de ces personnes méritent de bénéficier d’une expertise en gestion des ressources humaines. C’est dans ce cadre que le professionnel du domaine a intérêt à innover et bonifier ainsi considérablement son champ de pratique et de compétences. Traditionnellement, les conseillers auprès des conseils d’administration sont de formation juridique ou comptable; mais bien que leur contribution soit nécessaire, elle est loin d’être suffisante, compte tenu de la complexité et de la dynamique des organisations actuelles. D’ailleurs, il arrive que le conseil d’administration forme un comité mandaté pour gérer des fonctions ressources humaines qui serait heureux d’ouvrir ses portes à un professionnel du domaine.
La plupart des processus de gestion des ressources humaines utilisés habituellement à l’intention du personnel de l’entreprise peuvent être reconfigurés pour les administrateurs. En effet, pour qu’un conseil d’administration fonctionne efficacement, il doit être composé de personnes compétentes, motivées, bien informées et capables d’apporter une contribution au développement de l’organisation. En outre, il faut planifier la relève des meilleurs éléments, les intéresser, bien les intégrer au conseil, évaluer leur contribution (rendement) et surtout leur confier un rôle valorisant. Tous ces aspects incombent à la fonction ressources humaines.
Comment contribuer au bon fonctionnement d’un conseil d’administrationSelon la structure, la taille, le mandat et le mode de fonctionnement d’un conseil d’administration, il existe une grande diversité de modus operandi. Il faut donc positionner l’offre de service en fonction des besoins et des problèmes reconnus ou observés, de façon à bien favoriser l’arrimage entre les deux. Le professionnel de la gestion des ressources humaines doit faire ses preuves, être perspicace, inspirer confiance pour établir des rapports de complicité avec les administrateurs. Voici donc quelques suggestions de modes d’intervention susceptibles de garnir l’offre de services.
Un diagnostic
Plusieurs conseils d’administration ressentent le besoin de faire le point sur leurs processus de fonctionnement, sur leur efficacité ou sur leur conformité aux principes de gouvernance. Or, le professionnel en ressources humaines pourrait leur fournir un outil d’intervention (grille d’analyse), recueillir l’information nécessaire au moyen d’entrevues ou d’un sondage anonyme, rédiger un rapport assorti de recommandations et leur fournir une rétroaction sur les forces et les faiblesses. Son rôle ainsi assumé, il incombe aux administrateurs de prendre les décisions nécessaires.
Certains comités du conseil d’administration, qu’ils soient obligatoires ou non, ad hoc ou permanents, peuvent avantageusement seconder, simplifier et améliorer son fonctionnement. Selon différentes appellations, on peut retrouver un comité ressources humaines ayant pour mandat de gérer le seul employé du conseil d’administration ou de voir à une saine application des règles de la fonction.
En effet, plusieurs réglementations prescrivent la création d’un comité ressources humaines (en plus des comités de gouvernance et de vérification). Porte d’entrée toute désignée pour le professionnel de la gestion des ressources humaines, ce comité a généralement comme mandat de recruter le président-directeur général et d’évaluer objectivement son rendement; en outre, il peut veiller à coordonner la planification de la relève des administrateurs, la prospection de candidats compétents et motivés et à assurer leur intégration au conseil (trousse d’information).
Structures de fonctionnement et partage des responsabilitésQui fait quoi au sein d’un conseil d’administration et de la haute direction? Quelle est l’étendue du rôle et des pouvoirs du directeur général en regard de ceux des administrateurs? Les experts en ressources humaines peuvent apporter des réponses à ces questions en fournissant des outils comme une matrice de départage des rôles et responsabilités du conseil et de la haute direction. L’administration d’un tel outil permettra de clarifier les zones grises et d’éviter des malentendus générateurs de tensions et parfois de conflits.
Affectation des membres
En plus de leur participation aux décisions, comment les administrateurs pourraient-ils avoir un apport créatif et valorisant pour eux au conseil d’administration? Ici encore, le conseiller en ressources humaines pourra leur fournir une matrice des besoins fonctionnels du conseil et des compétences requises autour de la table, de façon à bien les arrimer les uns aux autres. Ces besoins concernent les questions de planification stratégique, de gouvernance, de vérification, de responsabilités légales (notamment en matière d’environnement), de communications, d’évaluation des administrateurs et du conseil, etc. De même, des mesures d’enrichissement des tâches ou de rotation des rôles pourraient renforcer l’engagement des administrateurs et l’exploitation optimale de leurs compétences.
Comment et où dénicher des candidats compétents et motivés? Le comité de relève procédera au repérage de ces personnes, validera leur intérêt et les invitera à présenter leur candidature lors de l’assemblée générale.
Intégration des nouveaux administrateurs
Comment faire en sorte que le nouvel administrateur devienne « productif » et efficace le plus rapidement possible? Le comité d’intégration lui remettra toute la documentation nécessaire, l’informera sur la mission, les modes de fonctionnement, lui fera visiter les installations, lui présentera les membres de l’équipe de direction, le fera connaître à ses nouveaux collègues, etc.
Comment se déroulent les réunions et comment y gère-t-on le temps? Pourquoi ne pas proposer des séances de formation traitant de l’organisation et de l’animation des réunions, des processus de prise de décisions ou de résolution de problèmes, de la gestion du temps ou des techniques d’innovation et de créativité? Les administrateurs pourraient recevoir des outils indispensables comme des modèles d’avis de convocation, d’ordre du jour, de procès-verbal ou de grille d’évaluation de l’efficacité des réunions.
Évaluation du CA
Même s’il peut s’agir d’une opération délicate, les experts estiment qu’en matière de gouvernance, il est essentiel d’évaluer l’efficacité globale du conseil d’administration en tant qu’instance stratégique ainsi que la valeur des contributions de chaque administrateur. Ici encore, le professionnel de la gestion des ressources humaines peut proposer un processus d’évaluation objectif assorti de grilles comportant les critères d’évaluation pertinents.
On peut ainsi dire que l’époque où le service des ressources humaines était exclu des considérations stratégiques de l’organisation est révolue. Il n’en tient maintenant qu’au professionnel de la gestion des ressources humaines d’afficher ses couleurs!
Yvan Dubuc, M. A., CRHA, Consultant, gestion des ressources humaines
Source : Effectif, volume 13, numéro 1, janvier/février/mars 2010.
